Guía práctica sobre como participar en Ferias Internacionales

Participar en ferias internacionales es la forma de promoción de ventas más utilizada para las empresas exportadoras

Participar en ferias internacionales es la forma de promoción de ventas más utilizada para las empresas exportadoras o no exportadoras (en proceso de exportación), que buscan importadores/distribuidores e investigar el mercado; y en el caso de las empresas exportadoras mantenerse en comunicación con sus clientes, dar a conocer productos nuevos y sondear novedades en el mercado y sector.

La participación de una empresa en una feria internacional consta de 3 etapas de trabajo: el trabajo previo a feria (planeación), el que se hace durante la feria y el de seguimiento una vez que ha finalizado el evento.

El trabajo previo a feria

Como trabajo previo o de planeación para participar en una feria internacionales, la empresa debe llevar a cabo habitualmente las siguientes tareas:

1. Solicitar información de la feria a la entidad organizadora
2. Analizar costos, contra datos físicos del evento y del lugar donde se lleva acabo.
3. Asegurarse de que es una feria adecuada a los objetivos y giro de negocio de la empresa
4. Definir los objetivos a corto y mediano plazo de la participación
5. Decidir la participación, registrarse en la feria.
6. Preparar material promocional y de apoyo suficiente para los días que dure la feria. El material debe estar impreso al menos en inglés, pero si es posible agregar el idioma del país o mercado objetivo, ya que esto es muy apreciado por los clientes potenciales.
7. Preparar listas de precios como mínimo en tres Incoterms (EXW, FOB y CIF), considerando datos sobre envíos a los países de destino de la mayor parte de los visitantes para poder cotizar en los términos C.
8. Nombrar un coordinador y equipo a cargo de la participación, y determinar sus funciones y responsabilidades
9. Preparar una agenda de actividades.
10. Buscar y contactar a compradores potenciales para invitarlos a visitar al stand de la empresa durante el evento.
11. Tratar de contactar y hacer citas con distribuidores o representantes potenciales.
12. Reunir datos sobre los usos y costumbres del país o región donde se lleva a cabo la feria.

El trabajo durante la feria

Durante los días que dure la feria, la empresa lleva a cabo las siguientes actividades básicas:

1. Llevar un registro de todos los contactos hechos y del desarrollo de la agenda establecida.
2. Observar qué ofrece la competencia y cómo lo ofrece
3. Visitar tiendas locales fuera de la feria, que vendan el producto que se ofrece y analizar su venta al público
4. Tratar en la medida de lo posible de brindar a los compradores la mayor cantidad de información que soliciten.

Por otra parte, un trabajo importación es saber distinguir los tipos de visitantes. En una feria se pueden dar cuatro tipos de visitantes:

• Los clientes de la empresa (si es que ya vende en ese mercado)
• Clientes potenciales de la empresa
• Personalidades reconocidas
• Los curiosos que buscan muestras o folletos

Hay que dedicar atención a los dos primeros tipos, saber aprovechar la presencia del tercero, y procurar no perder tiempo con el cuarto

Para lograr una buena impresión en el visitante, la empresa debe tener en cuenta ciertas consideraciones:

• El montaje de un stand debe hacerse dentro de los tiempos establecidos por los organizadores y se debe evitar hacerlo durante la exhibición (en la práctica, inclusive esto último no es posible dado que hay vigilantes que sancionan a quien lo haga o simplemente no permiten actividad alguna en este aspecto).
• Se debe ser muy puntual, tratando de llegar al menos 15 minutos antes de que inicie el evento y retirándose hasta la hora señalada por los organizadores o cuando se haya ido el último comprador del stand.
• En una feria, el desmontaje del stand y muestras se debe hacer hasta el cierre de la feria y cuando se haya ido el último comprador del stand.
• Los caballeros deben usar siempre saco y corbata, y las damas deben de ir con arreglo formal, a menos que se trate de sectores en donde la indumentaria seleccionada por el sector comercial sea distinta.
• Se debe evitar consumir alimentos a la vista del público.
• Se deben evitar las bromas de corte étnico y las conversaciones sobre temas políticos o religiosos.
• Se debe recordar que se está en la feria por negocios, no por diversión, y en consecuencia evitar dejar solo el stand, ya que ello da la impresión de muy poca seriedad por parte de la empresa.

Finalmente, la presentación de muestras en un evento debe reflejar el carácter de la empresa; éstas deben verse claramente, y se debe tener a la mano la especificación técnica y el precio de todo lo que se esté ofertando en el stand.

El trabajo de seguimiento

El trabajo generado por la feria para la empresa no acaba con la clausura del mismo; en ese momento, solamente se está a la mitad del proceso. La palabra clave en el trabajo posterior a la participación en una feria es: SEGUIMIENTO.

El seguimiento se debe hacer dentro de los siguientes 30 días al cierre de la, contemplando:

• Envío de cartas de agradecimiento a todos los que visitaron el stand
• Captura de base de datos de contactos
• Concertación de citas posteriores con clientes existentes y clientes potenciales
• Seguimiento de cotizaciones y muestras solicitadas
• Seguimiento de clientes con interés a mediano plazo

Asimismo, tras el evento se debe evaluar si:

• Los objetivos planeados fueron alcanzados
• Hubo el número de visitantes estimado
• Se hizo notar la presencia de la empresa
• El producto era el correcto para el mercado

Es recomendable que antes de participar como expositor en una feria, la empresa visite el evento y lo analice. Puede resultar más costoso para la empresa participar en un evento a “ciegas”, por resultar inadecuado, que invertir en dicha visita.