6 etapas del proceso de negociación: Encuentro

En una negociación internacional, partiendo desde el principio, es decir, desde una situación en la que no se conoce con quién se va a negoc...


En una negociación internacional, partiendo desde el principio, es decir, desde una situación en la que no se conoce con quién se va a negociar, pueden distinguirse seis etapas: Toma de contactoPreparaciónEncuentroPropuestaDiscusión y Cierre. En este post hablaremos sobre ENCUENTRO.

El primer contacto con la contraparte es decisivo para un buen desarrollo de la negociación. La primera impresión no se olvida, sobre todo si es negativa. El negociador debe adoptar un comportamiento que permita crear un clima favorable. Tiene que ofrecer una información favorable de la empresa que representa, de los productos y de él mismo, ya que a través de su comportamiento está transmitiendo la imagen de su empresa. En el primer encuentro, conviene respetar una serie de reglas generales, tal y como se recoge a continuación:
  • Sea puntual, aunque en el país que se visite haya flexibilidad en las citas.
  • Respete las normas de saludo y de presentación del país en el que negocie.
  • Utilice correctamente los nombres y los títulos de sus interlocutores.
  • Trate de decir algunas palabras en el idioma de su interlocutor.
  • Cuide el aspecto personal. Es preferible vestir de forma conservadora.
  • Sea amable. Respete las normas de cortesía.
  • Mantenga una actitud formal. Evite chistes y bromas.
  • Controle el tono de voz. No se ría a carcajadas.
  • Sea optimista. Utilice argumentos positivos.
  • Evite expresiones negativas, dubitativas o de sumisión.
  • Demuestre empatía. Póngase en el lugar de la otra parte.
En la primera parte de la negociación, hay que tratar de conocer las necesidades de la otra parte a través de lo que se denomina escucha activa:
Escucha activa = Escuchar + Observar + Cuestionar

En una escucha activa, se entiende que la otra parte tiene la palabra la mayor parte del tiempo. Se estima como correcta la norma del 60-30-10: 60% del tiempo habla la otra parte, 30% nosotros y 10% de silencio. No debe interpretarse lo que dice el interlocutor ni tratar de inducir sus respuestas. Es importante prestar atención a los gestos y a las posturas como reacción a nuestras preguntas, sobre todo en las culturas de alto contexto.

Para obtener información, es mejor realizar preguntas abiertas (¿por qué?, ¿cómo? ¿cuál es su opinión?) que cerradas (¿cuánto?, ¿dónde?, ¿tiene Usted...?). Hay que evitar preguntas que supongan un compromiso para el interlocutor o que impliquen algún tipo de información confidencial. En este sentido, no se debe hablar de márgenes comerciales, clientes, proveedores, organización interna de la empresa, niveles de responsabilidad, remuneraciones, etc. Muchas de las negociaciones fracasan porque en el primer encuentro no se ha hecho el esfuerzo de captar correctamente las necesidades de la otra parte.

La fase del primer encuentro termina con una presentación de la empresa, con la cual se pretende que el interlocutor adopte una posición favorable durante la negociación. Los argumentos deben apoyarse sobre la motivación del cliente. Las características técnicas o comerciales de la propuesta que se va a realizar se adaptan a las necesidades del cliente, mediante la exposición de unas ventajas que el negociador está en condiciones de probar. La argumentación sigue pues una secuencia: características- ventajas-pruebas.

El número de argumentos que se utilicen debe ser limitado, ya que en caso contrario pierden efectividad. En la negociación internacional, hay que tener en cuenta que los atributos o ventajas competitivas más importantes de los productos difieren de un país a otro. En unos, puede ser la calidad o la garantía, mientras que, en otros, prima el diseño, la marca o el país de origen. Es necesario tener presente estas preferencias para adaptar la argumentación a cada mercado.

Una forma de mejorar la presentación de una propuesta es distinguir entre las explicaciones y las justificaciones. Primero se debe exponer el contenido y luego justificarlo. Si se mezclan ambas cosas, se debilita la argumentación y la contraparte procederá rápidamente a pedir concesiones.

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