Aspectos claves para obtener la autorización OEA en Colombia

La Dian calificará como operadores económicos autorizados, entre otros, a exportadores; importadores; despachantes; transportistas; intermediarios; operadores portuarios; aeroportuarios y de terminales; entre otros.

Los Operadores Económicos Autorizados, son una figura relativamente reciente, creada por la Organización Mundial de Aduanas, adoptada por 77 países en el mundo, como herramienta para homogenizar las prácticas seguras en el comercio internacional. Dicha figura fue adoptada en Colombia, reglamentada por el decreto Decreto No 3568 del 27 de septiembre de 2011, que dispuso los lineamientos a seguir por parte de los actores de la cadena de suministro que quieran certificarse como OPERADORES ECONÓMICOS AUTORIZADOS. Tal decreto se ha complementado por algunas resoluciones que aclaran requisitos y beneficios, entre otros temas.

El contar con una cadena de suministro internacional, segura y confiable, generará competitividad para las empresas exportadoras, importadoras y ahora para los agentes aduanales, cuyos tres actores, son los primeros autorizados por la entidad aduanera para aplicar a la obtención de tal acreditación.

Es importante mencionar que los empresarios Colombianos pueden optar por solicitar la certificación sin costo, bien sea en la categoría de seguridad y facilitación o seguridad y facilitación sanitaria.

En la siguiente figura se da a conocer el proceso general para la obtención de la certificación OEA, proceso que tardará cerca de 10 meses aproximadamente:

1. Se debe realizar la radicación de documentos.
2. Se debe sustentar cadena de suministro.
3. La autoridad aduanera planificará auditoria e informará de la misma.
4. La empresa solicitante realizará la corrección de "Acciones requeridas", si aplica.
5. La autoridad aduanera programará la segunda visita y verificará los respectivos cumplimientos.
6. Se expedirá la resolución como OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO.

Los siguientes son aspectos claves que los empresarios y consultores deben conocer a la hora de aplicar la certificación:

1. Revise siempre las condiciones mínimas a aplicar, haga los ajustes y posterior a ello, revise los requisitos según su papel. (Exportador, importador, exportador e importador o agente de aduana).
2. Radique la documentación con tiempo, el proceso que tendrá que realizar, se tardará aproximadamente 3 meses.
3. Todo el personal de la empresa deberá conocer sobre las políticas de seguridad, los controles, y los respectivos procedimientos.
4. La autoridad aduanera visitará y validará con cualquiera de los colaboradores la información radicada.
5. No cambie los documentos que radique ante la autoridad aduanera, cualquier cambio, generará un reproceso y hará que se alarguen los tiempos de respuesta.
6. Integre en sus auditorías internas la validación de los requisitos OEA para que pueda llevar un control y pueda mantener la certificación a largo plazo.
7. Recuerde plantear indicadores de seguridad y presentar la matriz de riesgos por procesos.

Tenga en cuenta que si se presenta como exportador se requieren 25 procesos documentados, en el caso de ser importador, se requieren 22 procesos documentados y si se trata de un agente de aduana, se requiere 15 procesos documentados.

Convertirse en un OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO, le permita acceder a beneficios aduaneros y tributarios, además que lo reconocerá en Colombia como una empresa, segura, confiable que cuenta con altos estándares y esto podrá facilitar su relación comercial con otros OEA en el mundo, que cómo se mencionó antes ya son cerca de 75 países quienes se han sumado a adoptar está figura y hay 16 países más que están en el trabajo de implementación, por tanto, vale la pena cumplir rigurosamente con todos los requisitos, que su empresa puede validar antes de presentarse ante la autoridad aduanera, realizando el ejercicio previo de autoevaluación con la herramienta que se puede descargar del sitio web oficial de la DIAN, en:
www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/autoevaluaci%C3%B3n.aspx

Para finalizar recuerde que la autoridad aduanera está confiando en su empresa, por tanto, mantenga sus procedimientos documentados, formatos actualizados y aplique siempre validaciones para que los resultados de los controles, generen los resultados que le permitan mantener a la compañía gozando de los beneficios otorgados por la autoridad aduanera.