6 consideraciones al elaborar los documentos de exportación

"¿Qué podría salir mal?" Me estremezco cada vez que escucho a alguien hacer esa declaración. Parece una garantía de problemas, esp...

"¿Qué podría salir mal?" Me estremezco cada vez que escucho a alguien hacer esa declaración. Parece una garantía de problemas, especialmente cuando se trata de exportar.

La verdad es que muchas cosas pueden salir mal si no lo espera y toma medidas para evitarlo. Curiosamente, al anticipar los contratiempos que pueden ocurrir, en realidad se está preparando para mayores posibilidades de éxito. Como dice el viejo refrán: “Cuando sabes más, puedes hacerlo mejor”.

Con eso en mente, hemos encontrado seis cosas que pueden salir mal al crear documentos de exportación. Por lo tanto, lo invito a considerar esta, aprender de estos errores y luego nos dejes que te sucedan

1. Información incorrecta de contacto, embalaje y pago

Si proporciona la información de contacto, embalaje o pago incorrecta para sus documentos de exportación, es posible que sus productos se entreguen en la dirección incorrecta.

Si tiene el nombre de contacto incorrecto o si no tiene el nombre y el número de teléfono de un contacto en la lista de sus envíos y hay problemas en el camino, es posible que sus productos lleguen tarde o no lleguen. La información de contacto incorrecta retrasará los envíos, así que asegúrese de haber verificado con todas las partes y verificado su información de contacto antes de comenzar con el papeleo (y nuevamente antes de enviar sus productos en camino).

Si tiene una dirección incorrecta en una hoja de ruta, sus productos podrían entregarse en la ubicación incorrecta. El contenedor puede terminar reposando en un almacén, y tendrá que pagar tarifas para almacenarlo mientras lo arregla.

Creación de listas de empaque inexactas. Si la aduana quiere revisar sus productos, y los productos están etiquetados incorrectamente, es posible que los funcionarios tengan que desarmar todo su envío para encontrar y examinar lo que están buscando.

Información incorrecta en el giro bancario. Si su formulario de giro bancario no se completa correctamente, es posible que no le paguen a tiempo.

2. Clasificación incorrecta de mercancías

Hay consecuencias potencialmente costosas por clasificar erróneamente sus productos, por lo que es crucial que la clasificación de su producto sea correcta. Puede clasificar sus productos utilizando los códigos Harmonized System (HS).

Independientemente del conjunto de códigos que utilice para clasificar sus productos, debe asegurarse de utilizar los 10 dígitos en su documentación de exportación. Para los documentos que se usan internacionalmente, normalmente enumerará solo los primeros seis dígitos de los códigos, ya que estos son los mismos en casi todos los países.

Algunos exportadores prefieren no incluir ningún código HS en ningún papeleo que se utilizará para facilitar la importación de las mercancías, en particular la factura comercial.

3. Valor incorrecto

Después de haber creado su factura comercial, es posible que tenga un cliente que le solicite cambiar su valor para permitirle ahorrar dinero en aranceles de importación. ¡No lo hagas! Esta es una situación en la que el cliente no tiene razón.

Si crea documentos de exportación en los que el valor de sus mercancías es incorrecto, podría estar cometiendo un fraude.

“En el mejor de los casos, su cumplimiento puede costarle a usted y a su empresa su reputación. En el peor de los casos, su 'ajuste' puede dar lugar a multas y sanciones”.

4. Descripción incorrecta del producto

Evite usar una descripción del producto que no coincida con su carta de crédito. Las descripciones de los productos y otros campos deben coincidir con la forma en que se describe su bien en la carta de crédito. Las discrepancias podrían provocar retrasos en los envíos y retrasos en el pago.

5. Hacer que la persona equivocada llene los formularios de mercancías peligrosas

En pocas palabras, existen posibles consecuencias desastrosas si etiqueta incorrectamente sus mercancías peligrosas. La forma más fácil de evitar estas consecuencias es asegurarse de que la persona adecuada complete estos formularios.

Según el tamaño de su empresa, es posible que usted sea la única persona que deba completar este papeleo o que tenga una pequeña cantidad de empleados capacitados que sean responsables del trabajo. Creemos (y el gobierno está de acuerdo) que es fundamental estar debidamente capacitado en el manejo y manejo de este tipo de bienes antes de completar estos formularios.

6. Asumir erróneamente que sus productos califican para tarifas preferenciales

Cuando utiliza acuerdos de libre comercio, está certificando que sus productos califican para el tratamiento libre de impuestos bajo reglas muy específicas, y puede probarlo si es auditado. No hay lugar para asumir que sus productos califican. Si no califican bajo las reglas de origen, estás cometiendo un fraude y podrías recibir una multa.

Las consecuencias de tus suposiciones no te afectan solo a ti. Sus clientes pueden verse obligados a pagar multas sustanciales si los productos no califican para la tasa de impuestos reducida.

Ya sea que estos contratiempos ocurran por descuido, falta de conocimiento de las normas y reglamentos o simplemente errores tipográficos, es importante darse cuenta de que no importa cuán grande sea su empresa. Si comete un error al crear sus documentos de exportación, usted es responsable de ello. Sin la documentación correcta, retrasará sus envíos y, en última instancia, retrasará el pago.