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15 documentos utilizados para la exportación e importación en Perú


La documentación exigible puede ser amplia y puede abrumar al exportador o importador peruano. Sin embargo, debe entenderse que son un conjunto de procedimientos que se aprenden con facilidad pero que no pueden ser descuidadas. Pequeños fallos, errores u omisiones pueden retrasar el envío o desaduanaje de la mercancía. En caso de dificultades, se recomienda acudir a un agente de aduana o agente de carga.

Veamos un resumen básico de los documentos utilizados para la exportación e importación en Perú:

1. Factura Comercial

Es un documento de compra/venta que registra una transacción comercial y tiene por finalidad acreditar la transferencia de propiedad de mercaderías o servicios.

El documento es emitido por el exportador con la relación de las mercancías suministradas, su precio unitario y el valor total. También pueden estar incluidas en detalle el importe de la prima de seguro de transporte y el de los fletes, si las condiciones de entrega lo requieren. El valor final que reflejan corresponde al de la expedición que se efectúa en las condiciones de entrega pactadas.

Documento que detalla las características de la mercancía objeto de compraventa, y sirve para determinar el valor de la mercadería y determinar efectos tributarios en el país de destino y de origen.

La información de la factura comercial debe coincidir con la contenida en los otros documentos de embarque.

Estructura

  • Nombre y dirección completa del exportador.
  • Información de localización.
  • Número, lugar y fecha de emisión.
  • Consignatario (información completa).
  • Datos del transportista o de quien recibirá la mercancía.
  • Cantidad.
  • Descripción de productos.
  • Precio unitario.
  • Importe (en la moneda pactada para la transacción).
  • Incoterms pactado.
  • Forma de envío de las mercancías.

Errores en la factura

Error material: los que provengan del cálculo aritmético entre los precios unitarios y los respectivos sub-totales y en general, los que puedan apreciarse por su contenido sin que éste incida en la especie, precio y cuantía de la mercancía y su clasificación arancelaria.

Se puede aceptar la aclaración de la Factura Comercial sin que sea necesario el reconocimiento físico de las mercancías.

Error sustancial: el que origina un cambio de partida arancelaria y para cuyos efectos se requiere del reconocimiento físico de las mercancías.

2. Lista de empaque (Packing List)

Es emitida por el exportador en un original y varias copias. Proporciona datos sobre la forma del embalaje de las mercancías, el contenido de las cajas o fardos, y especifica los pesos y dimensiones de cada uno de los bultos de exportación, de forma que en la aduana de destino se pueda realizar una inspección mediante muestreo, por las autoridades aduaneras o los agentes del comprador.

Este documento es obligatorio porque facilita el reconocimiento selectivo por parte de las autoridades aduaneras y de gran importancia sobre todo en el despacho aduanero físico. También funciona como comprobante para daños y pérdidas de objetos del paquete cuando se han roto y situaciones similares.

Comprobaciones a realizar sobre el Packing list:
  • Que se trate de un documento separado y no aparezca combinado o incluido en otro documento.
  • Que se corresponda con lo solicitado en la carta de crédito. Una lista de empaque detallada debe contener una relación de los contenidos de cada bulto, paquete, etc., así como cualquier información relevante.
  • Que los datos que contenga sean congruentes con el resto de los documentos.

Estructura

  • Referencia a factura y pedido.
  • Número de bultos por tipo de mercancías.
  • Números asignados.
  • Contenido de cada bulto.
  • Dimensiones exteriores de los bultos.
  • Peso bruto unitario.
  • Embalaje.
  • Marcas y números utilizados.
  • Número total de bultos.
  • Volumen total.
  • Peso bruto total.
  • Peso neto total.

3. Certificados sanitarios y otros certificados

Servicio Nacional de Sanidad Agrícola - SENASA: emite la Certificación de Exportación para productos hortofrutícolas y animales, www.senasa.gob.pe

Dirección General de Salud Ambiental - DIGESA: productos alimenticios procesados, hidrobiológicos y harina de pescado. www.digesa.sld.pe

Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas – DIGEMID. www.minsa.gob.pe/digemid/

SANIPES - Organismo Nacional de Sanidad Pesquera. Certificación Oficial Sanitaria y/o de Calidad para la exportación de los alimentos y piensos de origen pesquero y acuícola (conservas, congelados, curados, harina y aceite, especies vivas, productos de la acuicultura, piensos para actividad acuícola, etc.), incluyendo muestras sin valor comercial de estos. www.sanipes.gob.pe

Certificado CITES del Servicio Nacional Forestal y Fauna Silvestre -SERFOR: Para salvaguardar la exportación de recursos naturales en peligro de extinción. www.inrena.gob.pe

Ministerio de Cultura: certifica como objetos no pertenecientes al Patrimonio Cultural de la Nación.

Ministerio de Transportes y Comunicaciones: equipos o aparatos de telecomunicaciones y equipos para estaciones transmisoras radioeléctricas).

