Documentos para exportar o importar desde Estados Unidos

¿Quieres exportar a Estados Unidos o importar desde Estados Unidos y no tienes claro qué documentos aduaneros necesitas? No estás solo. Muchas empresas, sobre todo aquellas que inician su proceso de internacionalización, enfrentan dudas sobre los requisitos de documentación aduanera para exportación e importación.

Contar con los documentos correctos no solo garantiza una gestión aduanera fluida, sino que también previene retrasos, detenciones y, lo más importante, costos adicionales y sanciones que pueden afectar tu rentabilidad. En este artículo te explicamos de manera clara y completa qué documentos necesitas para exportar o importar mercancías desde y hacia los Estados Unidos.

¿Qué documentos de exportación se necesitan para enviar mercancías desde Estados Unidos?

Al momento de exportar desde Estados Unidos, existen documentos fundamentales que se deben tener listos antes de realizar cualquier embarque internacional. Estos documentos no solo respaldan la operación comercial, sino que también cumplen con los requisitos exigidos por la US Customs and Border Protection (CBP).

1. Factura proforma o factura comercial

Una de las primeras decisiones que se deben tomar al momento de realizar una exportación es si se usará una factura proforma o una factura comercial. Ambas cumplen funciones distintas, pero no es necesario presentar las dos.

Factura proforma

La factura proforma se utiliza en las primeras etapas de una operación comercial internacional. Sirve como una cotización preliminar que el exportador envía al comprador, y no implica una venta definitiva. Se utiliza para:

• Negociar condiciones de venta.
• Obtener aprobaciones financieras o de importación.
• Declarar un valor estimado para fines aduaneros.

Se recomienda su uso cuando no hay una venta directa entre el exportador y el importador, sino una transferencia sin valor comercial, por ejemplo, en el caso de muestras o productos promocionales.

Factura comercial

La factura comercial es uno de los documentos más importantes en el comercio internacional. Es el documento oficial que detalla:

• Descripción de la mercancía.
• Valor de los productos.
• Datos del exportador e importador.
• Código HTS (Harmonized Tariff Schedule).
• País de origen de los productos.
• Condiciones de pago.
• Condiciones de entrega (según Incoterms®).

Es importante destacar que la factura comercial debe estar en inglés, ya que así lo exige la aduana estadounidense (US Customs).

2. Lista de empaque (Packing List)

La lista de empaque es otro documento obligatorio que complementa la factura comercial. Este documento detalla cómo está empacada la carga y sirve como referencia para:

• Verificación en aduanas.
• Inspecciones físicas de la carga.
• Preparación del Bill of Lading.

Debe incluir:

• Detalles del contenido de cada caja o pallet.
• Pesos brutos y netos.
• Dimensiones de los bultos.
• Identificación y numeración externa de los embalajes.

Este documento también ayuda a la logística interna del importador a la hora de recibir y almacenar los productos.

3. Bill of Lading (B/L) o conocimiento de embarque

El Bill of Lading (B/L) es el documento de transporte que cumple una triple función:

• Es un contrato de transporte entre el cargador y la naviera.
• Es un recibo de mercancía.
• Es un documento de título, lo que significa que el titular tiene el derecho de propiedad sobre la carga.

En el contexto de envíos desde Estados Unidos, este documento debe reflejar fielmente:

• El origen y destino de la carga.
• El tipo de mercancía.
• Las condiciones de transporte.
• El nombre de la empresa transportista.
• Los términos pactados (como los Incoterms®).

Un B/L mal elaborado puede generar problemas de liberación de mercancías o de transferencia de propiedad.

¿Qué documentos necesitas para importar mercancías a Estados Unidos?

En muchos casos, los documentos para importar a Estados Unidos son similares a los de exportación, como la factura comercial y el Bill of Lading. Sin embargo, el proceso de importación también requiere cumplir con requisitos específicos exigidos por la CBP y otras agencias federales.

1. Importer Security Filing (ISF o “10+2”)

El ISF es una declaración obligatoria para todas las mercancías que llegan por vía marítima a Estados Unidos. Su función es proporcionar información anticipada sobre el embarque al CBP, para mejorar la seguridad nacional y detectar posibles riesgos.

Debe ser presentado al menos 24 horas antes de que el buque zarpe desde el último puerto extranjero hacia EE. UU.

Entre los datos que exige el ISF se encuentran:

• Identificación del vendedor.
• Identificación del comprador.
• País de origen de la mercancía.
• Lugar de consolidación.
• Código HTS.

Importante: El incumplimiento o presentación tardía del ISF puede conllevar multas de hasta USD 5,000 por cada infracción.

2. Licencia de importación (cuando sea requerida)

Aunque CBP no exige una licencia general para importar mercancías a Estados Unidos, sí existen productos que están regulados por otras agencias, como:

• FDA (alimentos, bebidas, cosméticos, medicamentos)
• USDA (productos agrícolas)
• ATF (bebidas alcohólicas, tabaco, armas)

Si tu mercancía está dentro de alguna categoría regulada, debes gestionar previamente una licencia de importación específica ante la agencia correspondiente.

¿Qué pasos seguir antes de importar a Estados Unidos?

Antes de iniciar el proceso de importación hacia EE. UU., es recomendable seguir una serie de pasos que garanticen una gestión eficaz:

Trabaja con un agente de aduanas autorizado

Un customs broker o agente de aduanas facilitará todos los trámites ante el CBP y te ayudará a evitar errores costosos.

Firma un poder legal (Customs Power of Attorney)

Este documento autoriza al agente de aduanas a actuar en tu nombre para todas las gestiones aduaneras relacionadas con tus embarques.

Evalúa la contratación de un Customs Bond

Un Customs Bond es una garantía exigida por CBP para cubrir posibles deudas tributarias y responsabilidades aduaneras. Hay dos tipos:

• Single Entry Bond: para un solo envío.
• Continuous Bond: válido por 12 meses para múltiples envíos.

Consejo: El Continuous Bond suele ser más rentable si haces más de tres importaciones al año.

Presenta tu ISF con suficiente antelación

Presenta tu ISF entre 48 y 72 horas antes de la salida del buque desde el puerto de origen. Así aseguras que no haya retrasos ni sanciones a tu carga.

Documentación adicional que puede ser necesaria

Además de los documentos principales mencionados anteriormente, existen otros documentos que pueden ser requeridos en función del tipo de mercancía o del país de destino:

• Certificados de origen (CO): necesarios para demostrar que los productos cumplen con los requisitos de origen de acuerdos comerciales (como el T-MEC).
• Certificados fitosanitarios o sanitarios: en el caso de alimentos, plantas, productos orgánicos o animales.
• Certificados de inspección o control de calidad: en productos industriales, maquinaria, textiles, etc.
• Documentos de seguro: pólizas que cubren la carga durante el transporte internacional.

Resumen de los documentos más importantes para exportar e importar desde EE. UU.

Tener en regla los documentos para exportar o importar desde Estados Unidos es un paso esencial para asegurar el éxito logístico y comercial de tus operaciones internacionales.