La diligencia debida en las cadenas de suministro: Mejores practicas

La diligencia debida se extiende en toda su cadena de suministro, desde el seguimiento de las materias primas desde el origen hasta punto de destino


Hoy en día, las cadenas de suministro son más extensas que años o décadas atrás. También son globales, lo que los deja expuestos a una gran cantidad de amenazas, como guerras comerciales, quiebras, ataques cibernéticos, clima extremo o mercados de divisas volátiles.

Esto hace que mitigar los riesgos de los proveedores sea mucho más difícil, pero no imposible. Por eso, ha ido creciendo una tendencia en la dirección de garantizar la visibilidad y la transparencia en la cadena de suministro.

Las organizaciones de adquisiciones deben estar atentas y monitorear el riesgo utilizando datos precisos y oportunos sobre quién está exactamente detrás de los negocios con los que trabajan.

Para las organizaciones y los profesionales dentro de ella, la DILIGENCIA DEBIDA de la cadena de suministro se ha convertido en una de las formas más importantes de mitigar el riesgo, garantizar el cumplimiento normativo, diseñar la resiliencia y evitar daños a la marca por parte de clientes y activistas enojados y conscientes de la cadena de suministro.

La DILIGENCIA DEBIDA de la cadena de suministros ayuda a las empresas a minimizar el riesgo de estar expuestas a conflictos legales y de reputación al investigar a los socios comerciales que se alinean con sus propios altos estándares. Esta información le permite a una empresa acceder a información relevante sobre sus socios externos.

Los socios externos se refieren tanto a los jugadores del lado del mercado, es decir, a todas las partes involucradas en el lado de la oferta, incluidos los vendedores, la logística y los proveedores, como al lado de la venta que incluye mayoristas y distribuidores.

La información de calidad también brinda a las empresas la oportunidad de tomar una decisión informada con respecto a un socio externo, ya sea participar o continuar en el negocio o terminar la relación, para mitigar cualquier riesgo relacionado con el socio.

Pero mantener una DILIGENCIA DEBIDA EFICAZ en una cadena de suministro compleja no es tarea fácil. Requiere tiempo, dedicación, experiencia y tecnología, y, si se hace correctamente, es una práctica continua y en constante evolución, no un control ocasional. La diligencia debida de la cadena de suministro también está cambiando rápidamente porque la presión para comprender lo que sucede en cada capa y etapa de la cadena de suministro es mayor que nunca.

El reto de la visibilidad

La visibilidad, la transparencia y el conocimiento son las claves para una debida diligencia eficaz, pero también son los mayores desafíos de un profesional de la cadena de suministro.

Para citar solo un ejemplo, suponga que ha estado trabajando con el mismo proveedor de nivel 1 durante años y necesita saber quiénes son los subproveedores y contratistas de ese proveedor. Pero cuando pregunta, su proveedor de nivel 1 dice que no puede (o no quiere) proporcionar esa información, es posible que simplemente no tenga toda la información que está buscando y no esté equipado para recopilarla, pero es También es posible que sus proveedores no sean todos completamente legítimos y que su proveedor clave esté ocultando la información por autopreservación.

El problema es que necesita ese proveedor de nivel 1 y no tiene una alternativa viable. ¿A qué te dedicas? Desafortunadamente, incluso los esfuerzos mejor intencionados de diligencia debida responsable se frustran así todo el tiempo, por todo tipo de razones. Y no hay una solución mágica. Pero siguiendo algunas mejores prácticas clave, al menos puede acercarse al objetivo de una mayor transparencia en la cadena de suministro.

Primeros pasos con las mejores prácticas de debida diligencia en la cadena de suministro

1. Independientemente de lo que 'pueda hacer' y esté haciendo, asegúrese de tener un registro de auditoría documentado para mostrar. Incluso para los comerciantes confiables, los importadores y exportadores de bajo riesgo, el gobierno adopta una posición de "confiar pero verificar" y espera que las políticas, los procedimientos y los controles estén bien documentados.

