¿Qué es un despachador de aduana y cuáles son sus obligaciones?

El Despachador de Aduana es aquella persona natural o persona jurídica facultada para efectuar el despacho aduanero de las mercancías

El Despachador de Aduana es la persona natural o persona jurídica facultada para realizar en nombre de otros, ante el servicio aduanero, trámites y diligencias relativos a la importación, la exportación y demás operaciones aduaneras. Esto incluye la presentación y preparación de los documentos, mediante los cuales la Aduana ejerce sus funciones de contralor documental, percepción y fiscalización.

El despachador de aduanas nunca actúa a nombre propio, es contratado por terceros. Tiene una relación de mandato con el importador y exportador y está obligado a responder como representante. La primera responsabilidad es cumplir las órdenes del mandante, va a obligar al importador y exportador en la medida de lo que haya sido autorizado.

Cabe mencionar que las personas natural o jurídica que estén autorizadas para actuar como despachadores de aduana y efectuar despachos aduaneros son responsables y responden patrimonialmente frente al fisco por los actos u omisiones en que incurra su representante legal, despachador oficial o auxiliares de despacho registrados ante la administración aduanera.

Servicios de un Despachador de Aduanas

Los servicios básicos son:

• Gestión Aduanera (Importación / Exportación) 
• Gestión Integral de autorizaciones y certificaciones ante diferentes organismos 
• Consultoría de comercio exterior

No obstante, los Despachadores de Aduana, también tienen la facultad, si el importador o exportador lo decidiere, de contratar a su nombre, los seguros y la logística de la mercadería, desde el lugar donde entra al país hasta su lugar de destino o viceversa.

Obligaciones generales de los Despachadores de Aduana

Los Despachadores de Aduana tienen la responsabilidad y obligación de realizar un declaración correcta de mercancías, proporcionando datos completos y correctos conformes a los documentos presentados para el despacho, es decir datos respecto al valor de la mercancía, la marca comercial, el modelo, cantidad, calidad, origen país de adquisición, subpartida nacional (que puede originar que haya incidencia en el pago de tributos y recargos), etc. Asimismo también deberán consignar correctamente los códigos aprobados por la autoridad aduanera a efectos de determinar la correcta liquidación de los tributos y de los recargos cuando corresponda.

En las diferentes legislaciones aduaneras, tiene bien definida sus obligaciones y responsabilidades, entre estas:

• Verificar los datos de identificación del dueño o consignatario o consignante de la mercancía o de su representante, que va a ser despachada, conforme a lo que establece la Administración Aduanera.
• Elaborar, suscribir y presentar las Declaraciones de Mercancías.
• Destinar la mercancía al régimen, tipo de despacho o modalidad del régimen que corresponda.
• Destinar la mercancía con los documentos exigibles según el régimen aduanero, de acuerdo con la normatividad vigente.
• No destinar mercancía de importación prohibida.
• Destinar la mercancía restringida con la documentación exigida por las normas específicas para cada mercancía.
• Llevar registros ordenados cronológicamente de los trámites que realiza.
• Disponer de la documentación exigible previo al despacho aduanero.
• Clasificar correctamente las mercancías en la Nomenclatura Arancelaria.
• Dar fe, ante Aduana por la correcta declaración de cantidad, calidad y valor de las mercancías.
• Comunicar a la Administración Aduanera cualquier anomalía que pudiera presentarse con los demás actores de la cadena logística; la documentación o mercancía de los despachos aduaneros.
• Facilitar las tareas de inspección, fiscalización e investigación que realice la Administración Aduanera.
• Mantenerse actualizado con relación a los adelantos tecnológicos, científicos e industriales, legislación, valoración, etc.
• Cooperar en el cumplimiento de las regulaciones de protección del medio ambiente, la salud y la propiedad intelectual.
• Desarrollo de capacidades para el control de mercancías peligrosas y de protección a la Propiedad intelectual.
• Alianzas estratégicas con el sector privado Incorporación de tecnologías que permitan prevenir y detectar el fraude, la piratería y el tráfico de armas.
• Liquidar en calidad de responsable los tributos aplicables.
• Constituir garantía ante el Estado para asegurar el cumplimiento de sus funciones.
• Comunicar a la Administración Aduanera cualquier cambio que pueda dar lugar alterar su responsabilidad.
• En caso de duda, debe realizar un examen previo de las mercancías.
• Contar con personal idóneo y especializado.
• Prestar asesoramiento en materia aduanera y comercio exterior.
• Conservar la documentación soporte original inherente a los  trámites aduaneros realizados.
• Legalizar fotocopias de los documentos originales que conserva en su archivo.
• Sujetar su actuación a la fiscalización aduanera durante el tiempo de prescripción tributaria.
• Sujetar su trabajo a las normas de ética profesional.

En conclusión, el despachador de aduana cumple un rol importante dentro de los procesos de comercio exterior, sin su considerable aporte y colaboración para la realización de los despachos aduaneros, las transacciones internacionales se verían imposibilitadas y dificultosas de realizarse para las empresas, esto debido a que son estos despachadores son los únicos autorizados para realizar los trámites o procedimientos aduaneros.

Nota:

Si bien los exportadores y/o importadores pueden realizar en algunos casos pueden efectuar despachos de mercancías sin requerir de los servicio de un Despachador Aduanero, siempre que no se excedan el monto que señala el reglamento de la Ley General de Aduanas y que constituyan previamente una garantía a satisfacción de la Autoridad Aduanera, en respaldo del cumplimiento de sus obligaciones aduaneras.