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¿Qué debo conocer de las reglas Incoterms para negociar con éxito?


Negociar efectiva y eficientemente es una necesidad en cualquier momento de la vida y su éxito dependerá de las habilidades interpersonales, del conocimiento del contexto en que se desarrollará, del grado de interés de ambas partes y de la persuasión que una parte ejerza sobre la otra. En un mundo abierto al intercambio de ideas, bienes y servicios, la negociación comercial se convierte en la energía que generará un intercambio de producto vs. Dinero, ante lo cual siempre será necesario tener el conocimiento técnico que dé certidumbre a conocer cómo ejercer el cumplimiento de ambas partes. Es importante destacar que toda negociación preferentemente deberá quedar documentado para asegurar ante cualquier discrepancia, que ambos han manifestado aceptación y voluntad en concretar el objeto de su negocio.

Los negocios internacionales tiene como base la compra venta internacional de mercaderías, la cuál se encuentra regida por el marco normativo de la Convención de Viena de 1980 celebrada por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (UNCITRAL) y de interpretación legal emanado de los Principios UNIDROIT (Instituto para la Unificación del Derecho Privado). La figura legal de un contrato en forma nos brindará certeza y tranquilidad a ambas partes, de saber que estamos protegidos ante cualquier incumplimiento, sin embargo, aún más allá de la forma, tenemos una herramienta esencial en la formación de la contratación, incluso en un nivel anterior, desde la misma negociación su entendimiento ayudará a generar las mejores condiciones de entendimiento y costo/beneficio para ambas partes; esta herramienta se llama INTERNATIONAL COMMERCE TERMS, mejor conocidos como INCOTERMS® 2010, de la ICC (Cámara Internacional de Comercio).

Los INCOTERMS® son reglas normativas que nos ayudarán a pactar una compraventa, con base en la selección y aceptación de los derechos y obligaciones que emanan de cada una de estas fórmulas. Al día de hoy tenemos la versión 2010, con 11 posibilidades de elección a partir del mutuo acuerdo de las partes. Es importante señalar que los INCOTERMS® son un marco de referencia para cerrar un trato comercial, de ninguna forma son disposiciones legales (Leyes) y mucho menos un CONTRATO, como lo mencione anteriormente, son herramientas para la elaboración de un contrato de compra-venta internacional de mercaderías.

La importancia de los INCOTERMS en la NEGOCIACIÓN

Conocer y comprender los INCOTERMS®, nos ayudará a sacar mayor ventaja de una negociación comercial, ya que sabrás hasta dónde podrás comprometerte tanto en la oferta como en la compra de un bien. A continuación detallaré los elementos básicos que nos aportan para negociar efectivamente:

Saber dónde entregar el producto

Desde EXW hasta DDP, tenemos identificado por la denominación del término, un lugar de entrega: En fábrica, a bordo del buque, en lugar convenido de país destino, etc. En todos los casos será decisión de comprador y vendedor, de acuerdo a la medición de su capacidad de entrega/recepción, sin embargo debemos tener presente las siguientes consideraciones para utilizarlos de forma efectiva y no dejar duda sobre dónde y a quién entregaremos y recibiremos la mercancía:
  • Entregas en EXW, nos establece que literalmente deberá ser en fábrica, en piso, sin cargar el producto a ningún medio de transporte. No obstante el lugar no necesariamente debe ser la fábrica, puede ser algún otro almacén o recinto que facilite al vendedor la entrega, siempre y cuando cumpla las condiciones que establece el INCOTERMS®.
  • Entregas en FAS y FOB, el lugar lo establece literalmente el INCOTERMS®, lo que queda a conveniencia es el Puerto de Salida de la mercancía.
  • Entregas en FAS. Debemos tener claro que la entrega será a un transportista, no necesariamente en la unidad de transporte, podrá hacerse en algún lugar dónde el transportista designado por comprador tenga la facilidad de recibirlo. Una vez entregado debemos constar con la comprobación de recepción. 
  • Entregas en CFR/CIF, la entrega se cumple cuando la mercancía es cargada al barco en puerto origen. No es obligación del vendedor entregar en Puerto Destino, esa es una condición natural que debería suceder en cuanto el barco llegue al Puerto.
  • Entregas en CIP/CPT. Se cumple cuando el vendedor llega con el transporte que pago al punto convenido, no se obliga a descargar, sino simplemente pagar al transporte para que llegue a un lugar en país destino. 
  • Entregas DAT, DAP, DDP. Se cumplen cuando la mercancía llega físicamente al lugar convenido, respetando las condiciones y obligaciones que el INCOTERMS® señala respecto a riesgos y costos. 
En todos los casos, debemos tener claro que la entrega a “un lugar”, debe siempre acompañarse por el DATO EXACTO DEL LUGAR DÓNDE SE ENTREGARÁ, por tal motivo en el momento que plasmamos el INCOTERMS® dentro de la CLÁUSULA DE ENTREGA del Contrato, se debe especificar la dirección (Calle, número, barrio, zip code, estado, provincia, país) dónde se recibirá.

