Cómo tener éxito en los primeros 90 días de su nuevo trabajo como Gerente de Exportaciones

Prepárese para el éxito y siga esta guía para tener éxito en la primera semana, el primer mes y los primeros 90 días como gerente de exportaciones

Cómo tener éxito en los primeros 90 días de su nuevo trabajo como Gerente de Exportaciones

Es posible que algún día se encuentre en el siguiente escenario: Es su primer día en el trabajo como nuevo Gerente de Exportaciones de MLV Inc. ¿Adónde va? ¿Qué debes hacer? ¿A quién deberías ver? Quizás lo más importante, ¿Cómo sabrá si está alcanzando sus hitos?

Entrar en un nuevo entorno empresarial puede resultar abrumador, incluso si tiene años de experiencia en la gestión de exportaciones. Hemos elaborado una hoja de ruta para ayudarlo a comenzar (y mantenerse) fuerte en su nuevo rol. Piense en esto como un plan de "30/60/90 días" para el éxito.

Los primeros 30 días: Conociéndote

Comenzar en una nueva empresa puede resultar abrumador. Están aprendiendo nuevos sistemas y entendiendo la cultura de la empresa... ¡sin mencionar todas sus siglas internas! Como nuevo gerente de exportaciones, sus esfuerzos durante los primeros 30 días deben centrarse en conocer el sistema y el proceso de exportación de la empresa tal como existe en la actualidad. (¿Tienen un sistema de gestión de exportación? De lo contrario, es posible que debamos hacer algunos cambios de inmediato).

Algunas ideas para ayudar durante este tiempo:

1. Evaluar

Realice una descripción general de las políticas, los procedimientos, los formularios y los documentos actuales para facilitar el cumplimiento de las exportaciones. ¿Hay errores evidentes? ¿Alguna "ganancia rápida" que pueda lograr con un simple cambio? En esta etapa, no estás buscando hervir el océano. Ni siquiera balancear el bote.

Su objetivo es comprender (lo mejor posible) la estructura de la gestión de exportaciones existente (o la falta de ella). Tome notas sobre las áreas que pueden necesitar atención y comience a desarrollar un plan.

2. Conocer y saludar

Si pasa demasiado tiempo a puerta cerrada leyendo documentos, la gente podría preguntarse qué pasa. Es esencial salir y reunirse con las personas que participan de las exportaciones de alguna manera durante sus trabajos diarios. Como sabe, el hecho de que exista un sistema de gestión para las exportaciones no significa necesariamente que se siga. (O seguido de la manera correcta). Programe tiempo y conozca a estas personas.

Haga preguntas abiertas y permítales llenar los vacíos con su conocimiento de cómo cumplen con las normas comerciales.

La lista de departamentos variará de una empresa a otra, pero las funciones laborales típicas incluyen: Adquisiciones, Ventas, Envíos y Recepción, Asuntos Legales, Recursos Humanos, TI, Ingeniería y Calidad.

3. Apoyo a la gestión

Mientras se familiariza con los roles funcionales que interactúan con el cumplimiento comercial, también es una buena idea reunirse con el nivel gerencial más alto (razonable para su rol). Discuta la importancia del cumplimiento de los procesos en las exportaciones con ellos y mantener un sistema de gestión actualizado. Pregúnteles si tienen áreas problemáticas que necesitan atención. Asegúrese de contar con su apoyo al asumir este nuevo rol.

4. Revisar envíos de muestra

Reúna un grupo de documentos para un envío típico de importación y exportación. (Alguien guarda estos documentos, ¿verdad? De lo contrario, es posible que hayamos identificado nuestra primera "brecha" de cumplimiento que debe abordarse). Revise estos para ver si hay errores y precisión.

Cree una lista de la información requerida y verifíquela con los documentos de muestra. ¿Falta algo? Por ejemplo, ¿los valores son los mismos para los mismos artículos? ¿Qué pasa con los códigos HTS? ¿Hay consistencia aquí? ¿Se manejan los envíos con licencia de acuerdo con las condiciones de la licencia? ¿Se le da seguimiento al usuario final, la cantidad y el valor?

5. Espera escuchar

Durante esta fase de su nuevo rol, espere escuchar a muchas personas decir: "Siempre lo hemos hecho de esta manera". Está bien. No es necesario corregir cada pequeño error o mostrar a las personas todas las formas en que se equivocan. Haz aliados y deja que la gente sepa que estás aquí para ayudar.

31 a 60 días: sentando las bases

A estas alturas, está aprendiendo la terminología y ha descubierto cómo usar la elegante máquina de expreso en la sala de descanso. ¡Buen trabajo! Tómese este tiempo para desarrollar planes y forjar relaciones más profundas con las personas que lo ayudarán a ejecutar su visión. Resista la tentación de lanzar un nuevo sistema o proceso para la gestión de las exportaciones para todos sin previo aviso ni aceptación.