2. Evalúe su software: para llevar a cabo una debida diligencia de última generación en la cadena de suministro, especialmente para una empresa mediana o grande, es fundamental contar con las herramientas tecnológicas adecuadas y el personal capacitado para utilizarlas. Pero estas herramientas, si bien son importantes, no necesariamente deben obtenerse todas a la vez.

Por ejemplo, las pequeñas empresas con cadenas de suministro relativamente simples pueden buscar en sitios web gratuitos del gobierno las partes denegadas y las listas de sanciones que podrían aplicarse. La búsqueda manual es tediosa y lleva mucho tiempo, y rápidamente se vuelve insostenible con más de un pequeño número de proveedores.

Del mismo modo, si su empresa ya tiene un ERP, puede que no sea necesario invertir en un software separado de Denied Party Screening (DPS), porque es técnicamente posible (aunque no trivial) integrar datos de DPS en un ERP. O, según su ERP, se pueden agregar módulos separados que pueden ayudar con la detección, el cumplimiento, la gestión de importación/exportación, el abastecimiento y otras herramientas de la cadena de suministro, según sea necesario.

3. Desarrolle sus herramientas: la ventaja de una herramienta específica de tareas para la detección de partes denegadas, el análisis de rutas comerciales u otras áreas de la gestión de la cadena de suministro es que dichas herramientas brindan una variedad mucho más sólida de capacidades en torno a una sola tarea.

Por ejemplo, una buena herramienta de detección de terceros no solo detecta entidades restringidas, sanciones, personas políticamente expuestas y medios adversos, las listas que analiza se actualizan automáticamente, los datos son más limpios (y por lo tanto más confiables), las variables de riesgo son configurables y los sistemas de alerta son más precisos.

Sin embargo, independientemente de las herramientas que se utilicen, el objetivo de tenerlas es recopilar la mayor cantidad posible de datos de la cadena de suministro, de modo que cuando surja un factor de riesgo, por ejemplo, evidencia de trabajo infantil, un desastre natural inminente, tenga el conocimiento y capacidad para pivotar rápidamente y emplear opciones alternativas.

Metas a corto, mediano y largo plazo

No importa dónde se encuentre su empresa en la curva tecnológica, aún es posible fortalecer las capacidades de diligencia debida mediante la aplicación simultánea de estrategias a corto, mediano y largo plazo.

A corto plazo: asegúrese de que los nuevos socios/proveedores estén alineados con los objetivos de su empresa. Pregunte acerca de sus controles, procedimientos y precauciones, y no firme ningún acuerdo comercial nuevo sin la diligencia debida adecuada por adelantado. Las expectativas sobre mano de obra, medidas ambientales, etc., deben incluirse en el contrato.

Mediano plazo: como práctica continua, continuar revisando e investigando a los proveedores actuales para localizar brechas de conocimiento y posibles factores de riesgo. Manténgase informado sobre el software automatizado que mejor puede satisfacer las necesidades de su empresa y trabaje para adquirirlo. Esto puede requerir persuadir a la alta gerencia de que la justificación para adquirir nueva tecnología tiene sentido, pero si alguna vez hubo un momento en que los altos líderes se sintieron inclinados a escuchar a los profesionales del comercio mundial, es ahora.

A largo plazo: pase lo que pase, es importante encontrar formas de obtener visibilidad de la cadena más allá de los proveedores de nivel 1, y eso puede llevar tiempo. Ayuda a desarrollar mejores relaciones con los proveedores para generar confianza. Si los proveedores confían en usted, es más probable que respondan a las solicitudes de información sobre la cadena de suministro.

La DILIGENCIA DEBIDA de la CADENA DE SUMINISTRO debe ser un proceso continuo y de mejora constante, por lo que cualquier esfuerzo hacia la mejora probablemente será un paso en la dirección correcta, sea lo que sea para su organización.

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