Riesgo de daño de mercancía durante la operación comercial

El riesgo de daño es uno de los elementos que hacen más aguda la negociación y el cierre de un negocio, ninguna de las partes quiere perder y cada una luchará por resguardarse de pagar gastos extra por una pérdida. Ante esto debes considerar lo siguiente:
  • El riesgo acompaña a la entrega del bien, en cuanto el vendedor cumple con ella, y el comprador acepta el bien bajo las condiciones en que le es proporcionado (Momento, lugar, cantidad, embalaje, etc), se transfiere el riesgo. Hay INCOTERMS® que nos especifican literalmente ese momento de entrega: EXW, FAS, FOB, FCA y el grupo de los D. 
  • Respecto al grupo de los C (CFR/CIF y CPT/CIP), es importante remarcar que el vendedor únicamente se hará cargo de PAGAR al transporte principal y al transporte de entrega en punto convenido, no obstante el RIESGO se transmite al comprador UNA VEZ HAYA ENTREGADO LA MERCANCÍA A BORDO DEL TRANSPORTE PRINCIPAL, es decir, que en caso de alguna perdida durante el tránsito o en país destino, el vendedor deberá absorberla. Esto es uno de los aspectos que poca atención ponen quienes negocían bajo estos INCOTERMS®
  • En el caso de los INCOTERMS® del Grupo D, el riesgo acompaña a la entrega del producto, es decir que hasta que no se cumpla con el momento de entrega, el vendedor seguirá asumiendo el riesgo por lo que suceda a la mercancía.
Es importante ser congruentes que la delimitación del riesgo en el contrato, de acuerdo al INCOTERMS® utilizado en la negociación. 

Aseguramiento de mercancía

Es cierto que dos de los INCOTERMS® nos especifican la obligación de pago de un SEGURO DE MERCANCÍAS por parte del vendedor, no obstante, el pago de este seguro NO OBLIGA a que el vendedor asuma los riesgos por los siniestros que sufra la mercancía, una vez cumple con su entrega al buque o transporte principal. Será fundamental que esto sea bien entendido por ambas partes, ya que es común pensar que al obligarse a pagar un transporte, también resguardará la seguridad de la carga durante el tránsito. 

Respecto al seguro, no debemos pasar por alto los siguientes elementos: 
  • Los INCOTERMS® sólo nos obligan sobre la contratación de un seguro básico de transportación, o de Riesgos Ordinarios de Tránsito (Cláusula “C” del Institute Cargo Clauses). Lo cual también limita la responsabilidad de una compañía aseguradora al momento de responder por un siniestro. 
  • El valor de aseguramiento de acuerdo al INCOTERMS®, deberá ser al menos el 110% del valor de las mercancías, de acuerdo a factura. Este 10% adicional se usa como reserva por gastos que se hayan incurrido adicionalmente al pago de las mercancías, como gastos de despacho, impuestos, fletes, etc.
Conocer los INCOTERMS® nos dará amplias posibilidades de generar mejores negociaciones, rápidas y con la certeza jurídica que nuestro negocio prosperará ante cualquier falla o siniestro no contemplado.

