Uno de los aspectos técnicos donde más errores siguen cometiendo muchas empresas exportadoras e importadoras es en el uso de los Incoterms. Y resulta llamativo, porque precisamente fueron creados para evitar confusiones en las operaciones internacionales.
Aun así, continúan apareciendo problemas derivados de interpretaciones incorrectas, responsabilidades mal definidas o acuerdos logísticos poco claros que terminan generando costes inesperados, retrasos o conflictos entre comprador y vendedor.
La razón suele ser bastante simple: muchas empresas utilizan los Incoterms como si fueran únicamente tres letras comerciales, cuando en realidad determinan buena parte de la operativa logística, los riesgos y las responsabilidades dentro de una operación internacional.
Los Incoterms definen mucho más que el transporte
Las reglas Incoterms fueron desarrolladas por la Cámara de Comercio Internacional con el objetivo de crear un lenguaje común en comercio exterior. Gracias a ellas, exportador e importador pueden entender con precisión quién asume costes, riesgos y responsabilidades durante el transporte de la mercancía.
Cada término establece hasta dónde llega la obligación del vendedor y a partir de qué punto pasa a intervenir el comprador. Y aunque muchas veces se simplifican como una cuestión puramente logística, la realidad es que afectan directamente aspectos financieros, documentarios y operativos de toda la operación.
Por eso escoger correctamente un Incoterms no debería ser una decisión automática ni una costumbre heredada de operaciones anteriores. Debe responder al tipo de mercancía, al medio de transporte, al mercado de destino y al grado de control que la empresa quiere mantener sobre la operación.
No todos los Incoterms sirven para cualquier transporte
Uno de los errores más frecuentes aparece cuando se utilizan términos incompatibles con el medio de transporte elegido. Hay Incoterms pensados específicamente para transporte marítimo y otros diseñados para operaciones multimodales, terrestres o aéreas.
Sin embargo, todavía es habitual encontrar operaciones por carretera utilizando términos marítimos o acuerdos mal construidos donde se mezclan responsabilidades que no corresponden al término elegido.
Ese tipo de errores genera justamente lo contrario de lo que buscan los Incoterms: incertidumbre.
También ocurre con bastante frecuencia que algunas empresas utilizan EXW mientras siguen asumiendo tareas logísticas que realmente corresponden a otros términos más adecuados, como FOB o FCA. El problema no es únicamente técnico; cuando las responsabilidades no están claras, aparecen conflictos sobre costes, seguros, daños o retrasos durante el transporte.
El nivel de control también debe influir en la elección
Escoger un término más avanzado no siempre significa hacer una mejor operación. Muchas empresas aceptan trabajar con DAP o DDP sin tener verdadera experiencia en el mercado de destino, sin conocer bien la logística local o sin controlar adecuadamente cuestiones aduaneras y fiscales del país receptor.
Y ahí es donde empiezan muchos problemas.
Cuanto más evolucionado es el término elegido, mayor suele ser el nivel de responsabilidad asumido por el exportador. Por esa razón, antes de comprometerse con operaciones donde asumimos logística en destino, conviene preguntarse si realmente conocemos ese mercado y si tenemos capacidad para controlar correctamente toda la operación.
Cuando no existe suficiente experiencia o el destino genera incertidumbre, suele ser más prudente trabajar con términos donde la empresa mantenga el control únicamente hasta el punto donde realmente puede gestionarlo con seguridad.
Los Incoterms también afectan el cobro internacional
Otro aspecto que muchas empresas pasan por alto es la relación entre los Incoterms y la forma de pago internacional.
En operaciones documentarias, especialmente cuando se trabaja con créditos documentarios, el término elegido puede facilitar o complicar enormemente toda la operativa bancaria. La documentación de transporte exigida por el banco debe ser coherente con el tipo de transporte y con el término acordado entre las partes.
Por eso logística, exportación y departamento financiero deberían trabajar coordinadamente cuando se define una operación internacional. Lo contrario suele traducirse en discrepancias documentarias, retrasos de cobro o problemas que podrían haberse evitado desde el principio con una planificación más precisa.
El lugar indicado en el Incoterms es tan importante como las tres letras
Otro error bastante habitual consiste en utilizar el término comercial sin especificar correctamente el lugar exacto de entrega.
Y ese pequeño detalle puede generar enormes diferencias de interpretación. No es lo mismo indicar únicamente un país o una ciudad que señalar de manera concreta el puerto, terminal, almacén o punto logístico donde termina realmente la responsabilidad del vendedor.
Cuando esa información no queda claramente definida, exportador e importador pueden interpretar lugares distintos de entrega y terminar discutiendo sobre costes que nadie esperaba asumir.
Los Incoterms ayudan precisamente a evitar ese tipo de situaciones, pero únicamente cuando se utilizan de manera correcta y completa.
Porque al final, en transporte internacional, muchos problemas no aparecen por grandes errores estratégicos. Aparecen por pequeños detalles mal definidos al inicio de la operación.