Recomendaciones para la elaboración de la ficha de producto

La ficha de producto es una herramienta esencial en la negociación con compradores, distribuidores y agentes internacionales. En una sola página debe resumirse la información técnica que facilita la toma de decisiones: desde las especificaciones y presentaciones hasta los parámetros logísticos y de conservación.

Una ficha de producto bien elaborada reduce tiempos de respuesta, mejora la percepción profesional de la empresa y acelera procesos comerciales.

A continuación se presentan recomendaciones prácticas, una estructura sugerida y ejemplos. Mantenga la ficha en formato imprimible y en versión digital (PDF interactivo) para envío inmediato tras un primer contacto.

La ficha de producto, la radiografía del producto

Estructura imprescindible y contenido por secciones en la ficha de producto

La ficha debe caber en una sola página A4 (o carta) para facilitar su lectura y archivo. Use secciones bien definidas y elementos visuales (iconos, tablas pequeñas) para organizar la información. A continuación, el orden recomendado y qué incluir en cada apartado.

1. Encabezado: identificación rápida

• Marca del producto (logo y denominación comercial).
• Nombre de la empresa y dato de contacto principal (responsable comercial, e-mail y teléfono con código internacional).
• Código interno del producto y código de barras (EAN/UPC) si aplica.
• Imagen del producto (foto en alta resolución, vista frontal; mínimo 300 dpi; preferible archivo CMYK para impresión).

2. Descripción técnica y usos

• Descripción corta (1–2 líneas): por ejemplo, “Pulpa 100% fruta, sin azúcares añadidos”.
• Descripción detallada (3–6 líneas): composición, proceso relevante (pasteurización, concentración), y atributos distintivos (orgánica, sin gluten, etc.).
• Usos y formas de consumo/uso industrial: ejemplo: “para producción de néctares, postres, helados; aplicación directa en pastelería”.

Incluya lenguaje medible y evite afirmaciones que no pueda documentar durante la negociación.

3. Presentaciones y códigos

Organice las presentaciones en una tabla clara. Para cada presentación incluya:

• Formato comercial (ej.: bolsa 400 g, frasco 500 g, lata 1 kg).
• Código de presentación (SKU).
• Código de barras (por presentación).
• Unidades por caja, peso bruto y neto por caja (kg), dimensiones de la caja (L x A x H en cm).
• Unidades por paleta, peso por paleta, dimensiones de la paleta (cm).
• Unidades por contenedor (ej.: 20' o 40'): estimación según apilamiento.

Ejemplo (tabla resumida)

Aporte números reales de su operación; si es estimado, indíquelo como tal.

4. Vida útil y condiciones de almacenamiento

• Vida útil expresada en días o meses desde la fecha de producción (ej.: 12 meses a temperatura controlada).
• Condición de almacenamiento: temperatura (°C), humedad relativa indicada si aplica, consumo preferente tras apertura.
• Empaque para conservación: tipo de envase y técnicas (atmósfera modificada, envasado aséptico).
• Indicaciones para transporte: condiciones especiales (refrigerado, temperatura 2–8 °C; manejo delicado).

Sea específico: los compradores extranjeros valoran datos cuantificables que faciliten la planificación logística.

5. Diferenciación y atributos técnicos

Exponga los elementos que justifican la elección del producto:

• Atributos nutricionales básicos (por porción): calorías, grasas, azúcares, proteínas — si aplica.
• Atributos organolépticos: color, aroma, textura, sabor.
• Beneficios funcionales o nutracéuticos (en caso de pruebas documentadas).
• Certificaciones y conformidades: ISO, HACCP, orgánico, Kosher, Halal, BRC, FDA-GRAS, etc. Incluya logos y número de certificado/organismo emisor.
• Normas de etiquetado y cumplimiento: mencione si el producto cumple requisitos de etiquetado del mercado destino (idioma, ingredientes, alérgenos).

No incluya afirmaciones sanitarias no autorizadas; cualquier afirmación de salud debe respaldarse con documentación disponible.

