A continuación, se comparte algunos ejemplos básicos de modelos de correspondencia por correo electrónico que puede utilizar en la exportación
En el ámbito empresarial el correo electrónico es probablemente el medio de comunicación más utilizado a pesar de los avances tecnológicos a la fecha; especialmente para aquellos cuya lengua materna no es el inglés, el correo electrónico es un salvavidas. Todos sabemos que entablar conversaciones con empresas de diferentes países puede ser muy estresante y hacemos todo lo posible para expresarnos correctamente.
Como el tema de la conversación es de negocios es muy importante expresarse bien y el miedo a que no nos entiendan es lo que nos estresa al hablar por teléfono. Como tal, el correo electrónico es tanto un medio claro de comunicación como un registro de nuestras conversaciones. En el caso de que surja una disputa entre las partes por algún motivo, las correspondencias por correo electrónico intervienen y resuelven el conflicto.
A continuación, se comparte algunos ejemplos básicos de modelos de correspondencia por correo electrónico que puede utilizar:
1. Company Introduction / Introducción de la Compañía
Dear Sir/Madam,
I’d like to introduce our company …… dealing in the …… business since …… .
We have …… years of experience in the …… trade with … . Along with our strong position in the domestic market, we are expanding internationally.
We’d like to provide our services for …… at competitive prices. Please contact me with your needs and inquiries you may have.
Looking forward to your response and doing business with you.
Best Regards,
Signature
Querido señor/señora,Me gustaría presentarles nuestra empresa …… que opera en el negocio …… desde …….Tenemos …… años de experiencia en el …… comercio con … . Junto con nuestra sólida posición en el mercado nacional, nos estamos expandiendo internacionalmente.Nos gustaría brindar nuestros servicios para …… a precios competitivos. Por favor, póngase en contacto conmigo con sus necesidades y consultas que pueda tener.Esperando su respuesta y hacer negocios con usted.Atentamente,Firma
Dear Madam/Sir,
We, …(company/brand name)…, are the manufacturer and exporter of …(product)… . Our company is located in …(city)… , (Country) and dealing the business since …(date)… .
Enclosed you’ll find our detailed company introduction informing who we are, what we do, working terms and product catalogue.
I’ve checked your website and seeing that our businesses are relevant, I’d like to make our offer to you.
If you would be interested, I’d be happy to send you any further information you may need.
Thanking for your kind interest and I look forward to your early reply.
Best Regards,
Signature
Estimado Señor / Señora,Nosotros,…(nombre de la empresa/marca)…, somos el fabricante y exportador de…(producto)…. Nuestra empresa está ubicada en …(ciudad)… , (País) y se ocupa del negocio desde …(fecha)… .Adjunto encontrará nuestra introducción detallada de la empresa que informa quiénes somos, qué hacemos, términos de trabajo y catálogo de productos.Revisé su sitio web y, al ver que nuestros negocios son relevantes, me gustaría hacerle nuestra oferta.Si está interesado, estaré encantado de enviarle cualquier información adicional que pueda necesitar.Gracias por su amable interés y espero su pronta respuesta.Saludos,Firma
2. Request for Appointment / Solicitud de Cita
Dear Madam/Sir,
We, …(Company/Brand name)…, are the manufacturer and exporter of …(product)… . Our company is located in …(city)… , (Country) and dealing the business since …(date)… .
Enclosed you’ll find a detailed company introduction informing who we are, what we do, working terms and product catalogue.
I’ll be in …(city or country)… between …(arrival)… and …(departure… During this period I’d like to visit you to present our services and negotiate possible business opportunities.
I would appreciate if you give me an appointment.
I look forward to your confirmation and meeting you soon.
Best Regards,
Signature
Estimado Señor / Señora,Nosotros,…(Nombre de la empresa/marca)…, somos el fabricante y exportador de…(producto)…. Nuestra empresa está ubicada en …(ciudad)… , (País) y se ocupa del negocio desde …(fecha)… .Adjunto encontrará una introducción detallada de la empresa que informa quiénes somos, qué hacemos, términos de trabajo y catálogo de productos.Estaré en…(ciudad o país)… entre…(llegada)… y…(salida… Durante este período me gustaría visitarlos para presentarles nuestros servicios y negociar posibles oportunidades de negocio.Le agradecería que me diera una cita.Espero su confirmación y conocerte pronto.Atentamente,Firma
3. Answering an Enquiry / Responder una Consulta
Dear Mr/Ms…,
Thank you for your inquiry concerning our …(products)… .
Enclosed you’ll find our catalogue. Please check our catalogue and reply me with the specific products you’re interested in. Then I’ll send you our prices asap.