Repartición de los costos de operación

La negociación comercial no sólo se basa en la definición de lo que sea más ventajoso para usted (comprador o vendedor) en cuestión de riesgo y entrega del producto. Si bien es cierto que la postura será eliminar daños y costos a erogar para cumplir con mi parte del convenio comercial, es importante adentrarnos en lo que encierran los costos de cada uno de los INCOTERMS®, sobre todo porque en algunos de ellos no son claras las especificaciones de qué pagar y quién lo hará.

La determinación de costos en INCOTERMS®, es muy clara, por parte de vendedor se asumen los costos referentes a mover el producto desde producción hasta la entrega pactada, sin embargo, hay algunas situaciones ocultas que a veces no son entendibles en una simple lectura. 

EXW es el más simple y sencillo para el vendedor, ya que se limita a únicamente entregar en sus instalaciones, sin embargo en la realidad, no sólo se trata de poner la mercancía a disposición del comprador, inicialmente deberá asegurarse que la mercancía que entregará cuenta con un embalaje adecuado para la transportación, esos costos de preparación, envase y embalaje deberá absorberlos. Otro elemento a considerar es que al no pagar los gastos de la liberación de exportación en su país, muchos exportadores EXW podrían omitir gastos que en realidad deben considerar, sobre todos aquellos relacionados con el cumplimiento de padrones, licencias o permisos de exportación que los gobiernos de sus países les imponen. Por el lado del comprador a pesar de que él asume todos los gastos desde que la mercancía es puesta a su disposición, deberá dejar en claro con el vendedor qué regulaciones serán exigidas en su país, para que el exportador pueda apoyarle a cumplirlas, como etiquetados, embalaje, certificaos que serán parte de los gastos que el exportador requerirá cumplir.

Como en todos los casos, los gastos que salen más allá de la producción y preparación del bien para su entrega en punto acordado, podrán quedar sujetos a negociación entre comprador y vendedor. Este tipo de acuerdos sobre requerimientos específicos, acompañaran a los demás INCOTERMS®, incluso DDP.

El FCA Nos establece que la entrega deberá ser al transportista del comprador (no necesariamente el principal), ya sea al camión o en un almacén de su propiedad (o control). Así mismo nos pide que el vendedor pague los gastos de la liberación aduanal. En este sentido, la liberación aduanal no sólo incurre en el pago de impuestos o derechos a la aduana, sino también habrá que pagar los honorarios de un agente aduanal, maniobras portuarias o en almacén que lleven la mercancía al transporte principal. En estricto sentido, el vendedor deberá pagar solamente los gastos del despachante aduanal y ante la aduana del país de salida, sin embargo, la absorción de otros gastos podrá quedar a conveniencia de ambas partes. Es importante que DURANTE LA NEGOCIACIÓN, se toque este punto y se aclare para el cierre.

El CPT/CIP/DAP, involucran gastos que asumir para el vendedor en el país destino, en los dos primeros será el transporte al punto convenido, y en el DAP será la entrega hasta ese punto. En estos INCOTERMS®, queda como obligación del comprador el asumir los gastos relativos al despacho de mercancías, igualmente que el caso del FCA en origen, sucede con el DAP en destino, ¿Quién absorbe los gastos en puerto, aeropuerto o frontera, adicionales al del agente aduanal? Podrá igualmente quedar sujeto a negociación por las partes.

Los gastos extra, como almacenajes, demoras del contenedor o estadías del transporte, deberán correr a cargo de quién haya ocasionado este gasto. Por tal motivo es importante que la COMUNICACIÓN se mantenga siempre de forma constante entre ambas partes, para poder re-negociar en el momento de un incidente, la absorción de costos.

Muchos practicantes de los INCOTERMS®, en la rutina de la comercialización, únicamente ven este aspecto como parte de la formación de un precio de exportación, sin embargo el cerrarnos a analizar las demás obligaciones, podrá traernos gastos innecesarios y que no están contemplados. Sugiero analizar el costeo de la exportación/importación entre ambas partes y determinar que es lo que absorberán, de esta forma ambos podrán tener clara la operación y saber hasta dónde cubrir esas limitantes.

