15 tareas de los departamentos relacionados con la exportación

Las tres actividades clave en la gestión de exportaciones en una empresa son:

• Almacenaje: establecimiento de almacenes y localización de existencias.
• Cumplimentación de pedidos y distribución.
• Selección del modo de transporte y contratación y gestión del mismo.

Adicionalmente, existen una serie de requisitos que es deseable que determinado personal de la empresa cumpla: 

• Manejo de idiomas (el inglés es indispensable, el plurilingüismo resulta ventajoso).
• Conocimientos de marketing, comercio y transporte internacional.
• Habilidad en el trato personal (apertura a otras culturas, empatía, trabajo en equipo, etc.).
• Disposición a viajar con frecuencia.
• Destreza comercial y capacidad de negociación intercultural.

La distribución departamental que se decida en la empresa deberá cubrir, creación o no de un departamento de exportación, en cualquiera de los casos, los distintos bloques de tareas que deberá cumplir el personal para la gestión de las exportaciones son:

A. Tareas administrativas y comerciales

1. Gestión de correo físico y electrónico internacional

2. Gestión comercial internacional:

• Preparación de ofertas comerciales internacionales
• Recepción de pedidos y gestión de contratos
• Contratación y seguimiento de expediciones y transporte
• Elaboración de documentación para aduanas
• Colaboración con agentes o distribuidores
• Contratación de seguros
• Confección de remesa documentaria según el país

3. Facturación y cobro de operaciones

4. Gestión bancaria de cobros y pagos en operativa internacional

5. Cálculo de comisiones a agentes y gestión de su orden de pago

6. Marketing internacional:

• Actualización de información sobre mercados potenciales
• Desarrollo de planes de exportación con uso de marketing mix

B. Tareas de almacenamiento, distribución y transporte

7. Establecimiento de almacenes y control de existencias

8. Cumplimentación de albaranes, listas de empaque y distribución

9. Elección del modo de transporte y del transportista

10. Negociación y contratación de portes

11. Gestión documental y seguimiento del transporte

12. Coordinación de las entregas

C. Tareas de despachos

13. Preparación de pedidos

14. Embalaje

15. Carga y Estiba