El trabajo de una empresa en una feria internacional no termina con el cierre del evento. En realidad, el éxito depende en gran parte de lo que se haga después. El seguimiento postferia es la fase en la que los contactos generados se transforman en relaciones comerciales, oportunidades de negocio y acuerdos concretos.
Mientras muchos expositores se enfocan únicamente en la presencia durante la feria, las empresas que logran resultados sostenibles son aquellas que comprenden que la etapa de seguimiento es tan estratégica como la de preparación y participación.
En esta fase se consolida la imagen profesional de la empresa, se demuestra cumplimiento y se establecen vínculos de confianza. Un seguimiento eficaz requiere organización, constancia y un método claro para clasificar, priorizar y atender a los contactos generados durante el evento.
El seguimiento postferia
1. El seguimiento comienza en la feria
Contrario a lo que muchos piensan, el seguimiento no empieza al regresar al país de origen, sino durante el desarrollo de la feria.
Cada conversación, cada intercambio de tarjetas y cada compromiso verbal debe documentarse en el momento. Esperar hasta el regreso puede provocar confusiones o pérdida de información valiosa.
Por eso, los representantes de la empresa deben registrar sus contactos de forma ordenada, tomar notas de las conversaciones, guardar las tarjetas de presentación y anotar detalles relevantes, como el nivel de interés, las solicitudes de información o las promesas de envío de cotizaciones.
Este hábito permite iniciar el proceso de seguimiento incluso antes de terminar la feria, enviando correos de agradecimiento o confirmación de acuerdos mientras el evento sigue en curso. Esta práctica proyecta una imagen de profesionalismo, compromiso y eficiencia.
2. El formulario de contactos
Para evitar que la información se pierda o se confunda, es recomendable utilizar un formulario de contactos estandarizado.
Instituciones como la Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) y el Center for the Promotion of Imports from Developing Countries (CBI) han desarrollado metodologías efectivas para este tipo de registro.
El formulario consta de seis secciones básicas que ayudan a organizar y priorizar a los contactos:
- Tarjeta de presentación: la primera sección está destinada a pegar o engrapar la tarjeta del visitante. Esto garantiza que los datos principales queden asociados a la conversación correspondiente.
- Clasificación del contacto: los contactos se dividen en tres grupos:
- A: clientes con alto interés o potencial de compra inmediata.
- B: interesados que requieren un seguimiento intermedio.
- C: visitantes con bajo nivel de interés o contacto general.
- Datos complementarios: aquí se anotan detalles no incluidos en la tarjeta, como correos alternativos, números adicionales o el mejor horario para comunicarse.
- Tipo de empresa: permite identificar si el contacto es un agente, importador, distribuidor, minorista, fabricante o competidor.
- Interés y acciones de seguimiento: se anota lo que el visitante solicitó (por ejemplo, envío de muestra, catálogo o cotización) y las acciones necesarias para darle continuidad (llamada, correo, visita, envío de información, etc.).
- Observaciones: espacio libre para registrar cualquier comentario adicional, como percepciones personales o condiciones específicas mencionadas por el visitante.
Este formato, utilizado correctamente, se convierte en una base de datos estratégica para la toma de decisiones comerciales posteriores.
3. Cómo clasificar y priorizar contactos
El siguiente paso consiste en analizar y clasificar los contactos según su nivel de interés y potencial de negocio.
Durante la conversación con el visitante, el representante debe identificar información relevante como:
- Actividad principal de la empresa.
- Tipos de productos que compra y volumen estimado.
- Segmentos de mercado que atiende.
- Canales de distribución utilizados.
- Capacidad logística y recursos disponibles.
- Nivel de decisión del visitante dentro de su organización.
Esta información permite distinguir entre contactos con capacidad real de compra y aquellos que solo buscan información general.
Los contactos tipo A deben recibir atención inmediata: correos de agradecimiento, envío de catálogos o cotizaciones en un plazo no mayor a 48 horas. Los B pueden recibir seguimiento programado en las semanas siguientes, mientras que los C se archivan para futuras oportunidades o campañas informativas.
4. Iniciar el seguimiento desde el país de destino
Uno de los errores más comunes es posponer el seguimiento hasta regresar a la oficina. Sin embargo, enviar los primeros mensajes mientras se está aún en el país del evento genera una ventaja competitiva.