Mundo Spanish | Empresas españolas por el mundo y exportadores

Los cumplimiento legales para importar y exportar

Desde el momento en que estamos pensando en comprar o vender un producto internacionalmente, debemos tener en claro cuáles son los requisitos que en el país de origen debo cumplir, y en el país destino, le pedirán a mi comprador. A pesar de que esto es uno de los elementos en que más énfasis debemos poner como compradores o vendedores, es de los más olvidados en la negociación, recordándose al momento de generar el tránsito de las mercancías, lo cual ocasiona que el contrato esté incompleto y en el mejor de los casos, que las negociaciones futuras se queden en la informalidad. En el peor de los casos, que no se cumplan dichas formalidades legales y la mercancía no pueda salir de origen o entrar a destino.

En la práctica, será siempre obligación del VENDEDOR, asegurarse que él y/o su empresa cumplen con los requisitos legales para poder exportar, que guardar un estatus fiscal que les permita la libre circulación de mercancías al exterior y que su agente de aduanas les respalda la operación. 

IMPORTANTE: Tanto comprador como vendedor, deben contar con un agente despachante de aduanas que les brinde certeza y confianza en la operación. A pesar que el INCOTERMS que negocien no les obligue al pago de la liberación aduanal en su territorio, será importante que dentro de la negociación puedan solicitar a su contraparte el uso de ese agente aduanal de confianza. Recordemos que el agente aduanal es como el “doctor de cabecera” de importadores y exportadores.

Respecto al cumplimiento de las disposiciones legales para que los productos puedan entrar a un territorio extranjero, considero que el COMPRADOR, tendrá en todo momento, la responsabilidad de hacer saber, notificar y explicar al VENDEDOR de cómo y qué necesita para cumplir con esas regulaciones, con la finalidad de contar con un etiquetado comercial correcto, pruebas de laboratorio, certificados de origen, o simplemente un envase/embalaje. Así mismo considero conveniente mencionar que será responsabilidad del COMPRADOR, cumplir con los lineamientos legales de su país como IMPORTADOR, de tal forma que en una venta DDP, el vendedor no tenga ningún obstáculo para que a través de la persona física o empresa del comprador se haga la importación de los productos.

La documentación

La solicitud de documentos en una negociación comercial, tiene dos vertientes: 
  • Documentos Comerciales: Aquellos que me permitirán comprobar la compra del producto y las especificaciones del mismo. Estos documentos darán fe del cumplimiento del contrato, así mismo son los que transferirán legalmente la propiedad de un bien entre partes. Los documentos que se relacionan con este aspecto son FACTURA, Remisión, Packing List, Certificados de Calidad, Pruebas de Laboratorio, entre otros. 
  • Documentos Aduanales: Se refiere a la documentación necesaria para poder liberar la mercancía ante aduana de país origen y de país destino. Además de Factura y Packing List, deberán acompañarse de los que justifiquen el cumplimiento de las regulaciones no arancelarias en el país destino, así como aquellos que den certeza de la transportación internacional en la cual llego el producto: B/L, AWB, Carta porte, Carta de transportación terrestre y/o ferroviaria.
Comprador y Vendedor deberán asesorarse aduanalmente para poder tener claro qué documentación pedir y ostentar ante cada parte, para otorgar seguridad a la operación y la garantía de que el producto podrá intercambiarse de un país a otro.

El entendimiento de los INCOTERMS®, será madurado en la práctica, sin embargo conocer los elementos que he mencionado y tenerlos presente en el estudio de los INCOTERMS®, podrá ayudar a que compradores y vendedores puedan desarrollar una negociación con ganancia compartida para ambos. La constante necesidad de ampliar mercados y generar alianzas estratégicas con socios en el mundo, nos obliga a prepararnos técnicamente en el desarrollo de habilidades y fortalezas negociadoras. Recuerda que en la vida NO OBTIENES LO QUE QUIERES, SINO LO QUE NEGOCIAS.

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