Ministerio de Relaciones Exteriores: textos y/o publicaciones de carácter geográfico – cartográfico e histórico

Ministerio del Interior: armas, municiones, explosivos y artículos conexos de uso civil.

4. Certificado de origen

Es certificado de origen tiene por finalidad acreditar y garantizar el origen de las mercancías exportadas, de tal manera que permitan beneficiarse de las preferencias o reducciones arancelarias que otorgan los países en el marco de los tratados o acuerdos comerciales internacionales o regímenes preferenciales.

Auto-certificación

El certificado de origen puede ser emitido por el operador comercial (productor, exportador o importador) que específicamente se señala en los siguientes acuerdos comerciales: Estados Unidos, Canadá, Singapur y Corea del Sur.


5. Guía de remisión

Documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo de su compra o venta y la prestación de servicios que involucran o no la transformación de bienes, cesión en uso, consignaciones y remisiones entre establecimientos de una misma empresa y otros.

Es obligatorio que todo exportador tenga guías de remisión para todas sus exportaciones. La guía de remisión acredita la propiedad de la carga a exportar por parte del vendedor/exportador.

Con este documento se ingresa la carga al ALMACEN para acreditar la procedencia está de acuerdo a toda la documentación adjunta, finalmente la COPIA SUNAT también se utilizara para la regularización ante la ADUANA.

6. Instrucción de embarque

Las Instrucciones de embarque son la comunicación mediante la cual el agente de carga o Agente de Aduanas comunica al Agente Consignatario de la mercancía la información necesaria para que este pueda elaborar el Conocimiento de embarque o Bill of Lading.

El agente de carga o Agente de Aduanas, en cuanto disponga de toda la información necesaria, comunicará las Instrucciones de embarque al Consignatario, mediante las cuales éste elaborará el Conocimiento de embarque.

Las Instrucciones de embarque, como documento en base al cual se elabora el Conocimiento de embarque contienen información sobre la mercancía transportada y su origen y destino.
Mayor información, ingrese al siguiente enlace "La instrucción de embarque: Definición, contenido y modelo"

7. Reserva de espacio

Booking

Cuando el exportador llegó a un acuerdo con el transportista marítimo (compañía naviera o agente de carga internacional) sobre el servicio de transporte, se emitirá la reserva del espacio, conocida como booking.

El booking contiene la siguiente información: la nave designada, la llegada de la nave, hasta qué día y hora se puede entregar la carga, el almacén aduanero designado por el exportador o por el transportista, la agencia marítima.

El booking da inicio a la gestión de exportación o embarque de la carga. Luego de la salida de la nave, el transportista procederá a emitir el conocimiento de embarque o Bill of Lading.

Corte de la guía aérea

Cuando el exportador llegó a un acuerdo con el transportista aéreo (línea aérea o agente de carga internacional) se procederá con el corte de la guía aérea o la elaboración del pre guía.

Cuando ingrese la carga al almacén o terminal aéreo, se emitirá la guía aérea definitiva.

8. Documento de Transporte

Conocimiento de Embarque Marítimo (Bill of Lading - B/L)

Se entiende como un documento que hace prueba de un contrato de transporte marítimo y acredita que el porteador ha tomado a su cargo las mercancías y en virtud del cual éste se compromete a entregar las contra la presentación del documento.

Constituye tal compromiso la disposición incluida en el documento según la cual las mercancías han de entregarse a la orden de una persona determinada, o al portador. Se emite 3 originales (juego completo)

En algunos casos son considerados un título valor endosable (en el caso del Charter Party si lo indica y del Conocimiento de Embarque Marítimo Negociable).
Mayor información, ingrese al siguiente enlace "Como llenar el conocimiento de embarque o Bill of Lading"

Guía Aérea (Air Waybill - AWB)

La Guía Aérea o AWB es la prueba del contrato de fletamento aéreo, y representa el título de propiedad de la mercancía. 

Cada Guía Aérea, está compuesta por un juego de tres originales, y al menos seis copias que se distribuirán de la siguiente forma:
  • Original n°.1: De color Verde, es para la línea aérea, es la prueba del contrato de transporte a efectuar.
  • Original n°.2: De color Rosa, es para el destinatario, acompaña a la expedición y se le entrega al destinatario.
  • Original n°.3: De color Azul, es para el expedidor, se utiliza como recibo de la mercancía y aceptación de su transporte.
  • Copia n°.1: De color Amarilla, la firma el destinatario cuando el transportista le entrega la mercancía.
  • Copia n°.2: De color Blanco, es para el aeropuerto de destino, sirve para operativa.
  • Copias n°.3, 4 y 5: De color Blanco, es para los sucesivos transportistas aéreos en el caso de haber más de uno, sirve para operativa.
  • Copia no.6: De color Blanco, es para el agente de carga aérea, sirve para operativa.
Mayor información, ingrese al siguiente enlace "Cómo llenar la Guía Aérea o Air Waybil"

Carta Porte

Documento que prueba que el transportista terrestre autorizado ha tomado las mercancías bajo su responsabilidad y se ha obligado a transportarlas y entregarlas de conformidad con las condiciones establecidas en ella o en el contrato correspondiente. La Carta de Porte Internacional por terrestre, se constituye también como prueba de la existencia de un contrato de transporte, el mismo que forma parte de la documentación exigida por la autoridad competente aduanera, para las operaciones y traslado de las mercancías.
Mayor información, ingrese al siguiente enlace "Carta Porte para el transporte terrestre ¿qué es?"

