15 tareas de los departamentos relacionados con la exportación

Durante una operación de exportación podemos identificar 15 tareas realizadas por los diferentes departamentos de la empresa

Las tres actividades clave en la gestión de exportaciones en una empresa son:

• Almacenaje: establecimiento de almacenes y localización de existencias.
• Cumplimentación de pedidos y distribución.
• Selección del modo de transporte y contratación y gestión del mismo.

Adicionalmente, existen una serie de requisitos que es deseable que determinado personal de la empresa cumpla: 

• Manejo de idiomas (el inglés es indispensable, el plurilingüismo resulta ventajoso).
• Conocimientos de marketing, comercio y transporte internacional.
• Habilidad en el trato personal (apertura a otras culturas, empatía, trabajo en equipo, etc.).
• Disposición a viajar con frecuencia.
• Destreza comercial y capacidad de negociación intercultural.

La distribución departamental que se decida en la empresa deberá cubrir, creación o no de un departamento de exportación, en cualquiera de los casos, los distintos bloques de tareas que deberá cumplir el personal para la gestión de las exportaciones son:

A. Tareas administrativas y comerciales

1. Gestión de correo físico y electrónico internacional

2. Gestión comercial internacional:

• Preparación de ofertas comerciales internacionales
• Recepción de pedidos y gestión de contratos
• Contratación y seguimiento de expediciones y transporte
• Elaboración de documentación para aduanas
• Colaboración con agentes o distribuidores
• Contratación de seguros
• Confección de remesa documentaria según el país

3. Facturación y cobro de operaciones

4. Gestión bancaria de cobros y pagos en operativa internacional

5. Cálculo de comisiones a agentes y gestión de su orden de pago

6. Marketing internacional:

• Actualización de información sobre mercados potenciales
• Desarrollo de planes de exportación con uso de marketing mix

B. Tareas de almacenamiento, distribución y transporte

7. Establecimiento de almacenes y control de existencias

8. Cumplimentación de albaranes, listas de empaque y distribución

9. Elección del modo de transporte y del transportista

10. Negociación y contratación de portes

11. Gestión documental y seguimiento del transporte

12. Coordinación de las entregas

C. Tareas de despachos

13. Preparación de pedidos

14. Embalaje

15. Carga y Estiba