Consideraciones en la gestión de un pedido del exterior

A continuación se detalla consideraciones a tener en cuenta en las actividades para la gestión de un pedido del exterior


La gestión logística de un pedido del exterior requiere un procedimiento distinto al nacional, con un equipo diferente de personas responsables de la venta, que habitualmente aplica otros descuentos o condiciones comerciales y financieras. El producto se diseña según normativas nuevas y se puede fabricar en una línea de producción aparte, donde además pase por un control de calidad diferenciado y requiera un embalaje que sea especialmente resistente. No obstante, es en la última fase de carga, transporte, despacho de aduanas y entrega donde realmente la exportación toma un camino diferente al de la venta nacional. Esas actividades constituyen las operaciones de exportación, que se detallan más adelante.

1. Planificación de salidas

Es importante coordinar correctamente el calendario de salidas de acuerdo con los plazos de producción, los posibles ensayos de calidad o las inspecciones de terceras partes, la disponibilidad de contenedores o camiones y la capacidad propia de carga.

Una parte importante de este proceso consiste en informar internamente de las fechas de carga planificadas a todas las áreas implicadas, así como al cliente de la fecha estimada de llegada para que prepare la adecuada recepción de la mercancía, ya sea en sus almacenes, en un lugar distinto o mediante terceros.

En el caso de un camión o de un contenedor de 40 pies, realizar el llenado suele tomar varias horas y acostumbran a estar involucradas al menos dos o tres personas, por lo que es indispensable coordinar los recursos necesarios durante ese tiempo. De igual modo sucede con el vaciado de un contenedor.

En el caso de equipos especiales, como los contenedores sin techo de 40 pies, que son unidades de carga con apertura superior para depositar la mercancía mediante puentes grúa u otros equipos de elevación, puede ser necesaria una reserva previa de varias semanas, según el lugar de destino de la mercancía.

2. Estimación de peso y bultos (cubicaje)

Hay diversas formas de estimar el peso neto total de una mercancía:
  • Estimación mediante el propio diseño. Consiste en extraer la estimación de pesos a través de los propios planos del producto, según el volumen de las piezas y la densidad de los materiales. Esta técnica es especialmente útil cuando se trata de maquinaria. Hay que prestar atención a los tratamientos químicos, de pintura, galvanizado, etc., que aportan peso extra y que no suelen figurar en los planos.
  • Pesado directo de cada componente. Se realiza pesando individualmente en una báscula cada componente, y posteriormente se calcula el peso del ensamblaje en conjunto. En el caso de que el material se cargue sin desmontar, se debe pesar como un único elemento, indivisible.
  • Tabla de pesos. En productos seriados se puede disponer de una tabla de pesos basada en referencias de catálogo, por lo que sobre la base del programa de carga, bien en una hoja de cálculo o bien en el sistema de gestión corporativa (ERP, enterprise resource planning) empleado, asignando pesos estimativos a cada referencia previamente pesada, se puede obtener automáticamente el peso del conjunto que se ha de transportar.
Es importante conocer el peso aproximado del embalaje: cajas de cartón o madera, pallet, etc., porque este cálculo, añadido a la suma del peso neto, constituirá el peso bruto total. Este marcará el precio del transporte cuando el cubicaje sea inferior al peso.
Para la estimación de bultos hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
  • En general puede bastar con emplear la lista de pallet que se prevé cargar en el camión o contenedor, dando las medidas de largo × ancho × alto de cada pallet, así como su peso neto y bruto.
  • Para bultos sin paletizar, se deben describir dichos bultos y especificar como mínimo sus pesos, en el caso de que fuera complicado dar también sus dimensiones, como es el caso de la maquinaria.
  • Para graneles, se ha de indicar el peso total y el volumen ocupado, como por ejemplo en el caso de un contenedor de 20 pies.
  • Para cargas a granel de cajas, es importante especifi car su número y el volumen que ocuparán en el camión o contenedor. Por ejemplo: 35 boxes in 1x 40 ft (35 cajas en un contenedor de 40') o 35 boxes in 7 m off 1x 40 ft (35 cajas en 7 m de largo de un contenedor de 40'). Es importante no olvidar el peso neto y el bruto del conjunto de cajas.
Cubicar un camión o un contenedor es complicado si se quiere cargar al máximo de su capacidad (esto puede responder al deseo de facturar lo máximo posible y reducir el costo unitario del transporte), ya que en el momento de la carga podría no haber finalmente espacio suficiente para algún elemento del pedido comprometido, debido a circunstancias imprevistas como abolladuras en el contenedor, por ejemplo.

