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Consejos para transportar sus productos hacia y desde Ferias Internacionales sin problemas

Los errores en el transporte y la logística pueden causar demoras en el transporte, puestos vacíos y gastos innecesarios en nuestra participación en una Feria Internacional


Cuando enviamos nuestro producto a un cliente final únicamente debemos preocuparnos del transporte y la logística (dependiendo del Incoterms utilizado). No obstante, al transportar una mercancía para ser expuesta en una feria internacional debemos lograr que los productos lleguen al recinto ferial a tiempo y en perfectas condiciones, de igual manera, para su retorno.

Los errores en el transporte y la logística pueden causar demoras en el transporte, puestos vacíos y gastos innecesarios en envíos de última hora. En tal sentido, les presentamos algunas de sus mejores prácticas para ayudarlo a que su próxima experiencia en la feria sea fluida y sin inconvenientes:

1. Lea su kit de expositor

Los expositores a menudo no pueden leer la información que se les proporciona en su kit de expositor. Cuando no leen esa información, y la leen cuidadosamente, a menudo cometen errores y no dejan suficiente tiempo para el envío.

Esto no solo puede resultar en costosos envíos urgentes que pueden romper su presupuesto, sino que también puede conducir a mermas o retenciones inesperadas en la frontera.

Los kits de expositores casi siempre están disponibles en línea ahora con fácil acceso, por lo que no hay excusa.

2. Trabajar con un operador logístico que se especialicé en logística de productos a ferias

Recuerda haber visitado una feria hace años donde note un stand en particular. y estaba ubicado justo en el pasillo principal del lugar, y estaba completamente vacío, excepto por un cartel publicado, que decía: Esta cabina está vacía por cortesía de [Nombre de la agencia].

El expositor había elegido trabajar con una compañía diferente que no tenía experiencia en el transporte de ferias comerciales. Como resultado, ni su equipo ni sus materiales de exhibición fueron entregados a tiempo.

Es aconsejable contratar un operador especializado en logística de productos para ferias, y es de igual importancia brindar a todo el personal que lo atiende con la información que necesitan en caso de que algo no salga según lo planeado. Muchos empresarios llegan a la feria y no saben cómo o cuándo su empresa envió sus productos, por lo que cuando llegan al evento están absolutamente perdidos. Un poco de información puede ser muy útil.

3. Cree una relación con su operador

Una vez que haya leído el kit de información del expositor, llame a su operador y haga preguntas. Discuta sus plazos y averigüe exactamente cuándo necesita tener sus productos listos para su envío. También debe conocer su presupuesto y discutir abiertamente el costo.

Siempre solicite un presupuesto en lugar de esperar a ser sorprendido. Hay muchos servicios involucrados en la logística y transporte de ferias comerciales que no siempre son obvios.

4. Trate los posibles problemas fronterizos con mucha anticipación.

Muchas compañías piensan que será más fácil para ellos transportar sus propios productos y exhibiciones a través de la frontera para una feria comercial, sin embargo, este no es necesariamente el caso.

Hay problemas de documentación y cumplimiento asociados con el cruce de la frontera que las empresas no siempre consideran, y aquí es donde pueden encontrarse con retrasos y negarles la entrada o la salida.

Reflexión: Operadores en Norteamérica obtienen clientes a los que se les impide cruzar la frontera para asistir a una feria comercial debido a antecedentes penales anteriores. A los empresarios a menudo no les gusta hablar de esto porque puede ser incómodo. Pero incluso un cargo aparentemente menor de hace 20 años puede hacer que se le niegue la entrada. Es mejor hablar con los empleados que asisten a las ferias comerciales con anticipación para que pueda abordar cualquiera de estos problemas antes de que lleguen a la frontera.

El propósito de asistir a ferias comerciales es construir el reconocimiento de su marca, desarrollar sus contactos y su base de clientes, y con suerte hacer ventas en el proceso. Al hacer su tarea y trabajar con profesionales experimentados, puede garantizar que el proceso de llegar y salir de estos eventos sea mucho menos estresante y al final consuma menos tiempo.

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