Las ferias son excelentes vitrinas para promocionar productos en otros países y hacer negocios, por eso tome nota como participar con éxito
La participación de una empresa exportadora en una Feria Internacional, considerando el presupuesto que requiere, exige un nivel de organización tan riguroso como el que aplica normalmente a las demás tareas de marketing. Una persona deberá responsabilizarse de organizar la participación de la empresa en la feria y establecer las principales orientaciones; determinar y delegar las principales actividades, tareas, y fijar las fechas clave de preparación (programa de actividades).
Los expertos, recomiendan que la planificación para participar en una feria internacional se inicie de 10 a 12 meses antes de su fecha de apertura. A continuación, se presenta una lista de las actividades que se deben desarrollar, incluyendo los tiempos, para una participación exitosa en una Feria Internacional.
12 a 9 meses antes de la feria
Definir los objetivos y expectativas que tiene la empresa con la feria.
Seleccionar la feria en la que va a participar.
Seleccionar el momento oportuno (mes, año) para participar.
¿Los nuevos productos de la empresa estarán listos para el inicio de la feria?
Definir las expectativas sobre el costo de participar en la feria y el retorno o beneficio esperado por la inversión realizada.
La empresa toma la decisión de participar o no en la feria.
Calcular y aprobar el presupuesto necesario para participar en la feria.
Buscar patrocinador o auspiciantes que estén en capacidad y deseen financiar la participación de la empresa en la feria.
Coordinación interna para asignar responsabilidades y tareas.
Solicitar los formularios y documentos de participación en la feria.
Definir el tamaño del stand y el tipo de diseño de stand que utilizará: normalizado o diseñado por encargo.
Inscribirse y reservar un lugar en la feria.
8 a 7 meses antes de la feria
Definir y producir los productos que la empresa exhibirá en la feria.
Determinar los costos de producción.
Diseño de empaques, etiquetas y folletos de las productos a ser expuestas en la feria.
Establecer lista de precios finales (FCA/FOB como mínimo)
Decidir la forma en la que va a presentar la exposición.
Diseño del stand que la empresa utilizará en la feria en función de las normas y reglamento del organizador de la feria.
Presentar los planos al organizador.
6 meses antes de la feria
Seleccionar la empresa que construirá el stand.
Diseñar la estrategia publicitaria y de promoción a utilizar para difundir su participación en la feria y atraer visitantes a su stand.
Lanzamiento de la estrategia publicitaria y de promoción de la participación de la empresa en la feria, tanto a nivel nacional como internacional.
Preparar la información y la publicidad de la empresa que irá en el catálogo oficial de la feria.
Preparar el material publicitario y los folletos técnicos que se utilizarán en la feria.
Preparar las traducciones (si se requieren), fotografías, carteles, afiches y composiciones tipográficas.
Diseñar e imprimir los formularios para el levantamiento de datos y control de los visitantes profesionales.
Diseñar e imprimir las encuestas que se aplicarán a los visitantes.
Preparar los comunicados de prensa que deben aparecer por etapas.
5 meses antes de la feria
Dar instrucciones y entregar los planos del stand al constructor.
Ordenar la construcción del stand o construirlo.
4 meses antes de la feria
Enviar al organizador la información de la empresa que irá en el catálogo oficial de la feria.
Apoyo a las estrategias publicitarias diseñadas.
La empresa que construirá el stand presenta su propuesta.
Planificar las necesidades que se tendrá durante la feria en cuanto al personal que trabajará en el stand.
Seleccionar al personal que trabajará en el stand.
Elaborar un programa de capacitación del personal, de tal forma que su desempeño durante la feria sea el óptimo.
Contratación del personal externo que se requiera y de las recepcionistas (modelos).
Diseño de los uniformes del personal que estará en el stand.
3 meses antes de la feria
Ordenar la impresión de catálogos y folletos a utilizarse durante la feria.
