7 estrategias de gestión de riesgos en la distribución internacional

Los costos de transporte deben ser controlados y la mercancía entregada con prontitud y en buenas condiciones. Independientemente de lo que ...


Los costos de transporte deben ser controlados y la mercancía entregada con prontitud y en buenas condiciones. Independientemente de lo que transporte o de las fronteras que tenga que cruzar, puede crear una ventaja competitiva y mantener sus márgenes de beneficio siempre que planifique correctamente.

Cuando las mercancías están en tránsito, son más vulnerables a las amenazas de riesgo. Cuanto más grande y valioso es el envío, mayor es el riesgo, y las soluciones son mucho más difíciles de implementar cuando el problema se encuentra en la mitad del mundo.

Una estrategia bien desarrollada y la debida diligencia pueden ayudarlo a administrar muchos de los tipos de riesgos que acompañan a la distribución internacional:
  • El envío que se esperaba hace dos semanas ha desaparecido
  • El contenedor se deslizó del aparejo de la grúa y se abrió en el muelle
  • Miles de bolsas de arroz están mojadas y mohosas
  • No se ha tenido noticias del barco fletado
  • Al envío se le negó la entrada a su país de destino

7 estrategias de gestión de riesgos

1. Ejerza la debida diligencia al contratar un transportista

  • Determine cuánto tiempo ha estado en el negocio el transportista
  • Verifique su equipo o centro de distribución: bien mantenido y seguro
  • Determinar su modelo de negocio: su propia flota o propietarios-operadores por contrato. Asegúrese de que su personal esté capacitado y calificado
  • Verifique el historial del transportista
  • Consulte con otros clientes sobre sus experiencias trabajando con el transportista
  • Verificar el historial de accidentes y entrenamiento de los conductores
  • Comprender la tasa de reclamo de flete
  • Si usa un agente de carga, averigüe a quién usa como transportista
  • Revisar las relaciones con los transportistas o transitarios que se han desarrollado, asegurándose de que se mantengan los niveles de servicio

2. Comprender qué documentación se requiere

Para mover sus mercancías a nivel internacional y cumplir con las regulaciones, debe comprender exactamente qué documentación se necesita. Sus documentos deberán incluir toda la información relevante. Si sus documentos no son claros o inexactos, sus envíos podrían sufrir retrasos importantes. Proteja su negocio, sus ganancias y su tiempo manteniendo registros rigurosos.

Muchos servicios de transporte no tienen documentos. Por ejemplo, las cotizaciones, reservas y documentación de trenes se realizan en línea. En Canadá, EE. UU. Y la mayor parte de Europa, la documentación aduanera es digital. Sin embargo, esto no es cierto para todos los países. Asegúrese de consultar con los consulados y agentes los procedimientos para la presentación de documentación y aduanas en otras jurisdicciones.

Céntrese en la precisión, las descripciones detalladas y la documentación completa de los documentos de envío:
  • Conocimientos de embarque
  • Hojas de ruta, documentos de título
  • Facturas de venta
  • Documentos aduaneros (incluida cualquier información fiscal)
  • Certificados de seguridad y salud
  • Permisos de importación
  • Certificados de origen

3. Asegúrese de que los contratos sean claros

El contrato de compraventa de la mercancía establecerá las condiciones de entrega de la mercancía. Las reglas de Incoterms afectarán la forma en que se entregan los productos, dónde los vendedores y compradores asumen la responsabilidad de los productos y de qué son responsables cada uno.

Dado que el costo de transporte de mercancías no suele estar incluido en el contrato de venta de mercancías, es necesario un contrato con un tercero para la entrega y el transporte internacional de mercancías. Este contrato es entre el remitente y el transportista, y determina los derechos y obligaciones de todas las partes involucradas en el transporte de la mercancía. El remitente puede ser el vendedor, el comprador o un transportista. El contrato es generalmente un conocimiento de embarque o carta de porte.

Asegúrese de que los términos y condiciones del contrato de transporte sean claros y que cada parte comprenda sus derechos y obligaciones en virtud del contrato. Busque asesoramiento legal si es necesario, por ejemplo, negociar contratos de fletamento de embarcaciones.

4. Comunicarse de manera clara y oportuna

Las buenas comunicaciones son una parte importante de la gestión de riesgos. Asegurarse de que se proporcione información detallada de manera oportuna puede ayudar a reducir los costos adicionales:
  • Evite los costos de almacenamiento o transporte no planificados asegurándose de que el transportista tenga detalles específicos sobre la terminal portuaria para entregar la carga.
  • Comunique la información correcta al personal de respuesta a emergencias cuando transporte mercancías peligrosas o peligrosas para que se puedan tomar las medidas adecuadas para mitigar incidentes o informar condiciones inseguras.
  • Dígale al importador cuándo estará la carga en la frontera para asegurarse de que la documentación aduanera se presente en el momento correcto.
  • Asegúrese de que la compañía de seguros tenga el nombre de la embarcación de transporte, el número de registro y otros detalles pertinentes para que los riesgos de la carga estén cubiertos.
Proporcionar información importante de manera oportuna puede resultar complicado en el comercio internacional debido a las zonas horarias y la fecha límite internacional. Es importante mantener informadas a las partes interesadas con información precisa. Los cambios en los conocimientos de embarque/cartas de porte (por ejemplo, el número de contenedores y sus descripciones) o cualquier requisito especial deben comunicarse a las partes interesadas correspondientes para garantizar que la carga se manipule correctamente.

