Una vez que la mercancía esta lista, el exportador informa al transitario/agente de carga, que puede proceder a efectuar la reserva de espacio correspondiente, y le informa sobre, cantidad de bultos, descripción del producto, peso bruto, volumen del envío, con el fin de poder hacer la reservación correcta.
Si el pedido fue hecho en base Ex Works, el transportista designado se deberá hacer cargo de ese pedido, desde la planta/bodega el proveedor, hasta el puerto de destino.
En caso de que la compra haya sido en base FOB/FCA, el exportador tendrá el derecho de escoger a su transportista interno y entregará la mercancía al transportista designado, por el importador, en el puerto/aeropuerto, ya despachada la mercancía para la exportación y el transitario/agente de carga deberá de realizar únicamente la labor de reservar el espacio en el vehículo que transportara la mercancía y de elaborar la documentación de embarque correspondiente.
Si la compra se realizó bajo los términos CFR/CIF/CPT/CIP, el exportador tiene la obligación de entregar la mercancía puesta en puerto de destino, pero el importador en muchas ocasiones tiene el derecho de solicitar, que bajo igualdad de circunstancias, utilice los servicios de su propio transportista. Generalmente el exportador accede a esta petición.
Esta modalidad garantiza al importador, que la empresa transportista, designada, de su confianza, le mantendrá informado sobre el avance del embarque, mientras que los transportistas de los exportadores, generalmente no dan ese servicio, simplemente embarcan, informan al exportador al respecto y este informa a su importador, que la mercancía fue embarcada en tal buque/avión/camión. Siempre es mejor para el control de los pedidos del importador, que el transportista de su confianza maneje todo el tráfico de su empresa.
Booking
Cuando el exportador llegó a un acuerdo con el transportista marítimo (compañía naviera o agente de carga internacional) sobre el servicio de transporte, se emitirá la reserva del espacio, conocida como booking.
El booking contiene la siguiente información: la nave designada, la llegada de la nave, hasta qué día y hora se puede entregar la carga, el almacén aduanero designado por el exportador o por el transportista, la agencia marítima.
El booking da inicio a la gestión de exportación o embarque de la carga. Luego de la salida de la nave, el transportista procederá a emitir el conocimiento de embarque o Bill of Lading.
Corte de la guía aérea
Cuando el exportador llegó a un acuerdo con el transportista aéreo (línea aérea o agente de carga internacional) se procederá con el corte de la guía aérea o la elaboración de la pre guía.
Cuando ingrese la carga al almacén o terminal aéreo, se emitirá la guía aérea definitiva.
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