En el entorno global actual, exportar o importar implica enfrentar diversos riesgos especialmente porque estamos un entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo).
Algunos temas como conflictos geopolíticos, desastres naturales, retrasos logísticos, variaciones en el tipo de cambio, decisiones regulatorias en algunos países ha obligado a las empresas a cambiar continuamente su planificación estratégica y por ende a estar en un proceso reactivo constante y desgastante.
Pasar de lo reactivo a lo estratégico: Plan de continuidad de Negocios
Gestionar los riesgos debe ser una prioridad en cualquier empresa, esto permitirá mantener operaciones claves y planificar una estrategia que tenga como objetivo evitar la interrupción y responder con rapidez a ella, así como minimizar su impacto.
Un plan de continuidad de negocio responde a una serie de medidas y estrategias que con el uso de algunas herramientas se puede garantizar la operatividad continua en caso de existir algunas situaciones de riesgo que puedan implicar la detención de las actividades más importantes de la empresa y evitar que esto suceda.
Algunos beneficios que puede tener un plan de continuidad de negocio son:
- Mantener la confianza de los clientes.
- Reducir pérdidas económicas
- Desarrollar una empresa ágil y estratégica
- Proteger el desempeño de su logística y por ende de toda la cadena de suministro.
¿Cómo gestionar un plan de continuidad de Negocios en el comercio internacional?
Para construir un plan de continuidad de negocios se deben considerar los siguientes pasos a seguir:
1. Identificar los procesos críticos de la empresa
No todos los procesos tienen el mismo peso ni impacto si se interrumpen. Saber qué no puede detenerse es lo que marca la diferencia entre la reacción y la resiliencia.
Para realizar este paso de manera eficiente, se debe realizar un análisis de todos los procesos de la empresa a fin de priorizar aquellos procesos críticos y esenciales en la operación.
Una vez analizados los procesos se deben clasificar de acuerdo a su nivel de impacto. Esto permitirá decidir dónde enfocar los recursos y definir estrategias efectivas de recuperación.
2. Identificación y análisis de los riesgos
Identificar los riesgos y clasificarlos es esencial para poder desarrollar un plan de continuidad de negocio.
Algunas categorías en las que podemos clasificar el riesgo en el comercio internacional son:
- Riesgo externo (macroentorno).
- Riesgos logísticos
- Riesgos contractuales.
- Riesgos país
- Riesgos financieros
- Riesgos internos
Una vez que categorizamos los riesgos, se debe realizar un análisis en dos dimensiones:
- Probabilidad de ocurrencia: ¿Qué tan frecuente puede suceder? (Baja, Media, Alta)
- Impacto en la operación: ¿Qué tan grave sería si ocurre? (Leve, Moderado, Crítico)
Este análisis debe tener como resultado una lista priorizada de riesgos, con al menos la siguiente información:
- Descripción clara del riesgo
- Nivel de probabilidad
- Nivel de impacto
- Áreas afectadas
- Acciones preventivas sugeridas
- Plan de respuesta inicial
Identificando los riesgos y dar prioridad le permite a la empresa determinar la exposición y la vulnerabilidad en la que se encuentra y poder trabajar en esto de manera oportuna.
3. Diseño del plan de acción y estrategias
El diseño del plan de acción debe basarse en un plan ágil y práctico, con protocolos claros, equipos preparados y con alto sentido de liderazgo que permita desarrollar operaciones que garanticen tener clientes protegidos ante cualquier interrupción.
El plan debe contar con al menos esta información:
- Actividad crítica
- Riesgo identificado.
- Estrategia a aplicar
- Persona responsable
- Recursos necesarios.
- Tiempo de activación
- Indicadores de seguimiento.
Antes de implementarlo es recomendable generar validación con simulacros y pruebas piloto para medir el resultado de dicha estrategia y verificar así cualquier oportunidad de mejora.
4. Mejora continua
El comercio internacional está expuesto a entornos altamente dinámicos y esta es la razón por la cual el plan de continuidad de negocios debe ser una herramienta en evolución constante.
Cada vez que ocurre una situación que pone a prueba la continuidad (por ejemplo: retraso portuario, ciberataque, cambio normativo aduanero o escasez de contenedores), es necesario activar un protocolo de lecciones aprendidas, que permita:
- Registrar lo ocurrido (cuándo, cómo, impacto)
- Evaluar cómo respondió el plan actual
- Identificar fallos o vacíos en la respuesta
- Incorporar mejoras o nuevas estrategias
- Desarrollar KPI’s para la medición de resultados.
Un plan de continuidad que se mantiene relevante, ágil y en mejora continua, incrementa la capacidad de la empresa de adaptarse a los cambios globales, respondiendo así a las fluctuaciones que están viviendo continuamente las cadenas de suministro, proteger operaciones y relaciones comerciales con sus proveedores estratégicos y clientes y fortalecer la reputación con socios confiables.
Generar un plan de continuidad de negocio permite a la empresa pasar de lo reactivo a lo estratégico, siempre con un paso hacia adelante y sin interrupciones operativas generando un alto valor al cliente y un excelente posicionamiento estratégico ante la competencia.
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