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La elección de la ubicación y diseño del stand en una Feria Internacional

El stand es crucial para crear un ambiente de negocios agradable que atraiga a visitantes y genere nuevos clientes


El stand constituye la carta de presentación de la empresa exportadora en la feria, por lo que los elementos que lo conforman, su tamaño y diseño deben estar acordes, y en concordancia, con los productos que se exponen y la importancia de la empresa.

Elección de la ubicación y tamaño del stand en la feria

La ubicación del stand es fundamental, pues de acuerdo a ella el stand de la empresa tendrá un alto o bajo tráfico de visitantes. Una buena ubicación es aquélla que cumple con las siguientes condiciones:
Tiene un tráfico importante de visitantes.
La temática de los expositores vecinos está relacionada con la temática de exposición de la empresa.
En la elección de la ubicación la empresa debe tomar en cuenta que:
Los organizadores dan poca importancia a los stands pequeños.
Seleccionar una ubicación que se encuentre en un área de alto tráfico de visitantes.
Si se le asigna una ubicación que está alejada de las zonas de alto tráfico de la feria, la empresa debe solicitar un cambio.
La empresa debe obtener información sobre los probables expositores de los stands vecinos.
Buscar ubicarse a lado de los expositores de alta jerarquía, pues estos aseguran un buen caudal de visitantes.
Si el alquiler de los espacios se hace en grupo, por ejemplo por país o por sector, se tiene un mayor poder de negociación con los organizadores.
La empresa debe analizar la conveniencia de exponer en una zona que reúne una amplia variedad de productos o buscar un espacio reservado a un determinado tipo de productos.
En la ubicación del stand hay que buscar aquéllos que tengan una fachada amplia o que se encuentren en una esquina.
Entre las ubicaciones más favorables están: frente a las entradas, a la derecha de las entradas y de los vestuarios, al final de un grupo de stands, en los pasillos principales, en las esquinas de los pasillos, cerca de los espacios reservados a los restaurantes o a atracciones especiales, frente a la entrada de una sala de exposición.
Entre las ubicaciones desfavorables: lejos de las entradas, mal orientado con respecto a las actividades que se desarrollan en la feria, lejos de los pasillos principales, en galerías, en secciones apartadas del salón principal, detrás de pilares anchos o escaleras o en esquinas situadas en el fondo de la sala.
Además de la ubicación, la empresa debe decidir sobre el tamaño que tendrá su stand, para lo cual tomará en cuenta los siguientes criterios:
Espacio requerido para la presentación, productos a exhibir, su tamaño y peso y los requerimientos de espacio en el piso y en las paredes para exponerlos. Además, un stand puede requerir áreas de información, de videos, de demostración e incluso de entretenimiento.
El número de expositores con los que se compartirá el stand. Se requiere como mínimo cinco metros cuadrados de espacio neto por expositor. El espacio neto es la superficie libre no ocupada por el material de la exposición.
El número de visitantes que se va a recibir en el stand determina la superficie necesaria. Si durante la feria se van a desarrollar relaciones comerciales en el stand, será necesario que se disponga, dentro del stand, de un lugar tranquilo para las entrevistas entre los clientes y el expositor.
Otro factor que influye es el tamaño de los stands vecinos. Si tiene vecinos con stand más grandes, reducen el impacto de la exposición de la empresa.
En la elección de la ubicación y tamaño del stand, la empresa debe hacer un balance entre el cumplimiento de los objetivos de la feria y el presupuesto disponible para su participación en la feria.

El diseño del stand

En el diseño del stand, la prioridad debe ser las necesidades de los visitantes. El stand debe ser atractivo para la vista y placentero para el oído; y, debe apelar a las emociones de los visitantes y estimular todos los sentidos. El diseño debe concentrar la atención del público en los productos que se exhiban, lo que se vende no es el stand, son los productos.

La empresa deberá diseñar su stand o encargar su diseño a un diseñador. En cualquiera de las dos situaciones la empresa deberá tener claro durante esta fase los siguientes puntos:
Nombre de la feria, el lugar y las fechas en que tendrá lugar, el número del stand, la superficie que ocupará y el número de lados abiertos al público. Hay que tener un plano de planta de la feria en el que se señalará la ubicación del stand y el nombre de los expositores vecinos.
¿Qué función debe desempeñar el stand?: imagen, información, formación, demostración, punto de reunión y/o exposición.
Productos a exponer, cantidad, peso y dimensiones. Tener folletos y fotografías e incluso muestras de los productos.
¿Qué tipo de estructura, decoración, colores transmiten mejor mi imagen y mensaje?
¿Cómo debe ser la iluminación para crear el ambiente adecuado?
¿Qué tipo de mobiliario ofrecerá mayor confort al visitante?
Presupuesto disponible para el diseño y para la construcción del stand.
Espacio necesario para almacenar los materiales a exponer, las herramientas, el material de demostración, las muestras, los folletos, los armarios para efectos personales y ropa; y, el espacio para equipos, portafolios y valijas que deben quedar fuera de la vista.
Cuántas personas forman parte del personal del stand y si se requiere o no de un espacio para desarrollar entrevistas.
Las normas y reglamentos sobre stand del organizador de la feria, así como reglamentación de prevención de incendios. Información sobre las fechas en que se tendrá que montar y desmontar el stand, el nombre y la dirección de los contratistas oficiales del organizador de la feria, y otras informaciones necesarias para el diseñador.
Fechas en las que se tiene que presentar el boceto del stand de la empresa y las fechas límite para someter el diseño del stand a la aprobación del organizador.
A continuación, se presentan algunas sugerencias a ser tomadas en cuenta en el diseño del stand:
  • Utilizar el producto como centro de la exposición.
  • Hacer demostraciones del producto.
  • Exhibir imágenes, gráficos, películas o proyectar diapositivas.
  • Hacer presentaciones con computadoras.
  • Facilitar el acceso del público dejando sitio libre al frente y colocando los asientos en la parte trasera, con espacio suficiente para circular alrededor de los objetos expuestos y conversar.
  • Evitar barreras o escalones que ahuyenten a los visitantes.
  • Emplear colores que identifiquen al producto o al país.
  • Utilizar gráficos explicativos con poco texto (asegurarse de que las notas estén bien traducidas).
  • Preferir diseños sencillos y no abarrotar el espacio.

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