Responde a los contactos más interesados con un correo personalizado agradeciendo la visita al stand y confirmando los compromisos adquiridos. Este gesto no solo muestra profesionalismo, sino también agilidad y seriedad, cualidades muy valoradas en el comercio internacional.
Una empresa que actúa con rapidez transmite la idea de que es confiable y organizada, lo cual aumenta las posibilidades de concretar una relación comercial.
5. Personalizar el seguimiento: un valor diferencial
El seguimiento postferia debe ser personalizado, evitando los mensajes genéricos.
Comience cada comunicación mencionando el nombre del visitante y el contexto del encuentro. Por ejemplo:
“Estimado Sr. López, fue un placer conversar con usted en la Feria Internacional de Alimentos de Madrid. Agradezco su interés en nuestras líneas de conservas vegetales y confirmo que esta semana le estaremos enviando las muestras solicitadas.”
Los contactos tipo A y B merecen prioridad. A ellos debe enviarse, además de una nota de agradecimiento, material complementario como fichas técnicas, catálogos o referencias comerciales.
Cumplir lo prometido en tiempo y forma es la base del éxito. Si la empresa se comprometió a enviar una cotización o un documento, debe hacerlo dentro del plazo acordado. Y si la información no está lista, es preferible enviar una nota explicando que se está preparando y proporcionando una fecha estimada de envío.
6. La reunión de evaluación diaria
Durante los días de la feria, conviene realizar una breve reunión de evaluación al finalizar cada jornada. Este espacio sirve para analizar los resultados y ajustar estrategias en tiempo real.
Los temas sugeridos para la reunión incluyen:
- Aspectos que funcionaron bien durante el día.
- Situaciones que pudieron gestionarse mejor.
- Lecciones aprendidas que pueden aplicarse en los días siguientes.
- Reconocimientos al desempeño del equipo.
- Acciones inmediatas para mejorar la atención y organización.
Esta práctica no solo mantiene al equipo alineado, sino que también permite recopilar información valiosa para el informe final de la feria.
7. Elaborar el informe final de participación
Una vez finalizado el evento, el equipo debe preparar un informe de resultados. Este documento es fundamental para medir el retorno de la inversión (ROI) y planificar futuras participaciones.
El informe debe incluir:
- Número total de visitantes calificados.
- Total de contactos tipo A, B y C.
- Costo por contacto útil (costo total del evento dividido entre el número de contactos tipo A y B).
- Estimado de ventas potenciales derivadas del evento.
- Productos con mayor demanda o interés.
- Observaciones sobre la competencia y tendencias del mercado.
Además, se recomienda registrar las percepciones cualitativas del equipo, como el nivel de organización del evento, la efectividad del material promocional y las condiciones logísticas.
Este análisis servirá para decidir si conviene participar nuevamente en la feria, qué aspectos mejorar y cómo optimizar los recursos para la próxima ocasión.
8. La perseverancia como estrategia
Participar en ferias internacionales no garantiza resultados inmediatos. Los acuerdos comerciales, especialmente en el comercio exterior, requieren tiempo, confianza y continuidad.
El seguimiento no debe limitarse a una sola comunicación. Es recomendable mantener el contacto de manera periódica, compartiendo novedades, promociones o invitaciones a futuras reuniones.
Incluso si una negociación no se concreta de inmediato, mantener una relación cordial puede abrir puertas en el futuro. La perseverancia, acompañada de profesionalismo, construye reputación, y la reputación es un activo comercial invaluable.
9. Transformar los contactos en relaciones duraderas
Cada contacto obtenido en la feria debe considerarse una oportunidad de crecimiento. Pero para que esa oportunidad se materialice, la empresa debe transformar el registro de datos en una relación comercial sostenible.
Esto implica comunicarse con regularidad, ofrecer soluciones a medida y demostrar interés genuino por las necesidades del cliente. Una empresa que escucha, responde con rapidez y cumple sus promesas genera confianza, y la confianza es el primer paso hacia una relación comercial estable.
En definitiva, una feria no termina cuando se apagan las luces del recinto, sino cuando la empresa logra convertir cada encuentro en una oportunidad de negocio tangible y duradera. Con disciplina y seguimiento, la participación en ferias internacionales se convierte en una herramienta poderosa para consolidar la presencia de la empresa en los mercados globales.
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