6 áreas de su empresa que necesitan capacitación en exportación

A primera vista, convertirse en exportador parece bastante fácil. La investigación y el desarrollo necesitan saber cómo crear nuevos product...


A primera vista, convertirse en exportador parece bastante fácil. La investigación y el desarrollo necesitan saber cómo crear nuevos productos. Ventas y marketing necesitan saber cómo comercializarlos y venderlos. Y el departamento de exportación necesita saber cómo exportarlos.

Si solo fuera así de fácil

Construir una operación de exportación exitosa implica aprovechar los talentos de muchas personas en todas las áreas de su empresa. Y debido a que exportar implica algunos desafíos que quizás no enfrente en sus operaciones nacionales, requiere que todas estas personas en todas estas diferentes áreas entiendan cómo encaja su pieza del rompecabezas en la imagen final.

Con eso en mente, aquí hay seis áreas de su empresa que necesitan saber sobre la exportación junto con el tipo de información que necesitan comprender.

1. Su equipo de ventas

Sin duda, su equipo de ventas es una parte crucial para que su negocio funcione, pero si no están capacitados para exportar, es posible que estén haciendo promesas a los clientes que tal vez no puedan cumplir. Hay ciertos temas relacionados con la exportación que deben comprender.

Especificaciones técnicas

Su equipo de ventas necesita comprender las especificaciones de los productos que está exportando. Por ejemplo, ¿el producto que vende en EE. UU. funciona incluso en el país al que lo envía? ¿Es de 110 voltios o de 220 voltios? Detalles como este son limitaciones técnicas que limitarán los productos vendidos en ciertos países.

Incoterms 2020

Los Incoterms determinan si el exportador o el importador es responsable de partes específicas del viaje de exportación, incluido quién paga qué y cuándo es responsable de la transferencia de mercancías. Si su equipo de ventas no entiende los Incoterms, podrían aceptar un término de ventas que borrará cualquier beneficio que haya obtenido.

Tasas de impuestos

Su equipo de ventas debe conocer los códigos del Sistema Armonizado (HS) para los artículos que está exportando. Dependiendo de los Incoterms que estén usando, ignorar el código HS podría costarle dinero si su empresa es responsable del despacho de aduanas en el país de importación. E incluso si no está pagando aranceles e impuestos, los productos clasificados incorrectamente pueden hacer que se retengan en la aduana, lo que retrasa la entrega de los productos y el pago de los mismos.

Controles de exportación

No todos los productos fabricados en ámbito local se pueden exportar sin restricciones. Si bien los artículos con aplicaciones militares específicas son los ejemplos más obvios, incluso algunos productos fabricados con fines comerciales pueden controlarse. Como mínimo, su equipo de ventas debe comprender los fundamentos del cumplimiento de las normas de exportación, como se describe en nuestro informe técnico gratuito, Lo que debe saber sobre el cumplimiento de las normas de exportación .

2. Su equipo de gestión

Como todas las áreas de su negocio, son las personas en la parte superior de la empresa las que establecen las prioridades y modelan la actitud que los empleados de su empresa desarrollarán hacia la exportación. Si los altos ejecutivos no están totalmente detrás de una iniciativa de exportación, no tendrá el tiempo ni los recursos necesarios para el éxito.

Del mismo modo, si el director general, el presidente u otros altos directivos no hacen del cumplimiento de las exportaciones una prioridad, nadie más lo hará. Su equipo de gestión necesita comprender los riesgos de exportar.

La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero

En la mitología de la exportación, existe una noción casi romántica del tipo que puede sortear los obstáculos y las frustraciones del comercio internacional engrasando algunas ruedas, asociándose con las personas adecuadas y haciendo desaparecer los problemas. Si bien esta figura idílica podría haber sido admirada alguna vez, hoy en día esas personas están poniendo a su empresa en peligro.

Pasivos potenciales de exportación

Al exportar, puede hacer todo usted mismo, puede contratar proveedores como agentes de carga para que se encarguen de partes del proceso por usted, o puede hacer una combinación de ambos. No importa cómo lo haga, debe administrar activamente todas las partes del proceso, especialmente el cumplimiento de las exportaciones. Si sus gerentes no hacen que el cumplimiento de las normas de exportación sea una parte importante de su proceso de exportación, se está arriesgando mucho.

3. Su Departamento de Contabilidad

Iniciar o hacer crecer los esfuerzos de exportación de su empresa agrega desafíos adicionales para su departamento de contabilidad. Las formas estándar de hacer negocios a nivel nacional se vuelven inadecuadas o simplemente no funcionan cuando se trata de mercados internacionales.

Los términos comerciales que utiliza en su país no se reconocen y no funcionarán cuando haga negocios a nivel internacional. Determinar cómo cobrar y en qué moneda agregar nuevas variables a tus operaciones. Y la mayoría de los sistemas de contabilidad o ERP están sesgados hacia los negocios nacionales y pueden necesitar modificaciones o actualizaciones para manejar transacciones internacionales.

Su director financiero, contralor y departamento de contabilidad deben comprender las diferencias importantes en el comercio internacional.

Incoterms 2020

Los Incoterms facilitan la realización de negocios internacionales al definir los riesgos y responsabilidades de los participantes y, como tales, son algo importante que su departamento de contabilidad, deben conocer y comprender. Definen distintas obligaciones y responsabilidades entre compradores y vendedores y, por definición, tienen implicaciones para otros servicios necesarios para realizar la transacción, como contratos de transporte, seguro y pago.