Please let us know if there is any other way in which we can be of help. Thanking you for your kind interest.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra…,Gracias por su consulta sobre nuestros...(productos)... .Adjunto encontrará nuestro catálogo. Consulte nuestro catálogo y responda con los productos específicos que le interesan. Luego le enviaré nuestros precios lo antes posible.Háganos saber si hay alguna otra manera en la que podamos ser de ayuda. Gracias por su amable interés.Atentamente,Firma
Dear Mr/Ms …,
Thank you for your interest in our company and products.
Enclosed you’ll find our catalogue and price list. Please contact us for further information you need any time.
Looking forward to your reply soon.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra …,Gracias por su interés en nuestra empresa y productos.Adjunto encontrará nuestro catálogo y lista de precios. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información que necesita en cualquier momento.Esperando su respuesta pronto.Atentamente,Firma
4. Acknowledgement and Acceptance of Order / Acuse de recibo y aceptación del pedido
Dear Mr/Ms …,
We confirm the receipt of your order according to the proforma invoice dated …(pi date)… and numbered …(pi no)… for the shipment of (product).
Shipment will be made in accordance with the conditions agreed and confirmed on the Proforma Invoice …(Proforma No)… .
We will have your order ready for delivery on (date).
Sincerely,
Signature
Estimado Sr. / Sra …,Confirmamos la recepción de su pedido de acuerdo con la factura proforma fechada…(pi fecha)… y numerada…(pi no)… para el envío de (producto).El envío se realizará de acuerdo con las condiciones acordadas y confirmadas en la Factura Proforma…(Proforma No)… .Tendremos su pedido listo para su entrega el (fecha).Atentamente,Firma
5. Not Accepting the Order / No aceptar el pedido
Dear Mr/Ms … ,
We have received your order for shipment dated …….
Unfortunately, we are not in a position to deliver your order since our entire production is sold out for the next (…) months.
We regret not being able to meet your order, but we will be in touch with you as soon as our stocks are available.
Sincerely,
Signature
Estimado Sr. / Sra … ,Hemos recibido su pedido para envío con fecha …….Desafortunadamente, no estamos en condiciones de entregar su pedido ya que toda nuestra producción está agotada para los próximos (…) meses.Lamentamos no poder atender su pedido, pero nos pondremos en contacto con usted en cuanto nuestras existencias estén disponibles.Atentamente,Firma
6. Notification of Shipment / Notificación de Envío
Dear Mr/Ms … ,
We wish to inform you that your order no …… was shipped today.
Please find the documents for clearance in the attachment. The original documents have also been shipped to your address. Tracking no: ……
We hope you will find this shipment satisfactory and we look forward to receiving your additional orders.
Best regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra … ,Deseamos informarle que su pedido no …… fue enviado hoy.Encuentre los documentos para la autorización en el archivo adjunto. Los documentos originales también han sido enviados a su dirección. Número de seguimiento: ……Esperamos que encuentre este envío satisfactorio y esperamos recibir sus pedidos adicionales.Saludos,Firma
7. Delay Payment Reminder / Recordatorio de pago atrasado
Dear Mr/Ms … ,
Pursuant to your order dated ……, your goods were shipped on …….
According to the terms agreed, payment should have been made in (number of days) days after receipt of the shipment. However, we have not received the payment yet.
We therefore, request that you forward the sum of (amount) as soon as possible. We kindly await confirmation of payment.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra … ,De acuerdo con su pedido de fecha ……, sus productos se enviaron el …….De acuerdo con los términos acordados, el pago debería haberse realizado en (número de días) días posteriores a la recepción del envío. Sin embargo, aún no hemos recibido el pago.Por lo tanto, le solicitamos que envíe la suma de (cantidad) lo antes posible. Esperamos amablemente la confirmación del pago.Atentamente,Firma
8. Apology and Replacement of Damaged Goods / Disculpa y Reemplazo de Bienes Dañados
Dear Mr/Ms …,
It was distressing to learn that the …(products)… we shipped to your firm arrived as damaged. Per your request, (amount of products) will be shipped together with your next order. Please turn over the damaged goods to the driver at the time of delivery.
I am sorry that this unfortunate incident occurred and sincerely appreciate your continued patronage.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra …,Fue angustiante saber que los... (productos)... que enviamos a su empresa llegaron dañados. Según su solicitud, (cantidad de productos) se enviará junto con su próximo pedido. Entregue los bienes dañados al conductor en el momento de la entrega.Lamento que haya ocurrido este desafortunado incidente y agradezco sinceramente su continuo patrocinio.Atentamente,Firma
9. Request for Extension of Delivery Date / Solicitud de Ampliación de Fecha de Entrega
Dear Mr/Ms …,
I regret to say that we are unable to deliver your order no …… on the agreed date of …… for reasons beyond our control. (Here you can explain the reason of delay).
We regret this unintentional mistake on our part.