Algunos hitos para pensar:

1. Declaración de política de gestión

¿La empresa tiene uno? ¿Debería actualizarse? ¿Aborda el compromiso de cumplimiento de MLV Inc.? Hable con su liderazgo y cree uno según corresponda. El compromiso de la gerencia es uno de los aspectos más importantes de cualquier programa de cumplimiento de importaciones/exportaciones. Esta puede ser una herramienta útil para enviar con anticipación cualquier cambio que pueda realizar en el futuro.

2. Apagar incendios

Todos hemos estado aquí. A medida que las personas te conozcan, vendrán con el “incendio de emergencia” diario que necesitan que apagues. La gestión de las exportaciones se trata, sin duda, de hacer que los productos entren (o salgan) por la puerta de la manera más eficiente y compatible posible.

Solo date cuenta de que no todo es un "incendio" real que requiere que lo dejes todo. Durante esta etapa, comprenda las prioridades reales y lo que puede esperar. Intenta responder, no reaccionar.

Si pasa todo su tiempo reaccionando a los problemas de los demás, terminará sin tiempo para implementar los cambios generales y las metas de su lista.

3. Forjar relaciones

Continuar desarrollando relaciones con el personal clave responsable de las exportaciones. Deberías tener algunas ideas sobre lo que te gustaría cambiar ahora. Pídeles a esas personas su opinión. “¿Cómo sería si hiciéramos esto? ¿Cómo cambiaría eso sus operaciones? ¿Mejoraría o empeoraría las cosas?”.

Si obtiene la aceptación de las personas y tiene voz en lo que está sucediendo, será más probable que apoyen sus iniciativas y ejecuten su plan para mejorar las funciones de cumplimiento comercial en toda la organización.

4. Crear un plan de implementación

A partir de su evaluación, desarrolle un plan para implementar todas las acciones correctivas. Comparta esto con sus clientes potenciales funcionales. Por favor, dales una vista previa de lo que viene.

5. Evaluar la formación

Ahora sería un buen momento para revisar los materiales de capacitación de la empresa. ¿Están desactualizados? ¿Están siendo entregados a la audiencia correcta con los objetivos de aprendizaje correctos? ¿Hay lagunas de conocimiento que deben abordarse?

6. Escuchar…

Puede comenzar a escuchar: "¿Por qué estamos cambiando algo que no está roto?" Ayude a las personas a comprender que la empresa no está cambiando por cambiar. Se trata de mejorar .

Hágales saber que está en el mismo equipo y, al trabajar juntos, pueden ayudar a la empresa a mitigar los riesgos de cumplimiento y ser más eficientes.

61 a 90 días

¡Felicidades! Has pasado semanas preparándote y ahora es el momento de la gran revelación. Durante esta fase de su nuevo rol de Gerente de Exportación, implementará mejoras o nuevos procesos para ayudar a MLV Inc. a ser más competitivo.

Metas que vale la pena considerar:

1. Nuevo Programa de Exportaciones

Finalice su revisión completa de políticas y procedimientos. Comience a ejecutar su plan de implementación. Evite enviar el programa a todos y decir: "Avíseme si tiene alguna pregunta".

En su lugar, celebre reuniones con cada grupo afectado por el programa de exportaciones. Explique lo que está cambiando para ellos y lo que permanece igual. Hágales saber que está aquí para ayudar.

2. Entrenamiento de implementación

Aquí también es cuando puede abordar cualquier deficiencia de capacitación identificada anteriormente. Dedique tiempo a capacitar a las personas sobre los elementos del nuevo programa que se aplican a sus trabajos. No necesitan ser expertos en toda la gestión de exportación. (¡Ese es tu trabajo!)

En cambio, la gente quiere saber qué se debe hacer de manera diferente y cómo hacerlo. También querrán saber que tienen un recurso al que acudir si tienen preguntas o necesitan ayuda.

3. Escuchar

En un mundo perfecto, deberías escuchar a la gente decir: “¡Buen trabajo! Nos has ayudado. ¡No sé cómo hicimos esto antes sin ti!” Date una palmadita en la espalda. También puede recibir rechazo o conflicto de personas que todavía quieren hacer las cosas a la antigua. Apóyate en ese conflicto, pero no pierdas la calma.

Mantente siempre profesional y respetuoso. Recuérdele a la gente el compromiso de la gerencia y cómo está dispuesto a ayudar. ¡A veces, esas discusiones difíciles pueden convertirse en el comienzo de excelentes relaciones y mejoras que nunca habías considerado! Entonces, no te asustes.

Mejora continua para Gerentes de Exportación

Ahora que ha cumplido los primeros 90 días en su nuevo rol como Gerente de Exportación, puede levantarse y descansar... ¿verdad? ¡Ja! Sería bueno. Sin embargo, la gestión de las exportaciones es una actividad constante del día a día en MLV Inc.

Siga avanzando, manteniéndose actualizado sobre las cambiantes regulaciones de exportación. Hable con la gente y asegúrese de verificar/evaluar los procesos a lo largo de cada exportación.

Seguir este plan lo ayudará a establecerse como un valioso recurso dentro de la organización y preparará el escenario para años de éxito en su nuevo rol.

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