Participar en ferias internacionales representa una oportunidad invaluable para presentar productos, fortalecer la imagen de la empresa y abrir nuevos canales comerciales. En este ambito, la preparación del material promocional y de las muestras cumplen un rol decisivo para captar la atención del visitante y convertir el interés inicial en una relación comercial sólida.
La preparación del material promocional
El material promocional es la carta de presentación tangible de una empresa ante compradores internacionales, distribuidores o socios potenciales. Por eso, su elaboración no debe improvisarse ni limitarse a una cuestión estética. Cada pieza, desde un folleto hasta un catálogo digital, debe transmitir con claridad la identidad corporativa, la propuesta de valor y la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
Además, estos materiales deben adaptarse cultural y lingüísticamente al público objetivo. En una feria internacional, el visitante puede provenir de distintos países, por lo que disponer de material en varios idiomas, al menos en inglés y en el idioma local del evento, demuestra profesionalismo y respeto por el interlocutor.
Tipos de material promocional: cuándo y cómo utilizarlos
La dinámica de una feria impone tiempos cortos para captar la atención. Por eso, es importante diferenciar entre el material de primer contacto y el material para encuentros sucesivos.
Material para un primer encuentro
Su objetivo es despertar interés de forma rápida y efectiva. Incluye:
- Tarjetas de presentación con datos actualizados, diseño limpio y profesional.
- Folletos generales que describan la empresa, sus productos principales y la capacidad de exportación.
- Catálogos compactos o flyers con imágenes de calidad y textos breves.
Este material debe permitir al visitante recordar a la empresa después de la feria. En este punto, lo visual es tan importante como lo informativo.
Material para reuniones posteriores
Cuando un comprador muestra interés o solicita más información, es el momento de entregar materiales más detallados:
- Fichas técnicas de producto, con especificaciones, normas de calidad, certificaciones y datos de exportación.
- Listas de precios y condiciones comerciales básicas.
- Videos corporativos o presentaciones digitales que refuercen la imagen institucional y muestren procesos productivos o casos de éxito.
- Acceso al sitio web y a catálogos interactivos en línea.
Esta diferenciación garantiza que los recursos promocionales se usen estratégicamente, según el grado de interés de cada visitante.
Elaborar materiales que comuniquen con propósito
El material promocional debe responder a una pregunta fundamental: ¿qué quiero que el visitante recuerde de mi empresa?.
Para lograrlo, conviene seguir algunos principios prácticos:
- Diseño coherente con la identidad corporativa: usar logotipo, colores y tipografía consistentes en todos los materiales.
- Mensajes claros y breves: evitar tecnicismos excesivos o información redundante.
- Enfoque en beneficios: destacar los atributos del producto o servicio desde la perspectiva del cliente.
- Calidad de impresión y materiales:** un folleto mal impreso puede transmitir una percepción de descuido.
- Datos actualizados: dirección, contactos, sitio web y redes deben estar vigentes y correctos.
- Disponibilidad digital: hoy es fundamental tener versiones en PDF o códigos QR para descarga inmediata.
En ferias donde compiten cientos de empresas, la claridad y profesionalidad en la presentación pueden marcar la diferencia.
Iniciar la promoción antes de la feria
El éxito de la participación en una feria no comienza el día de la inauguración, sino semanas o meses antes. Una estrategia eficaz consiste en **iniciar las actividades de promoción anticipadamente** para asegurar visibilidad y atraer a los contactos adecuados al stand.
Pasos recomendados:
- Identificar posibles clientes o distribuidores en el país destino. Las agencias de promoción de exportaciones, cámaras de comercio o asociaciones sectoriales suelen disponer de bases de datos útiles.
- Contactar con los organizadores de la feria. En muchos casos ofrecen servicios de envío de invitaciones o difusión del material promocional entre los compradores registrados.
- Enviar invitaciones personalizadas a las empresas seleccionadas, ya sea por correo electrónico o físico, incluyendo un perfil breve de la empresa y su ubicación en la feria.