Si no se comunican los cambios a todas las partes interesadas y no se documentan los cambios de manera adecuada, podría producirse lo siguiente:
  • Carga dañada
  • Pérdida de cobertura de seguro
  • Disputas de pago o no pago
Las diferencias de idioma y cultura también pueden afectar las comunicaciones. No toda la terminología, abreviaturas y jerga de la industria se entenderá en otro país. Si se requieren documentos en un idioma extranjero, asegúrese de contar con personal de traducción con experiencia en la industria del envío para asegurarse de que los términos y condiciones de los envíos se comuniquen claramente. A menudo, las organizaciones contratan agentes con habilidades comerciales y lingüísticas específicas para agilizar los asuntos comerciales en otros países.

5. Personal capacitado y calificado

Es importante que el personal que maneja y maneja la carga tenga la capacitación necesaria para garantizar el transporte seguro de la carga. Si utiliza un agente de carga para tratar con la aduana, asegúrese de que tenga personal que sea agentes de aduanas calificados.

Es en el mejor interés de todas las partes interesadas asegurarse de que las personas contratadas para conducir camiones, capitanear barcos, operar grúas portacontenedores y administrar los procesos aduaneros estén debidamente capacitadas y calificadas.

6. Implementar y mantener prácticas de seguridad

En general, los ladrones apuntarán a cargas pequeñas y de alto valor que sean fáciles de identificar y transportar. Existen muchas prácticas de seguridad que su empresa puede implementar para prevenir robos:
  • Llevar a cabo verificaciones de antecedentes exhaustivas de los nuevos empleados y nuevos contratistas
  • Los contenedores simples sin logotipos y nombres de empresas son útiles para ocultar el tipo de producto que podría estar dentro
  • Tenga en cuenta todos los productos que salen del almacén y asegúrese de que todos los camiones, contenedores y cajas estén debidamente sellados con los números de sello en la documentación
  • Utilice su criterio sobre los lugares de almacenamiento de envíos, las fechas y horas de entrega y recogida
  • Mantenga la confidencialidad de la hora, el lugar y las fechas de las entregas; esto impide la capacidad de los delincuentes para planificar los robos. Siga los protocolos de recogida y entrega para asegurarse de que los conductores legítimos accedan a los almacenes
  • Mantenga el tiempo en tránsito corto
  • El transporte aéreo es el método más rápido, seguro y conveniente para transportar mercancías a nivel internacional
  • Utilice rutas directas o entregas de un solo viaje cuando sea posible
  • Evite períodos prolongados en los que los contenedores estén desatendidos
  • Si es necesario almacenar contenedores, asegúrese de que estén en centros de distribución o patios de distribución cerrados y supervisados
  • Evite las áreas de alto riesgo o delincuencia cuando sea posible

7. Aprovecha la tecnología

Soluciones tecnológicas que van desde embalajes y precintos a prueba de manipulaciones hasta tecnologías de seguimiento por satélite:

Cerraduras:
  • Combinaciones de barras transversales de bloqueo roscadas a través de barras de bloqueo de puerta y manija de puerta con cables de acero
  • Cerraduras electrónicas para puertas de contenedores que se bloquean desde el interior del contenedor evitando que los ladrones accedan y rompan una cerradura
  • Cerraduras y sistemas electrónicos de dirección y motor que evitan que los ladrones se vayan con el camión y la carga
Focas:
  • Clavijas o etiquetas de plástico o metal que se pasan a través de las cerraduras del contenedor o las manijas de las puertas o cinta metálica numerada colocada sobre las aberturas, que se romperán si se abre la puerta del contenedor, lo que indica una manipulación
  • Sellos reutilizables que registran electrónicamente la cantidad de veces que se abren y cierran, proporcionando un registro de la cantidad de paradas que hace un vehículo y la frecuencia con la que se abre el contenedor.
Rastreadores y localizadores:
  • Los códigos de barras, las etiquetas RFID y los rastreadores GPS permiten controlar la carga y los vehículos
  • Sistemas donde los clientes obtienen la confirmación en línea del estado del envío y los tiempos de entrega estimados
  • Los códigos de barras y las etiquetas RFID permiten escanear o rastrear los envíos automáticamente en cada etapa del proceso de envío
  • Los sistemas GPS junto con el intercambio electrónico de datos (EDI) en línea y los sistemas de comunicación a bordo conectados a vehículos y contenedores permiten a los transportistas rastrear sus movimientos y proporcionar tiempos de entrega estimados precisos.
La pérdida de bienes, el robo y los daños pueden borrar cualquier ventaja competitiva obtenida por el comercio internacional. Planifique, prepare e implemente estrategias para administrar el riesgo y aumentar la seguridad de sus envíos.

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