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Melbourne Airport, VIC, Australia |
En el transporte aéreo internacional, la guía aérea (Air Waybill o AWB) es uno de los documentos más importantes. Representa el contrato de transporte entre el expedidor y la línea aérea, y al mismo tiempo, sirve como recibo de las mercancías embarcadas. Este documento es emitido por la aerolínea o por el agente de carga que actúa en su nombre, y certifica que el transportista ha recibido la carga en buen estado y se compromete a entregarla al destinatario en el aeropuerto acordado.
El formato y contenido de este documento están estandarizados a nivel internacional por la IATA (Asociación Internacional de Transporte Aéreo), asegurando que cualquier aerolínea o agente de carga pueda interpretarlo de manera uniforme, independientemente del país de origen o destino.
Conociendo a detalle la guía aérea
Estructura general de la guía aérea (AWB)
Antes de detallar las copias que se emiten, es fundamental comprender qué información contiene una guía aérea. En términos generales, incluye:
- Número de la guía aérea (identificador único del envío).
- Nombre y dirección del remitente (shipper).
- Nombre y dirección del destinatario (consignee).
- Aeropuerto de salida y de destino.
- Descripción de la mercancía (peso, volumen, tipo de embalaje, cantidad).
- Tarifas y cargos del transporte.
- Instrucciones especiales del embarque.
- Firma del remitente y del transportista.
Cada una de las copias del documento contiene esta misma información, pero se destina a distintos actores del proceso logístico y administrativo. Por ello, se diferencian mediante colores y numeración específica.
Mayor información: Cómo llenar la Guía Aérea o Air Waybill
¿Cuántas copias se emiten de la guía aérea?
Se emiten al menos ocho copias de una guía aéreas, cada una con un color y destino específico. Esta multiplicidad de ejemplares permite que todos los actores involucrados en la operación aérea —remitente, transportista, destinatario, aeropuertos y agentes intermediarios— cuenten con un respaldo documental del envío.
Estas copias se clasifican en dos grupos principales:
- Originales (3 copias): tienen carácter legal y probatorio.
- Copias adicionales: se utilizan con fines administrativos, operativos y de control.
Cada ejemplar cumple una función distinta en el proceso logístico, desde la salida de la mercancía en el aeropuerto de origen hasta su entrega en destino.
Original número 1 (Verde) – Para la línea aérea
Esta primera copia de color verde es el original que conserva el transportista, es decir, la aerolínea.
Su propósito es servir como prueba del contrato de transporte, ya que acredita que la empresa aérea ha aceptado las mercancías bajo las condiciones establecidas. También es el documento que la aerolínea presenta ante las autoridades aduaneras o de aviación si es necesario justificar la operación.
Este original queda archivado en los registros de la aerolínea y se utiliza para fines contables, estadísticos y de control interno. En caso de reclamaciones o inspecciones, esta copia tiene validez legal para demostrar las condiciones acordadas.
Original número 2 (Rosa) – Para el destinatario
El segundo original, impreso en color rosa, se entrega al destinatario o consignatario de la carga.
Este documento le permite al receptor reclamar la mercancía en el aeropuerto de destino y verificar que el envío corresponde a lo pactado.
Aunque no otorga derechos de propiedad transferibles, sí es la constancia documental de que la mercancía está consignada a su nombre. El consignatario puede presentarlo ante las autoridades aduaneras junto con otros documentos (factura comercial, lista de empaque, certificado de origen, etc.) para completar el proceso de despacho.
En la práctica, este original rosa representa la “versión del destinatario” del contrato de transporte aéreo.
Original número 3 (Azul) – Para el remitente
La tercera copia, de color azul, pertenece al remitente o expedidor de la mercancía.
Funciona como recibo de embarque, confirmando que la aerolínea ha aceptado la carga para su transporte. Este documento es fundamental para el exportador, ya que lo utiliza como evidencia de envío ante su cliente o ante instituciones financieras, en caso de operaciones con carta de crédito o pago documentario.
El original azul también le permite al remitente verificar los datos del embarque (peso, destino, número de vuelo, etc.) y conservar un registro del cumplimiento de sus obligaciones de entrega.
Copia 1 (Amarilla) – Para el destinatario al recibir la mercancía
La primera copia adicional, de color amarillo, es firmada por el destinatario al momento de recibir la carga.
Esta copia sirve como acuse de recibo y se devuelve a la aerolínea o al agente de carga como constancia de que la mercancía fue entregada en conformidad.
Se trata de un documento de control operativo que permite cerrar el ciclo logístico del envío y verificar que no hubo incidencias durante la entrega. En algunos casos, también puede utilizarse como soporte para el pago final de los servicios.
Copia 2 (Blanca) – Para el aeropuerto de destino
La siguiente copia, de color blanco, se destina al aeropuerto de destino.
Su función es servir como registro para las operaciones internas del terminal aéreo, en especial para el seguimiento y control de la carga a su llegada.
El personal de carga aérea y aduanas utiliza esta copia para verificar que los datos del embarque coincidan con los sistemas de control del aeropuerto, y para autorizar el retiro de la mercancía una vez completados los trámites necesarios.
Copias 3, 4 y 5 (Blancas) – Para aerolíneas sucesivas
En los envíos que involucran más de una aerolínea, como ocurre en trayectos con escalas o conexiones internacionales, se emiten tres copias adicionales de color blanco para las aerolíneas sucesivas.
Cada una de estas compañías recibe una copia que documenta su participación en el transporte.
Estas copias permiten mantener la trazabilidad del envío a lo largo de toda la cadena de transporte aéreo, desde el punto de origen hasta el destino final. Además, sirven como base documental para el reparto de responsabilidades, cobros y registros operativos entre las líneas aéreas involucradas.
Copia 6 (Blanca) – Para el agente de carga aérea
La última copia, también blanca, corresponde al agente de carga aérea que gestionó la expedición.
Su finalidad es mantener un registro administrativo y comercial del envío, útil tanto para control interno como para la elaboración de reportes mensuales o auditorías.
El agente de carga utiliza esta copia para verificar que todos los datos del embarque coincidan con las instrucciones del cliente y con los documentos complementarios (factura, lista de empaque, certificado de seguro, etc.). En algunos países, esta copia puede ser solicitada por las autoridades aeronáuticas para fines de control documental.
Diferencias entre guía aérea y otros documentos de transporte
Aunque su estructura puede recordar al conocimiento de embarque (Bill of Lading) del transporte marítimo, existen diferencias notables:
- La guía aérea no es negociable; el destinatario indicado es el único autorizado a recibir la carga.
- En la vía aérea, la entrega de la mercancía suele realizarse más rápido, por lo que el documento no viaja físicamente antes que la carga.
- El AWB no otorga derecho de propiedad, sino únicamente la posesión de la carga consignada.
- Su emisión está regulada por la IATA y por las normas internacionales de transporte aéreo de mercancías.
Evolución digital del documento: e-AWB
En los últimos años, la industria aérea ha adoptado el e-AWB (electronic Air Waybill), que reemplaza la versión en papel por un documento electrónico validado digitalmente.
El objetivo de esta modernización es agilizar los procesos, reducir errores manuales y optimizar el flujo de información entre aerolíneas, agentes y autoridades.
La e-AWB mantiene la misma validez jurídica que la versión física, pero su gestión electrónica facilita la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
Cada vez más aerolíneas y operadores logísticos adoptan este formato como parte de la transformación digital del transporte aéreo internacional.
