Un primer paso en la atención y recepción de visitantes en una Feria Internacional es por lo menos recolectar tarjetas de visita, pero lo mejor es cumplimentar unas fichas-contacto.
Durante la feria, el personal del stand tiene como objetivo realizar el mayor número de contactos posibles, por lo que debe dedicar todo su esfuerzo a atraer la atención de los visitantes hacia el stand; para ello, debe ser creativo para despertar el interés en el stand y su exhibición.
Todo visitante es un potencial cliente. El personal del stand debe dar una impresión acogedora para conquistar a los visitantes; así debe realizar un primer contacto o acercamiento activo. Los expertos en ferias y ventas recomiendan olvidarse de la típica frase: “¿Puedo ayudarle en algo?”, que mata la conversión con los visitantes en cuestión de segundos; pues, si el visitante contesta “no”, no le deja al personal ninguna otra opción para abordarlo.
Los visitantes desean ser el centro de atención en el stand. Esto se puede lograr si el personal del stand los atiende y habla con ellos desde el punto de vista del visitante (empatía); por ejemplo, utilizar “usted recibe”, en lugar de “nosotros le ofrecemos” o “aquí usted puede ver”, en lugar de “yo le mostraré ahora”.
Además, es importante que el personal del stand comunique a los visitantes, con lenguaje verbal y no verbal, que están accesibles en cualquier momento durante la feria. Se debe evitar comportamientos que desalienten a los visitantes a entrar al stand (personal leyendo el periódico, conversando con amigos o colegas, mirando hacia adentro del stand, etc.). Las ferias son eventos en vivo, en los que el personal del stand no tiene una segunda oportunidad. En la mayoría de los casos, los visitantes entran a un stand en una sola ocasión durante su visita a la feria y están interesados en un stand en particular por un tiempo muy corto. Si durante este tiempo el personal del stand no da señas de interés y no entra en contacto con el visitante, un cliente potencial se ha perdido.
La vestimenta, la apariencia y la postura del personal del stand juegan un papel importante para atraer a los visitantes. Cuando el personal del stand utiliza uniforme y tiene sus nombres etiquetados en un lugar que es totalmente visible, facilita a los visitantes encontrar asistencia dentro del stand. Hay que tener mucho cuidado con la postura del personal, en muchas ocasiones dan el mensaje de “montar guardia” o de aburrimiento; o, están obstruyendo la visión de los productos expuestas o impidiendo el acceso al stand. En definitiva, el personal del stand no debe quedarse esperando en el stand a que los visitantes lleguen; debe salir, buscar, preguntar, atraer, investigar, debe ser proactivo en su participación en la feria.
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