La negociación en entornos virtuales se ha convertido en uno de los principales temas de discusión de los expertos, y un nuevo desafío para ...
La negociación en entornos virtuales se ha convertido en uno de los principales temas de discusión de los expertos, y un nuevo desafío para los empresarios internacionales.
Para quienes trabajamos en el ámbito internacional, las reuniones virtuales son parte de nuestra agenda; y puedo afirmar con convicción que las tecnologías para la comunicación e información, han contribuido significativamente en la internacionalización de las micro, pequeñas y medianas empresas, sobre todo en el Perú.
En los diez últimos años, son innumerables las PYME e incluso cooperativas que, después de analizar el mercado e identificar al socio comercial, han realizado con éxito la mayor parte de sus pre-negociaciones principalmente vía Skype.
Cuando inició la pandemia, los negocios internacionales fueron los primeros en sufrir el impacto. Las negociaciones que estaban en curso, tuvieron que suspenderse, y muchos contratos no pudieron ser ejecutados ante la imposibilidad de viajar y operar. El mundo globalizado se detenía al improviso, por lo que, advertí a mis clientes sobre la necesidad de detenerse para observar el reordenamiento y digitalización del mercado, de lo contrario estábamos destinados a perecer.
Contemporáneamente, las tratativas comerciales pasaron a ser 100% virtual, y se tuvieron que afrontar nuevos problemas y disyuntivas. No es lo mismo, negociar de manera presencial, que cuando se encuentran frente a una computadora. Debo reconocer que mis primeros días de pandemia, estuvieron marcados por el choque cultural, las dificultades en el manejo de los protocolos de negociación, y el uso de las plataformas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Una de mis primeras observaciones fue con relación a la puntualidad. Todos se conectaban en horario, pero seguían impuntuales porque era inevitable perder el tiempo ajustando el audio, el video o la aplicación.
Luego, se comenzó a implementar el 24/7. Se organizaban reuniones a toda hora, con avalanchas de e-mails y whatsapps que solicitaban respuesta en horarios antes impensables. Se dejo de lado, la cortesía y la comprensiva utilización del huso horario, para pasar a una suerte de desorden en tiempo y espacio. El objetivo era no perder el trabajo o negocio, y por ende, se sacrificando las formas y las normas.
Finalmente, la cereza de la torta fue el proceso de negociación internacional en sí, en donde el liderazgo del equipo negociador se desvanecía debido a las circunstancias. La pérdida de poder fue inminente debido al entorno virtual más que negocial.
Esto me condujo a varias reflexiones, así como a diversas capacitaciones, no sólo para asistir mejor a mis clientes, sino porque era parte de mi propia evolución en los temas de comercio exterior.
Hoy por hoy, el manejo efectivo de las plataformas de video comunicación es una condición necesaria para poder entablar el diálogo y facilitar el proceso de negociación a través de una conducta verbal, no verbal y paraverbal entrenada para la virtualidad. Las técnicas y tácticas podrían perder efectividad, si no se sabe manejar el audio y el video; y la construcción de la confianza no será factible, sin el aprendizaje de estilos de dirección que incluyan la componente digital.
Se debe invertir en conocimiento y herramientas digitales. Cabe mencionar que hago énfasis en la palabra “invertir”, porque no será factible obtener soluciones “hechas a la medida” en cursos o charlas gratuitas on line. No conozco un sólo empresario internacional que haya sofisticado sus técnicas para trabajar en el mercado global, ahorrándose en capacitación, conocimiento o información. No es la mentalidad, ni el enfoque correcto. Hay que buscar los mejores cursos y así sean breves, pagar por ellos.
Es sustancial, tomar muy en serio la capacitación en plataformas de comunicación virtual, técnicas para la comunicación asertiva, cursos de negociación y liderazgo digital. Adicionalmente, invertir en las herramientas digitales como ordenadores, micrófonos, audífonos, conectividad, softwares e incluso paquetes de diapositivas que ayudarán a hacer las presentación más eficaces y modernas.
Se deben también actualizar los conceptos de negociación internacional y sus etapas. Al respecto, el “Diario del Exportador” cuenta con una colección de artículos publicados por Víctor Mondragón que pueden ser de mucha utilidad. Se requiere trabajar lo más arduamente posible en la preparación; y el equipo negociador debe realizar simulaciones para consolidar el poder en la mesa de negociación virtual. Una recomendación es dividir la negociación en varios días, para que la virtualidad no desgaste al factor humano, y para favorecer la construcción de la confianza con las contrapartes.
No se debe olvidar, mantener las formas, la ética y las normas. Un trato cordial, respetuoso y empático es siempre bienvenido. Se deben respetar los horarios en función a los países y culturas, así como la etiqueta de vestir. La cámara debe estar siempre encendida, y el micrófono controlado con el “mute”. Un fondo de pantalla o backing con el logo trasmitirá una imagen empresarial o institucional adecuada, aunque una oficina con buena iluminación, o aros de luz LED focalizados, también será de mucha utilidad.
En la negociación de los peruanos, hay dos debilidades que se agudizan en el entorno virtual. Por un lado, el manejo de las emociones; y, por otro lado, lo que se conoce como el “floreo” que es esta capacidad de hablar mucho, bonito y decir poco. En este sentido, mi recomendación es seguir a expertos como Pablo Restrepo en Negociaciones by Design, Karen S. Walch en The Experience Accelerator, Chris Voss en Black Swan Group o Matthias Schranner en el Schranner Negotiation Institute que pueden aportar soluciones para estos problemas.
Finalmente, la transformación digital es también cultural, y la capacitación en inteligencia cultural influenciará positivamente en este nuevo contexto internacional que, prospecta negocios cada vez más digitalizados, rentables e inclusivos.
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