Solicitar al organizador líneas telefónicas y servicio de electricidad, Internet y agua; así como los servicios de limpieza del puesto y el equipamiento adicional requerido (muebles, flores, etc.).
Preparar las conferencias de prensa.
Enviar invitaciones a la conferencia de prensa.
Contratar a un fotógrafo para documentar la participación de la empresa en la feria.
Contratar un seguro que cubra los riesgos en que se incurrirán durante todo este proceso.
2 meses antes de la feria
Entrega del stand por parte de la empresa constructora.
Elegir al contratista para instalar el stand en la feria.
Dar instrucciones al instalador con todos los planos y confirmar todos los detalles de instalación del stand.
Preparar el envío del material prefabricado del stand.
Reservar el hotel donde se alojará el personal que viaja a la feria, los pasajes de avión y el transporte necesario.
Preparar la lista de invitados.
Solicitar entradas al organizador.
Envío por correo físico y electrónico de tarjetas de invitación a los clientes, tanto nacionales como extranjeros y a los invitados.
Inicio de la capacitación del equipo (personal) que trabajará en el stand.
Preparación de las tarjetas de identificación del coordinar y de su empresa.
Entrenamiento y capacitación de las recepcionistas que trabajarán en el stand.
Conseguir del organizador los pases como expositor.
1 mes antes de la feria
Controlar las fechas de envío del material de la exposición (por avión, por barco).
Seleccionar e informar a los agentes que se ocupan del transporte, el despacho de aduanas y la recepción en el país de la feria.
Reunir todo el material: productos a exhibir (muestras), el stand prefabricado y las estructuras de presentación, identificarlos con claridad y elaborar una lista de todo lo que se está enviando.
Preparar la documentación de envío.
Ocuparse del envío de todo el material.
Enviar el material de publicidad y promoción al lugar de la feria.
Proporcionar al organizador los detalles de los letreros con el nombre del stand.
Asegurarse que todo llegó sin ninguna novedad.
Justo antes del viaje
Hacer copias y llevar todos los documentos de soporte que respaldan su inscripción en la feria, y los trámites y comunicaciones previas que ha realizado con el organizador.
Llevar agendas, cuadernos, tarjetas comerciales, papel con membrete de la empresa, formularios de pedidos, facturas, etc.
También llevar cámara de video y fotográfica, calculadoras, laptops, impresoras, cables, proyectores de video y audio, inclusive si es necesario el equipo de amplificación y, todos los equipos y herramientas necesarias.
Durante la feria
Atraer a los visitantes al stand: la empresa debe ser creativa, debe despertar el interés de los visitantes.
Hacer que los visitantes profesionales llenen los formularios de control de visita.
Organizar contactos con la prensa, presentar novedades.
Investigar qué hace la competencia, quién está, qué ofrece y cómo, qué clientes recibe, su material informativo, novedades, dónde se anuncia, su dossier de prensa, qué obsequios ofrece, si interviene en seminarios, qué nivel de directivos están.
Enviar cada noche faxes o mails con la información solicitada por los visitantes.
Aplicar encuestas a los visitantes.
Controlar y monitorear el éxito de la exposición.
Asistir a conferencias y exposiciones que se realicen durante la feria, aprender.
Fin de la feria
Ordenar el desmontaje del stand y el transporte de los materiales y de las muestras a su lugar de origen.
1 mes después de la feria
Análisis de la participación de la empresa en la feria.
¿Se cumplieron los objetivos asignados a la feria?
Hacer el seguimiento de los contactos con clientes logrados durante la feria.
Despachar todos los pedidos generados en la feria.
2 meses después de la feria
Registro de los ingresos y costos totales causados por la participación de la empresa en la feria.
Consecuencias para el futuro.
Cálculo del retorno sobre la inversión que generó la participación de la empresa en la feria.
3 meses después de la feria
Decisión sobre el tamaño de stand que se utilizará en la siguiente feria (en el caso se logró resultados positivos).
Documentación y reporte final de la participación de la empresa en la feria.
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