Cartas de crédito

A menos que sea una organización benéfica o una agencia gubernamental, recibir un pago es la parte más importante de la exportación. Si no te van a pagar, ¿para qué molestarte? Comprender y evaluar los riesgos y beneficios de usar cartas de crédito u otras opciones de pago es crucial para su departamento de contabilidad. Hemos publicado decenas de artículos sobre cartas de crédito y condiciones de pago relacionadas que ayudarán a su empresa a equilibrar los riesgos y beneficios de varias opciones de pago.

Evaluación del riesgo

Su departamento de contabilidad necesita comprender el riesgo en la exportación, no solo el riesgo del cliente, sino también el riesgo del país y cómo influye en los términos que está dispuesto a ofrecer a su cliente internacional.

4. Su departamento de envío

Si bien el departamento de envíos generalmente no se pasa por alto cuando las empresas ingresan o expanden sus exportaciones, no siempre recibe la afluencia adicional de recursos que puede necesitar. Su departamento de envíos no solo comenzará a mover más productos, sino que se enfrentará a nuevos desafíos que probablemente no estarán preparados sin la capacitación adecuada.

Opciones de transporte

Si bien las empresas pueden tener opciones de transporte similares para sus envíos nacionales e internacionales, la realidad es que una vez que su empresa comience a exportar, puede utilizar métodos de envío que no ha utilizado antes. Eso significa que su departamento de envíos no solo debe comprender las diferentes opciones, sino también las ventajas y desventajas de cada una y la mejor manera de utilizar esos servicios.

Documentación de exportación

Si bien su departamento de envíos puede tener cierta experiencia en completar un conocimiento de embarque para sus envíos nacionales, los envíos de exportación requieren una variedad de documentos para sacar sus productos de su país y pasar por la aduana en el país de importación.

Asociaciones de proveedores

Su departamento de envíos necesita saber cómo trabajar con transitorios, agentes de aduanas y transportistas . También deben comprender que los requisitos de seguro pueden ser diferentes en cada transacción. No olvide que el hecho de que un agente de carga sea un socio no significa que sea totalmente responsable de su cumplimiento de exportaciones.

5. Su Departamento de Atención al Cliente

Según el lugar del mundo en el que planee exportar, es posible que deba adaptarse a diferentes zonas horarias y diferentes idiomas. Si bien es posible que haya abordado estos problemas con su departamento de ventas internacionales, las empresas no siempre consideran inicialmente cómo afectará a sus representantes de servicio al cliente.

Soporte Pre y Post Venta

Dependiendo de lo que venda, es posible que necesite un plan para manejar los problemas de servicio al cliente para sus clientes internacionales. ¿Sus productos requieren instalación y mantenimiento regular? ¿Sus productos o sus partes necesitan ser reparados o reemplazados regularmente? ¿Suele proporcionar soporte telefónico u otras opciones de soporte en vivo para sus clientes?

Dependiendo de cómo haya respondido estas preguntas, sus representantes de servicio al cliente deben comprender la cultura de las personas a las que brindarán apoyo, el proceso para enviar legal y económicamente bienes reparados y repuestos a clientes extranjeros y las restricciones para compartir información y tecnología controlada con extranjeros . nacionales

Si sus productos generalmente requieren instalación y servicio en el sitio, su personal de servicio debe saber cómo viajar con las herramientas y el equipo que necesitan usar cuando visitan las ubicaciones de los clientes en el extranjero.

Documentación de exportación

En muchas empresas que exportan, es el departamento de atención al cliente el que crea los documentos necesarios para los envíos de exportación. Si ese es el caso de su empresa, sus representantes de servicio al cliente deben comprender cómo determinar qué documentos se requieren y cómo completarlos con precisión.

Para preparar sus documentos correctamente, los representantes de servicio al cliente deben conocer los códigos correctos del Sistema Armonizado (HS) para sus productos y si requieren o no una licencia de exportación . Una comprensión básica de los Incoterms 2020 también es importante.

Todos los demás que tocan las exportaciones

Está bien, lo admito. El título de este artículo puede ser un poco engañoso. Realmente no hay solo seis departamentos o áreas de su empresa que necesitan capacitación en exportación. Todos y cada uno de los que tocan incluso la parte más remota del proceso de exportación deben comprender cómo encajan sus trabajos en el panorama general de un proceso de exportación exitoso.

¿Cuál es la mejor manera de hacer eso? La creación de un Programa de Cumplimiento de Exportaciones (PCE) por escrito para su empresa ayudará a garantizar que tenga procedimientos escritos para cada uno de los departamentos que tocan varias partes del proceso de exportación. También ayudará a las personas dentro de cada uno de esos departamentos a comprender cómo sus responsabilidades específicas impactan en toda la empresa.

Pero crear un PCE es solo el comienzo del proceso. Las empresas deben documentar que se está siguiendo el proceso para cada envío de exportación, revisar y auditar regularmente sus envíos de exportación para ver qué se está haciendo correctamente y qué áreas necesitan más trabajo, y brindar capacitación periódica a todos los empleados cubiertos por el PCE para que se mantengan actualizados. con sus responsabilidades y regulaciones de exportación.

Lo que es más importante, el presidente o director ejecutivo de la empresa debe comprometerse a invertir los recursos necesarios para crear y mantener el PCE. Sin el apoyo regular y visual de los altos ejecutivos del proceso, su PCE será solo otro manual escrito que se archiva en el cajón inferior del escritorio solo para sacarlo cuando algo sale mal.

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