9. Póliza de seguro

Documento probatorio de la condición de asegurada que tienen las mercancías materia de cobertura.

Según sea el tipo de Póliza, Flotante o Individual, ésta hará referencia, a través de su Aplicación de Seguro, a cada embarque que forme parte de dicha póliza.

En ella se indicará:
  • Tipo y Número de Póliza
  • La suma asegurada
  • El valor de la Prima neta
  • Datos propios del embarque
  • Cobertura y Vigencia

10. Mandato al Agente de Aduana

El acto por el cual el dueño, consignatario o consignante encomienda el despacho aduanero de sus mercancías a un Agente de Aduana, que lo acepta por cuenta y riesgo de aquellos, es un mandato con representación que se regulará por esta Ley y el Reglamento y en lo no previsto en ella por el Código Civil.

El mandato se constituye mediante:
  • El endoso del documento de transporte u otro documento que haga sus veces;
  • Poder especial otorgado en instrumento privado ante notario público; o
  • Los medios electrónicos que establezca la Administración Aduanera

11. Declaración Aduanera de Mercancías (DAM) - Formato DUA

La Declaración Única de Aduanas – DUA, es el formato oficial para la transmisión electrónica de la información que Aduanas requiere y que una vez validada permite la aplicación de los regímenes y operaciones aduaneras de:
  • Importación para el consumo,
  • Admisión Temporal,
  • Depósito, Tránsito,
  • Reembarque,
  • Reimportación,
  • Exportación Definitiva y Temporal,
  • Reexportación.
Para que la DUA tenga validez, esta deberá estar limpia, sin manchas, borrones o enmendaduras, correctamente impresa y legible.

Finalmente, al concluir el llenado de los datos en el formato físico, se tendrá que asegurar que estos datos correspondan exactamente a los datos trasmitidos electrónicamente.

Formatos

Formato “A”: Contiene los datos generales del régimen u operación aduanera solicitada a despacho y los datos de la primera serie.

(A1) Se utilizará en caso que el despacho aduanero comprenda más de una serie.

Formato “B”: Contiene los datos de los productos amparados en facturas comerciales expedidas por un mismo proveedor.

(B1) Se utiliza en caso que se despachen más de 2 Items de una o más facturas comerciales de un mismo proveedor.

Formato “C”: este formato es aplicable cuando se hace necesaria la liquidación de pago de adeudos a una entidad aduanero lo cual puede ser el caso cuando se han dado suscitado inconformidades en durante el periodo de despacho y lo que se busca es nacionalizar la mercadería detenida en la aduana.
Mayor información, ingrese al siguiente enlace "Tramites Aduaneros en Perú: La Declaración Aduanera de Mercancías"

12. Ticket de pesaje

Es una certificación de peso emitida por el terminal de carga, este peso es de carácter oficial y sea usado en el proceso aduanero y se obtiene por el destare del camión (el peso al ingreso de camión lleno menos el peso de salida de camión vacío). Se recomienda solicitarlo en operaciones en las que el peso es sensible o como medio probatorio en caso de discrepancias sobre el peso.

13. Visto Bueno

Es el cobro que hace el agente Naviero o Agente de Carga Marítimo por la validación de los pagos de flete (Pre-pagado o Pago en destino) y servicios documentarios como la emisión del documento.

Con el pago de este servicio se cobran los posibles cargos que hayan generado la carga en el tránsito hacia territorio nacional.

Estos cargos varían de acuerdo a la Línea Naviera con que se haya realizado el transporte.

En este trámite documentario se confirma el almacén donde se devolverá el contenedor para Cargas FCL.

14. Warehouse

Documento emitido por una compañía de almacenes generales de depósito, en el que se manifiesta haber recibido unas determinadas mercancías para su custodia del usuario y como comprobante para el registro y archivo del terminal designado por la aerolínea.

15. Volante de despacho

Documento emitido por los depósitos temporales, en el cual se da cuenta de las condiciones (cantidad de bultos, pesos bruto, precintos, etc.) en las que son ingresadas la carga ya sea de contenedores (FLC) o carga suelta (LCL) a sus recintos y las contrasta con lo descrito en el manifiesto de carga.

El documento es solicitado por el mismo consignatario (importador) o por la Agencia de Aduana por medios electrónicos ya sea vía correo electrónico al área respectiva de cada depósito temporal o vía internet con un usuario y clave para poder solicitarlo.

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