Existen herramientas para anticiparse al momento de la carga tales como disponer de los planos de carga, emplear un programa informático específico para la ubicación de cajas en 3D, o cubicar con un sencillo cálculo mental empleando los múltiplos de las dimensiones de las cajas y los pallets.

Con estos datos se puede cumplimentar una lista de pesos (weight list), así como una lista de empaque (packing list) aproximada. Tras la carga habrá que cumplimentar las listas definitivas.

Si toda la información de bultos y pesos fi gura suficientemente descrita en la factura, puede no ser necesaria ni la lista de pesos, ni la lista de empaque. Cuando se emplean aparte de la factura, suelen englobarse en un solo documento, llamado lista de empaque y pesos o únicamente lista de empaque.

3. Negociación, contratación y reserva de transporte

3.1. En el transporte marítimo

En este modo de transporte, para mercancía general, lo más importante es el equipo o contenedor que se utilizará para configurar la unidad de carga. Hay que considerar si será suficiente con disponer de equipos estándar o si serán necesarios equipos especiales, como contenedores de gran capacidad o de techo abierto, para cuya carga puede ser necesario una grúa puente, por ejemplo. Estos últimos pueden tener un costo superior en un 50 % al de un contenedor cerrado. A pesar de todo, el mayor inconveniente es la escasa disponibilidad de este tipo de contenedores, que puede que no estén disponibles en periodos de hasta seis semanas, por lo que la búsqueda para una fecha determinada puede ser más prioritaria que su precio.

En un mismo tránsito, con la misma naviera, el precio puede variar dependiendo de distintos factores incluidos en la cotización. Los factores que más influyen en el precio final son el flete (freight) y el ajuste de combustible o BAF (bunker adjustment factor), que varían cada mes. El BAF depende totalmente del precio del petróleo. Estos factores suelen darse en dólares, por lo que el cambio de moneda tiene un impacto importante, y son altamente volátiles. Su variabilidad es tal que un precio podría cambiar de un mes a otro hasta en un 50 %.

Hay distintas navieras para un mismo origen y destino. Para escoger con qué naviera conviene operar hay que tener en cuenta la fiabilidad de cada una de ellas en su fecha estimada de llegada o ETA (expected time of arrival), la frecuencia de salida (las hay con salidas semanales, pero también con frecuencias más espaciadas o con un alto grado de cancelación de barcos), y especialmente los distintos tiempos de tránsito (transit time), ya que puede haber diferencias de tiempos de 24 a 44 días para un mismo recorrido. También es posible elegir entre barcos directos o con escalas, esto último es más barato, pero genera plazos más dilatados.

Hay mercados donde el tiempo desde la carga hasta el destino es de suma importancia, por lo que se puede preferir pagar un poco más por una línea que ofrezca el menor tiempo de llegada. Esto siempre será mejor que la alternativa de tener que contratar un transporte aéreo porque el buque no llegue en el plazo previsto. El producto, su margen comercial y su urgencia deben marcar la línea decisoria. No es lo mismo transportar mil referencias de un perfume en un pallet con un elevado precio de venta al consumidor, que transportar papel de cocina en un pallet donde se carguen cien referencias de muy bajo precio de venta al público. Tampoco es lo mismo transportar mercancías para almacenar, que un material directamente a una obra, donde una grúa torre se requiera emplazar en una fecha concreta, por ejemplo.

Si la forma de pago se realiza mediante carta de crédito, esta restringe las navieras con las que operar.

