Una vez establecida la lista de empresas como clientes potenciales a los que conviene invitar, es importante contactarlos entre ocho y seis semanas previas al inicio de la feria
Una vez tomada la decisión de asistir como expositor en una feria internacional, es conveniente comenzar a realizar todos los preparativos para una exitosa participación. Lo aconsejable es efectuar una planeación con un año de anticipación.
Entre los preparativos, la invitación a clientes potenciales para que visiten su stand es una de las más complejas, y comúnmente ignoradas por las empresas participantes, ya que consideran que el stand por sí mismo les dará suficientes contactos para lograr sus objetivos. No es así, las empresas que buscan resultados, no solo atienden al visitante que pasa por su stand sino que generan la llegada de cliente y compradores potenciales a su stand a través de múltiples comunicaciones a lo largo del periodo de preparación de la participación.
El primer paso es elaborar una relación de empresas que conviene que visiten el stand de exhibición durante la feria. Esta información puede obtenerse en las cámaras de comercio, oficinas comerciales de su país, portal web de la feria, directores web, entre otros. Luego, se debe realizar un screening, en base a criterios, por ejemplo tipo de cliente (importador, distribuidor, agente), tamaño de la empresa, líneas de producto, etc.
Una vez establecida la lista de empresas como clientes potenciales a los que conviene invitar, es importante contactarlos entre ocho y seis semanas previas al inicio de la feria, a fin de darles a conocer nuestra empresa, los productos y servicios que promovemos y hacerles saber que participaremos en determinada feria. Asimismo, aprovechar en invitar a nuestros clientes actuales, extenderles la invitación a visitar nuestro stand.
Algunos organizadores de ferias, ponen a disposición formatos de cartas o invitaciones impresas que podemos personalizar y enviar. Algunas de estas invitaciones contienen un descuento en el precio de la entrada o bien son un pase de acceso sin costo al evento. Si éste es el caso hay que ver si la invitación cuenta con un código de barras que se puede enviar por correo electrónico y el invitado puede imprimirlo, llevarlo al área de registro del evento y canjearlo por su gafete, o bien revisar si la invitación se tiene que enviar por correo ordinario. En este caso se recomienda usar una mensajería solo para aquellos clientes potenciales que ya hemos calificado previamente.
Si se decide por enviar las invitaciones por correo electrónico, es altamente recomendable llamar para confirmar la recepción del correo y si es necesario reenviarlo. Es también una manera de ir construyendo la relación con el cliente potencial. Es importante tratar de tener contacto aunque sea telefónico con nuestro invitado antes de verlo en el stand.
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