While we recognize that the time for performing under this agreement will have expired, we are requesting that you extend the time to (date) in order that we may finish your order and despatch properly.
Please accept our apology for this inconvenience. We will be looking forward to your response.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra …,Lamento decir que no podemos entregar su pedido no …… en la fecha acordada de …… por razones que escapan a nuestro control. (Aquí puede explicar el motivo del retraso).Lamentamos este error involuntario de nuestra parte.Si bien reconocemos que el tiempo para cumplir con este acuerdo habrá vencido, le solicitamos que extienda el tiempo hasta (fecha) para que podamos terminar su pedido y enviarlo correctamente.Acepte nuestras disculpas por este inconveniente. Estaremos atentos a su respuesta.Saludos,Firma
10. Denial of Request for Additional Discount / Denegación de Solicitud de Descuento Adicional
Dear Mr/Ms …,
Our established discount is 2% of the total invoiced amount when payment is received before the goods are shipped on board. This figure is based on cost, overhead and profit. To increase this discount rate for all of our accounts would seriously jeopardize our firm and to increase the rate for an individual account would be unfair.
We consider you a most valued customer and hope that you can appreciate our position in this matter. If we are able to accommodate you in any way that is within our company policy, we will be most happy to do so.
Thanking for your understanding and looking forward to your response.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra …,Nuestro descuento establecido es del 2% del importe total facturado cuando se recibe el pago antes de embarcar la mercancía. Esta cifra se basa en el costo, los gastos generales y las ganancias. Aumentar esta tasa de descuento para todas nuestras cuentas pondría en serio peligro a nuestra empresa y sería injusto aumentar la tasa para una cuenta individual.Lo consideramos un cliente muy valioso y esperamos que pueda apreciar nuestra posición en este asunto. Si podemos acomodarlo de cualquier manera que esté dentro de la política de nuestra empresa, estaremos encantados de hacerlo.Agradeciendo su comprensión y esperando su respuesta.Atentamente,Firma
11. Apology for Delayed Payment / Disculpa por el retraso en el pago
Dear Mr/Ms …,
I extend my sincerest apologies along with the attached swift of payment. I must confess that the due date completely slipped my mind.
Needless to say, there is no excuse for this. Please accept my warmest regards and sincerest hope that all is well.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra …,Extiendo mis más sinceras disculpas junto con el documento adjunto de pago. Debo confesar que la fecha de vencimiento se me olvidó por completo.No hace falta decir que no hay excusa para esto. Reciba mis más cordiales saludos y el más sincero deseo de que todo vaya bien.Saludos,Firma
12. New Customer Welcome / Bienvenida a nuevos clientes
Dear Mr/Ms …,
On behalf of (Company Name) I would like to welcome you as a new customer to our firm. We know that you will be extremely satisfied with our product range and the service we provide.
I do believe our partnership will last long years. Please be sure that we are all ready to help you with our solution-oriented approach and priciples.
Feel free to contact us for any kind of questions.
Best Regards,
Signature
Estimado Sr. / Sra …,En nombre de (Nombre de la empresa), me gustaría darle la bienvenida como nuevo cliente de nuestra empresa. Sabemos que estará extremadamente satisfecho con nuestra gama de productos y el servicio que brindamos.Creo que nuestra asociación durará muchos años. Asegúrese de que todos estamos listos para ayudarlo con nuestro enfoque y principios orientados a la solución.No dude en ponerse en contacto con nosotros para cualquier tipo de pregunta.Atentamente,Firma
13. Thanks for the Payment / Gracias por el pago
Dear Ms/Mr …,
I wish to acknowledge our receipt of payment and I would like to thank you for your prompt transfer following the despatch of the goods.
We look forward to many years of mutual prosperity.
Best Regards,
Signature
Estimada señora/señor…,Deseo acusar recibo de nuestro pago y me gustaría agradecerle por su pronta transferencia después del envío de las mercancías.Esperamos muchos años de prosperidad mutua.Atentamente,Firma
14. To Exhibit at a Trade Show / Para exponer en una feria comercial
Dear Madam/Sir,
As a producer and exporter of (your products), our company (Company name) is interested in participating in the (Trade Show) on (Date).
We kindly ask you provide us information of vacancies and pricing, the required forms and other information you may have for participants.
Thanking you in advance and looking forward to your earliest response.
Best Regards,
Signature
Estimado Señor/Señora,Como productor y exportador de (sus productos), nuestra empresa (Nombre de la empresa) está interesada en participar en la (Feria comercial) el (Fecha).Le pedimos amablemente que nos brinde información sobre vacantes y precios, los formularios requeridos y otra información que pueda tener para los participantes.Agradeciendo de antemano y esperando su pronta respuesta.Atentamente,Firma
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