El día a día en una agencia de carga internacional

En los últimos años se ha producido un incremento importante de agentes de carga internacional (en inglés, International Freight Forwarder) en el Perú. Como se sabe, una agencia de carga internacional es un operador de comercio exterior que debe estar debidamente acreditado por SUNAT y contar con la autorización de funcionamiento del Ministerio de Transporte y Comunicaciones (MTC).

La principal función del International Freight Forwarder es el transporte de carga desde o hacia cualquier parte del mundo. Habitualmente cuentan con un red de oficinas a nivel internacional propias o asociadas para realizar embarque o recepción de la carga, aunque también terceriza los servicios de las compañías navieras o aerolíneas y puede, si el cliente lo requiere, brindar otros servicios.

Pero, ¿Cómo es el día a día de estos agentes de carga y qué funciones realizan desde el punto de vista comercial, administrativo y operativo?

En el siguiente artículo me focalizaré en tres áreas claves de este operador en un proceso de importación: el área comercial, customer service y operaciones.

Operaciones neurálgicas

Área comercial: “Sin ventas no hay negocio”. Esa es la premisa de todos los ejecutivos que laboran en el área comercial quienes buscan constantemente clientes a los cuales brindar el servicio de transporte de carga vía marítima o aérea, pudiendo ser carga full container o una carga consolidada. Esta área cuenta con un staff de ejecutivos y una cartera de clientes. Sus ejecutivos realizan numerosas visitas para ofrecer las bondades de sus servicios y cotizan según el requerimiento del cliente, luchando por cerrar el negocio u operación con tarifas competitivas, pero también tienen reuniones una o dos veces a la semana para conocer la tendencia del mercado y sugerir algunos cambios o estrategias. Como en toda área comercial se establece metas a vender sobre la cantidad de TEUS (Twenty-foot Equivalent Unit) o volumen, también se puede medir en kilogramos si se trata de carga aérea.

Customer service (servicio al cliente): Agrupa a las personas encargadas de realizar las coordinaciones con los agentes del exterior. Una vez que el cliente confirme el embarque, emiten el shipping instruccions (instrucciones de envió) considerando el costo y la venta del servicio. Envían el pre aviso de embarque / pre alerta con copia del HAWB o HBL, administran las tarifas para el área comercial y verifican que la factura de la oficina de origen coincida con las tarifas pactadas.

Además, una vez que tiene toda la información del embarque, coordina con el área de operaciones. Las personas que laboran en esta área deben dominar el idioma inglés porque su comunicación será en esa lengua con los agentes del exterior, tanto de forma escrita como verbal, es constante.

Área de operaciones: Aquí se realiza la transmisión electrónica del manifiesto de carga consolidada en el plazo establecido por SUNAT, se envía el aviso de llegada a los importadores y se tiene continua comunicación con otros operadores logísticos como con las navieras (para coordinar la emisión del bill of lading u otras instrucciones; con el agente de aduana (para la entrega y endose del bill of lading o del air way bill - documentos de transporte), los agentes marítimos o portuarios (para el direccionamiento de la carga al depósito temporal solicitado por el cliente u otro y para el desglose de la carga para obtener los vistos buenos correspondientes), y con el depósito temporal (para coordinar el posicionamiento del contenedor consolidado y su apertura). También se encarga de preparar los expedientes de rectificación a ser presentados ante la SUNAT en caso de corrección de cantidad de bultos, descripción y otros aspectos. 

Es importante mencionar que las personas que laboran en estas tres neurálgicas áreas deben ser proactivos, contar con alta vocación de servicio y con capacidad para buscar soluciones inmediatas a cualquier inconveniente relacionado con la carga, la comunicación y seguimiento de los embarques. Esto es fundamental para lograr la plena satisfacción de los clientes y mantenerlos fidelizados.