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Conceptos de participación en una Feria Internacional: El presupuesto ferial

Una vez que se ha tomado la decisión de participar en una feria internacional, se procede a elaborar el presupuesto ferial


El exportador debe calcular, con la debida anticipación, el presupuesto requerido para financiar su participación en una Feria Internacional. El exportador elaborará el presupuesto, calculando el costo de las acciones que va a emprender relacionadas con la feria, los materiales y personal necesarios para su participación en la feria y alcanzar los objetivos que se ha planteado.

El presupuesto para participar en una Feria Internacional normalmente tiene los siguientes conceptos:

Costos básicos

Costo de alquilar el espacio de exposición
Costo de servicios básicos (electricidad, agua, etc.)
Otros costos básicos (tarjetas de identificación para los expositores, estacionamiento, letreros, etc.)

Costos de armar el stand, decoración y diseño

Armado y desarmado del stand
Decoración del stand (muebles, alfombras, iluminación, equipamiento de cocina, video cámara, proyector de imágenes y sonido)
Diseño del stand (diseño creativo, planificación, soporte, rotulados de las muestras, exhibiciones, fotografías, diapositivas, carteles, decoración tanto interna como externa del stand, presentaciones audiovisuales)

Costos de servicios brindados en el stand y comunicación

Servicios brindados en el stand (hospitalidad para los visitantes)
Equipos, gastos y honorarios de las recepcionistas, intérpretes, trabajadores temporales contratados especialmente para la feria
Comunicación (invitaciones, recuerdos y presentes para los visitantes, material impreso, publicidad en el catálogo de la feria, la publicidad directa, mailings, carpetas de prensa, anuncios, traducciones, entradas gratuitas para los visitantes, etc.)
Servicios de teléfono, fax, télex, Internet

Costos de transporte y logística

Costos de transporte y carga (carga, descarga, transporte, seguros, derechos)
Costos de instalación
Costos de eliminación de basura del stand

Costos de personal y de viaje

Costos del personal de la empresa que ha estado involucrado en la preparación o en la participación en la feria
Costos de hotel y de viaje de este personal
Gastos de alimentación y hospitalidad de este personal fuera del stand
Gastos de transporte en el lugar, del personal

Otros costos

Preparación y seguimiento de la feria
Capacitación y entrenamiento del personal
Otros costos generados por la feria (exhibidores, investigaciones de mercado, etc.)
Otros costos que no se han detallado
Imprevistos (10 al 15% de los gastos totales)

Resumen

+ Costos básicos
+ Costos de armar en el stand, decoración y diseño
+ Costos de servicios brindados en el stand y comunicación
+ Costos de transporte y logística
+ Costos de personal y de viaje
+ Otros costos
Costos totales (Presupuesto Ferial)
Los conceptos de este presupuesto es únicamente una referencia para el exportador durante su proceso de planificación, que tendrá variaciones dentro del presupuesto real.

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