En general, lo mejor es negociar precios de acuerdo con la aplicación de las reglas Incoterms. En concreto, es conveniente negociar una regla Incoterms CFR o CIF, que comprenden precios hasta el puerto de destino, donde se incluyen los gastos del despacho de exportación más el transporte marítimo, especialmente si se desconocen los precios de despacho de aduana, impuestos o tasas para la importación, el transporte interior en el país destino (in-land) o el transporte a una obra (on-site). Estos precios son normalmente más fáciles de gestionar por la empresa importadora a través de un agente local, que recoge la mercancía en el puerto y lo lleva a sus almacenes o a un lugar determinado, o bien con la agencia de carga que gestiona el transporte internacional.

Si la empresa exportadora y la importadora son socias o colaboradoras, es conveniente realizar dos búsquedas paralelas: una en origen y otra en destino. De ese modo se puede contrastar quién ha encontrado la mejor oferta. La de exportación suele ser la mejor, ofreciendo incluso opción a que la exportadora la grave con un margen y que siga siendo interesante, aunque podría suceder que la importadora tenga mayor poder de negociación o más experiencia. Si la empresa importadora puede consolidar las importaciones de diferentes proveedores en un mismo país o región económico-fiscal y exportarlas juntas, puede comportarle una serie de beneficios: completar unidades de envío más efi cientes, ganar en frecuencia de envíos y menor rotación de existencias por producto, lo que reduce su inventario.

En general, se selecciona un proveedor de transporte con el que se negocia un precio y se reserva un contenedor, emplazándolo en una fecha y lugar determinados. Puede suponer un problema el hecho de que la reserva, en ocasiones, no se confirme hasta que los contenedores hayan llegado de retorno al puerto de origen y se revise su estado, ya que si estos contenedores necesitan ser reparados se puede demorar la carga. En cualquier caso, la clave para la importadora no es la fecha de carga en el contenedor (aunque sea la fecha de la factura y la que pueda liberar posibles pagos), sino la fecha de embarque en el buque. También es posible que un barco se demore o se haya desviado de la ruta prevista y haya que reservar espacio en el siguiente.

3.2. En el transporte por carretera

En este caso, la gestión de la selección y reserva es más fácil, porque es posible negociar tarifas anuales sobre la base de una demanda potencial y una tipología de servicio. Pero las tarifas pueden incluir condicionantes de precio según el volumen de facturación, o incluso incorporar unas tasas según evolucione el precio del combustible.

Para la disposición efectiva de camiones, aunque suele ser sufi ciente reservar con dos de días de antelación, se puede complicar cuando es necesario cargar varias unidades al mismo tiempo para un único destino. En esta situación, son factores clave la flota con que cuente la compañía transportista (si dispone de camiones propios o subcontrata el servicio), las fechas (en Navidad es difícil encontrar conductores dispuestos a viajar, por ejemplo) y la facilidad de contratar cargas para el retorno (si el retorno con el camión cargado no está asegurado, se sumará el precio de la vuelta en el flete de la exportación).

3.3. En el transporte aéreo

En este modo de transporte, la negociación, contratación y reserva dependerá mucho de la tipología del espacio que se vaya a contratar, ya que no es lo mismo un bulto de dimensiones 2 × 3 m, fácilmente manipulable, que una viga de 1 × 8 m, que multiplicará el costo por kilogramo con una tasa de seguridad que bien puede triplicar la estimación inicial. Así, la cotización depende en gran medida de las dimensiones de la mercancía, de si viajará en avión carguero o de las dificultades de manipulación, entre otros condicionantes.

4. Coordinación para la carga

Para llevar a cabo la carga de la mercancía, hay que coordinar una triple gestión:
  • Interna. Consiste en avisar a los departamentos afectados de la fecha y hora de la carga y de la mercancía que hay que cargar, así como de la documentación que debe estar cumplimentada antes y después de dicha operación.
  • Externa con el cliente. Con la finalidad de informar del momento de la carga, facturar la mercancía, informar de los detalles del transporte y asegurar el cobro si el pago es por adelantado.
  • Externa con el transportista. Consiste en solicitar y asegurar la presencia del medio de transporte en el lugar, la fecha y la hora que sea necesario. Es conveniente recibir la confirmación del posicionado del vehículo por escrito para que no haya ningún malentendido.
La empresa transportista puede solicitar el peso y las medidas de la carga, ya que, por ejemplo, para exportar a China es necesario adelantar una lista de empaque, con lo que puede adelantar los albaranes cumplimentados a falta de su firma y sello, como es el caso de couriers, o puede proporcionar los datos de la matrícula del camión, así como el teléfono del conductor o un teléfono permanente, fuera del horario de oficinas, por si hubiese alguna incidencia durante la carga.