6. Condiciones comerciales y logísticas básicas

En una sección compacta, indique:

• Precio de referencia: EXW, FOB o CIF según lo habitual (indicar la última revisión de precio y moneda).
• MOQ (orden mínima): unidades por pedido o peso mínimo por embarque.
• Plazos de entrega: tiempo de preparación de la orden (días hábiles) y tiempo estimado de embarque.
• Formas de pago aceptadas: transferencia, carta de crédito, condiciones comerciales estándar.
• Capacidad de suministro: producción mensual o anual y flexibilidad para escalar.

Mantenga transparencia en condiciones; esto facilita negociaciones rápidas.

7. Información de contacto y próximos pasos

Cierre con:

• Contacto comercial directo (nombre, cargo, teléfono con código internacional, correo corporativo).
• Enlace a ficha técnica completa (URL o QR).
• Disponibilidad para enviar muestra y procedimiento (costos de envío, lead time).
• Número de referencia de la ficha y fecha de emisión.

Una instrucción clara sobre “siguiente paso” facilita el avance de la negociación.

Formato, diseño y aspectos prácticos para la ficha de producto

Menos es más: la ficha debe ser limpia, ordenada y visualmente coherente con la identidad corporativa. Recomendaciones prácticas:

• Una sola página: facilita impresión, archivo y envío por e-mail.
• Tipografía: cuerpos legibles (9–11 pt para texto, 12–16 pt para títulos), sans-serif para lectura rápida.
• Colores: use la paleta corporativa con suficiente contraste; evite fondos coloreados que dificulten la lectura.
• Imágenes: foto principal 300 dpi; incluir imágenes pequeñas del empaque y del proceso si aportan valor.
• Tablas: utilice tablas para presentaciones, dimensiones y logística; evitan ambigüedades.
• Formato digital: PDF optimizado para web (PDF/A si se requiere archivo), y versión editable (Word/Excel) para actualizaciones internas.
• QR / Landing: incluya un QR que lleve a una landing con ficha técnica extendida, informes analíticos o solicitud de muestra.

Consideraciones regulatorias y de exportación

Antes de distribuir fichas hacia mercados extranjeros:

• Verifique las regulaciones del mercado destino sobre declaraciones de ingredientes, alérgenos y denominaciones.
• Consulte requisitos fitosanitarios y aduaneros para muestras y mercancías (certificados sanitarios,     NIMF15 para embalajes de madera, permisos de importación).
• Asegure que la ficha no contenga afirmaciones prohibidas en el país destino (p. ej., alegaciones de salud sin soporte).
• Traducciones técnicas: si la ficha se traduce, utilice traductores especializados en terminología alimentaria o técnica; errores pueden implicar rechazos aduaneros.

La ficha sirve como referencia en procesos regulatorios y debe estar alineada con la documentación oficial de embarque.

Versiones y control documental de la ficha de producto

La ficha es un documento vivo. Implemente control de versiones:

• Numeración: Ficha v1.0, v1.1, etc., con fecha de emisión.
• Responsable de actualización: nombre y correo del responsable técnico/comercial.
• Archivo: mantener una carpeta centralizada (cloud) con versiones históricas y materiales de soporte (certificados, análisis de laboratorio).
• Auditoría: revise la ficha cada vez que cambie un insumo, presentaciones de empaque o parámetros de vida útil.

Esto evita discrepancias entre el documento comercial y la realidad productiva.

Checklist de verificación antes de publicar una ficha

[ ] Nombre y marca correctos y legibles.

[ ] Foto del producto en alta resolución.

[ ] Presentaciones con SKU, códigos y medidas completas.

[ ] Vida útil y condiciones de almacenamiento detalladas.

[ ] Tabla logística (uds/caja, paleta, contenedor) con cifras verificadas.

[ ] Certificaciones y documentación soporte disponible en archivo.

[ ] Precio referencia y MOQ claros.

[ ] Contacto comercial con correo corporativo.

[ ] Versión PDF y versión editable en almacenamiento central.

[ ] Fecha de emisión y responsable indicado.

Recomendación: Mantener la ficha en una sola página, con tablas logísticas claras, datos de vida útil precisos y contactos directos, acelera decisiones comerciales y mejora la percepción de profesionalismo ante compradores y distribuidores.