¿Cómo preparar una cotización internacional para exportar?

Con el fin de agilizar las negociaciones comerciales con un cliente o proveedor internacional el importador o exportador debe conocer los elementos y conceptos que lleva una adecuada cotización internacional


Con el fin de agilizar las negociaciones comerciales con un cliente o proveedor internacional el importador o exportador debe conocer los elementos y conceptos que lleva una adecuada cotización internacional garantizando así un buen inicio de la relación comercial.

Como el inglés es el idioma de negocios por excelencia, es requisito para un importador o exportador conocer la traducción de estos conceptos o su origen del inglés.

Entonces, ¿Qué debe contener una cotización internacional para agilizar el inicio de las negociaciones comerciales?

1. Información de la empresa (Company Information)

Es la presentación general de lo que hace la compañía exportadora y cuál es el objetivo de la relación comercial.

2. Información del producto (Product Information – Product Features)

Es la información general del producto a negociar al igual que sus características técnicas. Esta descripción debe ir acompañada de imágenes y fichas de datos (Datasheet) cuando es necesario.

3. Empaque y embalaje (Packing)

Es la descripción de las opciones de empaque y embalaje disponibles para el producto. Por ejemplo, la cerveza puede ser empacada en latas de aluminio de 330ml o envases de vidrio de 500ml, y a su vez, embaladas en cajas de cartón o canastas, en estibas y en contenedores. En este punto se debe indicar con precisión las medidas de la unidad de carga, su peso y volumen, y cuántas unidades se pueden ubicar en un contenedor de 20 o 40 pies. Toda esta información será relevante para el cálculo de fletes y preliquidaciones que realice el cliente internacional.

4. Cantidad mínima de pedido (Minimum Order Quantity – MOQ)

La cantidad mínima de pedido comúnmente conocida como MOQ es la mínima cantidad de producto que despacha un proveedor internacional o exportador. Esto depende de muchos factores como la disponibilidad del producto en inventario, la personalización del producto o simplemente condiciones comerciales.

5. Términos internacionales de comercio (Incoterms)

Los términos Incoterms son términos legales usados para regular la relación comercial entre un comprador y vendedor. Estos regulan las condiciones de entrega de la mercancía y la distribución de los riesgos, costos y trámites de la operación internacional. Los términos Incoterms afectan directamente el precio a cotizar por lo cual se deben indicar en la cotización internacional junto con el punto de entrega de la mercancía. Por ejemplo, un exportador puede cotizar una tonelada de su producto así; USD$1250 TON FOB SANTOS, es decir, el precio de la tonelada del producto puesto en el buque en el puerto (De origen) de Santos es de USD$1250.


6. Puerto o aeropuerto de despacho (Port/Airport of dispatch)

Según el INCOTERM negociado la mercancía generalmente puede ser despachada desde un puerto o aeropuerto. Este dato es útil para que el cliente internacional cotice con su agente de carga el flete al puerto de destino.

7. Precio (Price)

El precio se debe expresar según el Incoterm a negociar, sin embargo, generalmente se cotiza en FOB, CIF, FCA y EXW. 

8. Condiciones de muestras (Sample Conditions)

La evaluación de un producto implica el envío de muestras por lo cual es importante indicar el precio de las mismas y condiciones de entrega.

9. Términos de pago (Payment Terms)

En la cotización internacional se deben señalar los medios de pago aceptados para la operación como los son las cartas de crédito y las transferencias electrónicas. Además de ello se debe expresar la financiación o no de la operación y los pagos por adelantado. Por ejemplo, un exportador puede solicitar pago por medio de LC (Letter of credit) o T/T (Telegraphic Transfer), y un 30% por adelantado y el restante 70% al presentar los documentos de embarque.

10. Tiempo de elaboración y despacho (Leadtime)

El Leadtime es el tiempo que tarda el proveedor internacional o exportador en producir la mercancía y embarcarla. Se debe tener en cuenta para una planeación logística de tiempos de entrega y recepción de la mercancía en destino al igual que para el trámite de los pagos internacionales.

11. Subpartida arancelaria (HS Code)

Se debe suministrar al menos la subpartida arancelaria del país de origen de la mercancía para que el cliente internacional o importador ubique la subpartida en el país de destino y pueda hallar los tributos aduaneros a pagar y los requisitos de entrada del producto a su país.

Para finalizar les presento una lista de chequeo para verificar que la cotización internacional cuente con una oportuna información sobre la operación ofrecida. 
  • Company Information 
  • Product Information 
  • Packing 
  • MOQ 
  • Incoterms
  • Port/Airport of dispatch 
  • Price 
  • Samples Conditions 
  • Payment Terms 
  • Leadtime 
  • HS Code. 
Si usted como exportador presenta una cotización con toda esta información generará una buena impresión en su cliente y garantizará el buen inicio de la relación comercial al suministrarle información oportuna para los cálculos y análisis que realiza un importador.

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DIARIO DEL EXPORTADOR: ¿Cómo preparar una cotización internacional para exportar?
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