- Confirmar reuniones con anticipación, idealmente cuatro días antes del evento.
- Llegar al país de destino con unos días de antelación, lo que permite visitar puntos de venta o distribuidores locales y afinar la estrategia de contacto.
Esta preparación anticipada incrementa las probabilidades de concretar reuniones de calidad y de generar tráfico calificado en el stand.
Investigación de mercado en destino
Antes del evento, resulta útil realizar un reconocimiento del mercado local. Esto permite adaptar el discurso comercial y el material promocional según la realidad del país de destino. Las siguientes acciones ayudan a obtener información valiosa:
- Visitar tiendas, mercados o distribuidores para observar cómo se presentan productos similares o competidores.
- Analizar etiquetas y empaques para identificar posibles distribuidores o requisitos normativos.
- Registrar los principales actores del canal de distribución.
- Contactar a los distribuidores potenciales para invitarlos personalmente a la feria o programar reuniones.
Este trabajo previo permite ajustar la estrategia promocional y demostrar al visitante un conocimiento real del mercado, lo cual genera confianza y profesionalismo.
Preparar el envío de muestras
El envío de muestras de producto es un aspecto esencial de la participación en ferias internacionales. Las ferias son espacios altamente visuales y experienciales, por lo que los visitantes esperan ver, tocar o probar los productos.
Antes de planificar el envío, la empresa debe definir su estrategia de distribución de muestras:
- ¿Se entregarán solo a distribuidores potenciales o a todos los visitantes interesados?
- ¿Se busca generar degustación masiva o reforzar negociaciones específicas?
Responder estas preguntas ayudará a determinar la cantidad, tipo y presentación de las muestras.
Logística del envío y agentes aduanales
El transporte de muestras debe realizarse con apoyo de **agentes aduanales especializados** en eventos internacionales. Estos profesionales conocen los procedimientos de exportación temporal, requisitos fitosanitarios y documentación necesaria.
Para solicitar una cotización eficiente, la empresa debe disponer de la siguiente información:
- País y dirección de destino.
- Naturaleza, dimensiones y peso del embarque.
- Valor declarado de las muestras.
- Facturas comerciales y certificados necesarios.
- Fecha de entrega requerida en el recinto ferial.
Contar con varios presupuestos permite comparar costos y servicios, y seleccionar al agente más confiable. Además, es recomendable confirmar que el agente cuente con corresponsales en el país destino, encargados de la internación del producto y de resolver trámites aduaneros locales.
Plan de contingencia
Por muy bien que se planifique, los envíos internacionales pueden sufrir retrasos o contratiempos. Por eso, es prudente implementar un plan de contingencia.
Se recomienda que los representantes de la empresa lleven consigo una cantidad mínima de muestras y material promocional en su equipaje personal (si la normativa lo permite). Esto garantiza la disponibilidad de recursos básicos en caso de pérdida o retención del envío principal.
Asimismo, conviene mantener copias digitales del material promocional en la nube o en dispositivos portátiles, de modo que puedan reproducirse o imprimirse localmente si fuera necesario.
Presentación de las muestras durante la feria
Las muestras deben presentarse de manera profesional, coherente con la imagen de la empresa. Un producto bien exhibido comunica tanto como un folleto bien diseñado.
Algunos aspectos a considerar:
- Utilizar empaques limpios y de calidad, con etiquetas legibles y actualizadas.
- Destacar los elementos diferenciadores del producto (origen, calidad, innovación, sostenibilidad).
- Evitar saturar el espacio del stand; menos es más cuando se busca atención selectiva.
- Ofrecer demostraciones o degustaciones guiadas, para generar interacción directa con el visitante.
Estas acciones ayudan a convertir la curiosidad inicial en interés comercial genuino.
A modo de reflexión. Cada pieza de material entregada, cada muestra presentada, debe proyectar la identidad corporativa y el propósito empresarial.
Publicar un comentario