La participación fructífera en una feria comercial depende en gran parte del trabajo de preparación, lo invito a revisar estos 6 aspectos
Las ferias son eventos que se realizan periódicamente en determinadas plazas, a las cuales acuden oferentes (quienes promueven sus productos), además de posibles compradores, hombres y mujeres de negocios en busca de alguna alianza estratégica o representación, investigadores de inteligencia comercial en busca de información acerca de tendencias, avances y formas de comercialización para suministrarla a las empresas que los contratan.
Los objetivos para acudir a una feria comercial pueden ser muy variados y están en función de lo que desea lograr cada uno de los cuatro tipos de asistentes:
- Como expositor, abrir nuevos mercados.
- Como comprador, localizar y adquirir lo que requiere o desea en las mejores condiciones posibles.
- Como negociante, buscar la realización de un negocio, diferente a comprar o vender, que generalmente se desea realizar mediante alguna asociación estratégica, contrato de distribución o representación con alguna de las empresas expositoras.
- Como investigador, obtener información que le permita mejorar o desarrollar ventajas competitivas y estrategias acerca del producto y de la comercialización.
Pasos para preparar la participación en ferias comerciales
La participación fructífera en una feria comercial depende en gran parte del trabajo de preparación que se desarrolle, el cual comprende seis pasos:
1. Decisiones básicas
El primer paso, decisiones básicas, comprende las siguientes tareas:
- Análisis de la situación actual de la empresa
- Estudio de planes estratégicos de la empresa
- Decisión de participar en ferias comerciales
- Determinación de la forma de participar
- Fijación de objetivos de la participación
- Selección de la feria comercial a la cual se asiste
- Selección de productos a exhibir
2. Planeación y presupuesto
El segundo paso, planeación y presupuesto, comprende las siguientes tareas:
- Investigación inicial en fuentes secundarias sobre la o las posibles ferias comerciales.
- Investigación in situ.
- Definición de tareas y programación de tiempos.
- Diseño del stand o local de exhibición.
- Diseño de los exhibidores.
- Diseño del material promocional.
- Diseño de la publicidad.
- Diseño de las demostraciones.
- Diseño de la organización.
- Diseño de la logística.
- Definición de las fuentes de apoyo.
- Elaboración del presupuesto.
3. Preparación
Las tareas que se realizan en el tercer paso, preparación, son las siguientes:
- Reservación e inscripción en la feria comercial
- Integración del equipo de trabajo interno y externo
- Gestión de apoyo institucional
- Construcción, compra o renta del stand
- Construcción o compra de los exhibidores
- Desarrollo y prueba de demostraciones
- Realización de promoción y publicidad
- Impresión de trípticos, catálogos, folletos, etcétera
- Obtención de visas y reservaciones
- Transportación y almacenaje de materiales
- Ensamble y puesta a punto del stand
- Contratación de servicios, (seguridad, aseo, etcétera)
- Realización de prueba final
4. Operación
En el cuarto paso, operación, se ejecutan las siguientes tareas...
- Durante la feria:
- Atención a los visitantes
- Desarrollo de presentaciones
- Desarrollo de demostraciones
- Investigación
- Registro de información
- Al concluir la feria:
- Desensamble del stand
- Revisión y pago de las facturas
- Reunión de retroalimentación
- Preparación del informe final
- Comunicación de agradecimiento a visitantes
- Elaboración de directorio de contactos importantes
5. Análisis y evaluación de resultados
En el quinto paso, análisis y evaluación de resultados, las tareas consisten en:
- Análisis estadístico y cuantitativo
- Análisis cualitativo
- Evaluación de resultados contra estándares
- Evaluación de resultados contra objetivos fijados
- Evaluación de resultados contra costos
- Análisis de aciertos y errores
- Análisis de fuerzas y debilidades
- Análisis de la actuación en la feria
- Edición del informe final
- Presentación del informe final
6. Seguimiento
En el sexto paso, seguimiento, las tareas son:
- Seguimiento interno de las actividades tendentes al incremento de la competitividad en productos y sistemas de comercialización.
- Seguimiento externo para la concertación de negocios (continuar en contacto con prospectos calificados):
- Correo.
- Fax o correo electrónico, e-mail.
- Teléfono.
- Personalmente.
El éxito suele ser el último eslabón de una serie de esfuerzos, en los que se ha invertido ánimo (ganas de hacer las cosas), creatividad (imaginación y originalidad), organización (racionalización del trabajo), agresividad (lanzarse a hacer las cosas) y trabajo (esfuerzo y sudor).
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