En la orden de carga que se envíe, es conveniente aludir al estado de los contenedores, especialmente si se han llenado en su totalidad, así como al protocolo de seguridad que exista en la empresa con los transportistas, facilitando la localización del lugar donde se realiza la carga (un mapa puede ser de suma utilidad), el horario de apertura, los teléfonos de contacto, las instrucciones para la carga y descarga segura, así como información de los equipos de protección individual (EPI) necesarios y los riesgos a los que se expone el transportista.

5. Gestión de material faltante

Una vez cargada la mercancía, podrían quedar sin cargar ciertos elementos debido a diferentes motivos: por falta de espacio, porque no estuvieran preparados a tiempo, porque se detectó en ellos algún problema de calidad en una última inspección, o porque el cliente pudiera haber solicitado algún cambio de última hora, por ejemplo.

Independientemente del motivo, el material faltante, además de denominarlo de este modo y cuantificarlo, hay que determinarlo unívocamente mediante fotografías, planos, referencias completas y unidades, o marcando dentro de un plano general a qué pieza corresponde (si se trata del componente de una máquina), para que toda la organización tenga constancia de lo que está pendiente de enviar.

Es importante comunicar cuanto antes a la empresa importadora el material faltante, las razones por las que no se cargó y cuándo estará disponible. Se debe acordar sin demora quién organiza el transporte, quién lo pagará, cuándo se cargará y cuándo llegará. Al tratarse de elementos independientes, puede considerarse la mensajería internacional como una opción eficaz para el envío del material faltante. Gracias a la rapidez del courier, puede llegar incluso antes a su destino el material faltante que el envío principal.

Una diferencia entre el envío de material faltante del primer envío parcial, es que el primer envío se factura con el valor al completo y el faltante con valor estadístico. El pago de la mercancía, por lo tanto, se corresponderá con la factura primera.

La gestión de materiales faltantes puede ser sencilla o complicada en función de la tipología del producto y la frecuencia con que se produzca. Acostumbra a estar relacionada con cargas urgentes que no pueden esperar o con la falta de espacio en el momento de la carga, y no es habitual que responda a un ajuste de pedidos en cartas de crédito, porque estas suelen permitir un porcentaje de error en el valor de la factura.

6. Trámite aduanero de exportación

La accesibilidad a cada país de destino desde el país de origen depende en gran medida de los regímenes comerciales existentes entre estos, de si existen acuerdos bilaterales de libre comercio, de la política arancelaria del país de destino o de la tipología de las aduanas (ágiles o propensas a la inspección), como principales aspectos.

Hay que recordar que el transporte internacional lleva asociado un despacho de aduana de exportación y otro de importación.

7. Envío de la documentación

Con el envío de mercancía se debe adjuntar una documentación asociada, que contenga como mínimo la factura y la lista de empaque. También es necesario el documento de transporte (conocimiento de embarque o equivalente). Dependiendo del país de destino, para liberar la mercancía de la aduana o para que los aranceles sean reducidos hay que cumplir con otras documentaciones, tales como certificados de origen, legalizaciones de la factura por la cámara de comercio o por el consulado del país de destino en el país de origen o, a veces, incluso por el ministerio o cancillería responsable de los asuntos o relaciones exteriores. Todo esto hay que facilitárselo a la empresa importadora, bien directamente, si el pago es aplazado, o bien empleando el paquete o la remesa documental, para gestionar el pago, como es el caso del crédito documentario u otras fórmulas de pago internacional por vía documental.

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DIARIO DEL EXPORTADOR: Consideraciones en la gestión de un pedido del exterior
Consideraciones en la gestión de un pedido del exterior
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