Los documentos comúnmente empleados en una exportación

Cuenta con un pedido del exterior, debe asegurarse del tipo de documentación que se requiere utilizar para las formalidades aduaneras de exportación

Cuenta con un pedido del exterior, y ya tiene listo el producto para exportar, debe asegurarse del tipo de documentación que se requiere utilizar para las formalidades aduaneras de exportación e igualmente, para que una vez que llegue la mercancía al país de destino se cumpla con la legislación y puede ser aforada, nacionalizada y retirada por el cliente (importador). La documentación completa deberá enviar a través de un courier o deberá ser entregada al transportista o a un Banco (en caso de un medio de pago documentario). Los siguientes documentos son los comúnmente empleados en una exportación:

1. Factura Comercial de Exportación

Documento que emite el exportador al importador, que detalla las características de la mercancía objeto de compraventa, y sirve para determinar el valor de la mercadería y determinar efectos tributarios en el país de destino y de origen.

En este documento debe incluir información básica de la mercadería como:

• Descripción de la mercancía (partida o código arancelario, descripción arancelaria.
• Cantidad, valor unitario (*precio sin IGV o IVA), e importe total por cada uno de los productos, y condiciones definitivas de entrega y pago, y el nombre del transportista.

2. Lista de Empaque o Packing List

Documento en donde se detallan los datos de todas las mercaderías embarcadas o todos los componentes de la misma mercadería, especificando para cada paquete individual (caja), dependiendo del tipo de producto, número de unidades, tallas, tamaños, pesos netos y brutos, medidas de cada paquete, marcas de embalaje, referencias del transportista y del comprador, entre otros.

3. Documentos de Embarque

Son emitidos por el transportador como el Conocimiento de embarque (Bill of Lading) si es marítimo o Guía Aérea (si se envía por avión) o Carta Porte si es terrestre. Estos documentos son la prueba que la mercancía ha sido recibida por el agente que realizara el traslado físico de la mercancía. Sin este título no se puede retirar la mercancía en el lugar de destino).

Los conocimientos de embarque son documentos negociables, endosables y muchas veces se extienden “a la orden” o a la orden del embarcador. El cliente generalmente necesita un original o una copia como prueba de propiedad, para tomar posesión de la mercadería.

4. Declaración Aduanera de Mercancías

La Declaración Aduanera de Mercancías, es el documento de embarque de exportación, a través del cual se registra los datos requeridos de la operación de exportación.

La Declaración Aduanera de Mercancías es elaborada por un Despachado Aduanero. En algunos casos, dependiendo del monto, puede el exportador llenar el formulario. El monto lo define la aduana del país.

5. Certificado de Origen

Documento que acredita el origen del producto que se está exportando es nacional, de acuerdo con las Normas de Origen pactadas en los respectivos Acuerdos Comerciales. Este documento es fundamental para hacer uso de las preferencias arancelarias que otorga el país importador (gracias a los convenios comerciales suscritos), una vez acreditado que se ha acredita el origen que identifica y garantiza la procedencia de la mercancía.

Otros documentos solicitados por la aduana o importador según el tipo de producto

6. Certificados mercancías restringidas

Los certificados fitosanitarios, para el caso de productos agroindustriales frescos, son emitidos por la entidad agrícola del país exportador. Similarmente, el Certificado zoosanitario para las especies animales es expedido por la entidad agrícola del país exportador. De igual manera, el Certificado sanitario, para alimentos y bebidas son emitidos por la entidad de salud del país exportador.

Para exportar productos en peligro de extinción de la flora y fauna como animales, insectos y maderas, se requiere de un Certificado CITES (es la Convención sobre el comercio internacional de especies amenazadas de fauna y flora silvestres). Este documento es extendido por la entidad competente del país exportador.

Nota: Es importante que el exportador consulte con el importador o la aduana si su producto requiere alguna certificación o permiso para poder exportar e ingresar al país del importador.

7. Póliza de seguro

Certificado de seguro o póliza de Seguro, este documento depende de Incoterms negociado. Si el exportador se compromete a proveer el seguro, este debe tramitarlo ante las compañías aseguradoras y establecer claramente el tipo y monto de cobertura. Si los términos de venta hacen responsable al comprador extranjero, el exportador no debe asumir que se ha obtenido el seguro adecuado.

La cobertura es diferente en cada país, por lo cual es importante, que el exportador tome las precauciones del caso y consultar con transportistas de seguro internacional o agentes de transporte para cubrirse de cualquier contingencia como: malas condiciones (temporales), maltrato de la carga por parte de los transportistas, y otros daños comunes de la carga. Los certificado de seguro, son también documentos negociables, endosables y muchas veces se extienden “a la orden”.

8.Otras certificados, constancias

Constancia de inspección, algunos compradores pueden solicitar un certificado de inspección, que garantice al comprador que las especificaciones del embarque de mercadería, solicitadas por el se han cumplido. Las constancias de inspección son realizadas por una tercera parte y se obtienen de organizaciones de control independientes.