Un cliente del extranjero se interesa en tus productos. Te pide una cotización y, en ese momento, decides cómo responder. En el mercado local bastaría con un presupuesto simple, pero al exportar se necesitan documentos más formales. Un documento importante es la factura proforma, una especie de cotización avanzada que marca el inicio de la relación comercial.
Lejos de ser un simple trámite, la proforma es la carta de presentación del exportador. Bien hecha, ayuda a cerrar un negocio; mal elaborada, puede hacer que el comprador busque otra opción.
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es una oferta formal de venta en formato de factura. No tiene valor contable ni fiscal, pero sirve como base para que el comprador internacional conozca con detalle el producto, el precio, los plazos de entrega y las condiciones de pago.
A diferencia de una cotización sencilla, la proforma:
- Refleja casi toda la información que después aparecerá en la factura comercial.
- Se usa como apoyo para licencias, financiamiento y trámites aduaneros.
- Funciona como plano de la operación de exportación.
Por eso, se ha convertido en una práctica común en la exportación, incluso cuando el comprador no la solicita.
Para qué sirve la factura proforma
Su importancia radica en que ayuda a reducir dudas y riesgos en operaciones donde intervienen varios actores: bancos, agentes de aduana, transportistas y aseguradoras.
Algunos de sus principales usos son:
- Carta de crédito: los bancos exigen la proforma para aprobarla.
- Licencias de importación: muchos países la piden antes de autorizar un embarque.
- Estimación de impuestos y aranceles: el comprador puede calcular con antelación sus costos.
- Financiamiento comercial: facilita que el importador solicite créditos o líneas de pago.
Más allá de lo obligatorio, hay casos en los que es recomendable incluirla:
- Primeras operaciones con un cliente nuevo.
- Transacciones de alto valor.
- Comparación de diferentes condiciones de envío.
- Operaciones donde la moneda puede fluctuar.
Qué debe contener la factura proforma
Una factura proforma completa debe ser clara, concreta y no dejar espacios para la duda. Sus apartados básicos son:
- Encabezado con la palabra Proforma Invoice.
- Datos completos del exportador e importador.
- Descripción detallada de los productos con código arancelario.
- Precios en la moneda acordada.
- País de origen de la mercancía.
- Condiciones de entrega bajo Incoterms 2020.
- Plazos y forma de pago.
- Fecha estimada de envío.
- Periodo de validez de la oferta.
Además, puede incluir detalles opcionales como desglose de fletes, seguros, tipo de cambio, tiempos de tránsito o requisitos de manipulación especial.
Cuanto más detallada y realista sea, menos espacio habrá para sorpresas durante el proceso de exportación.
Las ventajas de usar la factura proforma
El valor de la factura proforma está en que cumple varios objetivos al mismo tiempo:
- Facilita el cumplimiento aduanero. Los datos de la proforma alimentan la factura comercial y otros documentos de exportación.
- Apoya la negociación. Permite ajustar precios y condiciones antes de comprometerse con el contrato.
- Genera confianza. Presentar una proforma muestra profesionalismo y seriedad.
- Protege contra la volatilidad. Su periodo de validez ayuda a fijar precios frente a cambios en el transporte, divisas o aranceles.
En suma, es un documento que combina formalidad con flexibilidad.
Errores que conviene evitar
Muchos exportadores novatos cometen fallos que terminan complicando la operación. Entre los más comunes están:
- No indicar el Incoterm aplicable.
- Omitir la fecha de validez.
- Usar descripciones de producto demasiado generales.
- No detallar los términos de pago.
- No reflejar adecuadamente los costos de transporte o seguros.
Una factura proforma imprecisa puede retrasar el negocio o incluso hacerlo fracasar.
