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Consejos para participar en una rueda de negocios con éxito


Las ruedas de negocios son encuentros donde empresarios compradores y vendedores concertan citas para negociar la compraventa de un producto o servicio. Las ruedas de negocios pueden clasificarse en: mono o multisectoriales, según abarquen uno o varios sectores de actividad; Bilaterales o plurilaterales, según participen empresarios de dos o más países; Trimestrales, anuales o bianuales, de acuerdo a su periodicidad.

Para las empresas exportadoras, es una oportunidad para explorar nuevos mercados, contactar nuevos clientes o proveedores, conocer nuevos productos y/o servicios, promocionar productos y/o servicios y su comparación con los ofrecidos por los competidores, y concretar un negocio de exportación/importación.

Cada cita en una rueda de negocios se realiza con un potencial cliente o proveedor y, por tanto, siempre representa una oportunidad de negocios. Sin embargo, no todas las oportunidades se transforman en un negocio a corto plazo. Para tener una participación exitosa es necesario prepararse antes, durante y después de la rueda de negocios.

Antes de la rueda

  • No aguarde hasta último momento para completar el formulario de inscripción y hágalo de la forma más correcta y detallada posible. El formulario de inscripción es su tarjeta de presentación ante el resto de los empresarios que participarán y ante los organizadores.
  • Sea preciso en la definición del producto o servicio que ofrece o demanda porque eso facilitará la búsqueda de una contraparte (empresa compradora/vendedora) y multiplicará el número de contactos que puede realizar.
  • La inscripción en el evento es una condición necesaria, pero no suficiente para participar. Debe tener un rol activo en la gestión de sus citas de negocios, para lo cual debe ingresar a la plataforma y revisar los perfiles de las empresas inscriptas para elegir aquellas con las que se quiera reunir.
  • Busque información adicional sobre las empresas con las que planea reunirse.
  • Prepare materiales promocionales de su empresa y/o productos o servicios, tarjetas de presentación con sus datos de contacto. Lleve cuaderno de notas, conozca su capacidad de producción, sus costos y otras informaciones que considere relevantes para afrontar una negociación.
  • Si lleva muestras, verifique el procedimiento que la organización especificó para su ingreso al país. Recuerde que este procedimiento, según el tipo de producto, puede ser más costoso en términos de tiempo y de dinero.
  • Si lleva muestras, recuerde gestionar por la plataforma una vitrina o perchero para su exhibición en el evento.
  • Verifique las condiciones de acceso de sus productos o servicios a los mercados donde se ubican las empresas que se reunirán con usted.

Durante la rueda

  • Toda ocasión (eventos sociales, refrigerios, almuerzos, etc.) dentro de la rueda puede ser propicia para profundizar los contactos.
  • Sea puntual y prepare su cita de negocios para optimizar los resultados.
  • Enriquezca su agenda de negocios seleccionando empresas con las que no tiene una cita previa, la guía de los participantes es un catálogo de las empresas participantes que le facilitará esta selección, y solicite ayuda al centro de operaciones o a los organizadores para concretar la cita.
  • Escuche y consulte a su contraparte; recuerde que su cliente o proveedor potencial tienen una opinión sobre su producto, su competencia y el mercado, que vale la pena conocer.
  • Asegúrese de que sus productos se encuentran adecuadamente expuestos en las vitrinas o percheros; no olvide dejar los datos necesarios para que los interesados lo puedan ubicar fácilmente.
  • En caso de ser comprador, no olvide completar el formulario de intención de negocios: ayuda a la organización y le permite evaluar la calidad de los contactos mantenidos.
  • En caso de ser exportador, recuerde al final de cada cita o turno registrar su impresión y lo más importante del intercambio que mantuvo con los diferentes compradores.

Luego de la rueda

  • Evalúe su participación en la rueda de acuerdo al objetivo fijado.
  • Envíe las muestras, cotizaciones o facturas, en caso de haberse comprometido.
  • Realice un seguimiento de los contactos efectuados.
Para finalizar, antes de seleccionar la rueda de negocios donde participar, debe saber cuán preparada está su empresa para poder participar con éxito. Con base al diagnóstico, elija el evento más apropiado en el que pueda participar y fíjese un objetivo. No siempre los eventos más grandes son mejores que los más pequeños.

Las agencias de promoción de exportaciones, de desarrollo económico, los ministerios de industria y producción y las cámaras empresariales son instituciones que pueden ayudarlo con el diagnóstico inicial y a seleccionar el evento más adecuado a sus objetivos. Estas instituciones difunden con antelación los calendarios de las ruedas de negocios y divulgan las convocatorias por diferentes medios.

Una vez seleccionada la rueda de negocios a la cual concurrirá, verifique la fecha de inicio y finalización de las inscripciones y tenga presente que la inscripción para las ruedas de negocios más importantes de la región se realiza de forma electrónica.

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