9 señales de que eres un experto en cumplimiento de exportaciones

Las empresas, grandes y pequeñas, deben estar atentas a sus procesos de exportación para garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones ...


Las empresas, grandes y pequeñas, deben estar atentas a sus procesos de exportación para garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones pertinentes que rigen su negocio. Esto lo mantiene fuera de problemas con las autoridades aduaneras en el país y en el extranjero, y tiene sentido financiero para que su negocio funcione de la mejor manera posible al minimizar cualquier riesgo que pueda afectar su resultado final.

El artículo de hoy describe nueve actividades clave que demuestran que usted es un profesional de cumplimiento comercial que se toma en serio el cumplimiento de las normas de exportación.

1. Usted crea y mantiene un programa de cumplimiento de exportaciones por escrito para su empresa

Esta es quizás la actividad más fundamental de los profesionales del cumplimiento de las exportaciones. Un programa de cumplimiento de exportaciones es la guía escrita y formalizada de su equipo sobre todos los temas relacionados con el cumplimiento. Sirve como manual para procesos específicos como:
  • ¿Quiénes en la empresa son responsables de la documentación de exportación y las tareas de cumplimiento y cómo están capacitados?
  • ¿Cuál es la secuencia de acciones tomadas para procesar envíos internacionales?
  • ¿Cuáles son sus procedimientos para presentar información electrónica de exportación (EEI)?
  • ¿Cómo maneja los problemas durante el despacho de aduana en el país de exportación y el país de importación?
  • ¿Cómo examina a los posibles proveedores, distribuidores y otros socios de la cadena de suministro?
  • ¿Cómo lleva a cabo la investigación de partes restringidas en clientes extranjeros potenciales?
  • ¿Cómo clasifica sus productos con los códigos correctos, como los códigos HS?
  • ¿Cómo se determina si se requiere una licencia de exportación o de importación?
  • ¿Cuál es el procedimiento para solicitar una licencia de exportación o importación y quién es el responsable?

2. Periódicamente realiza auditorías internas de los procesos de cumplimiento

Tengo un amigo al que le gusta la jardinería. Aquí en Minnesota, el invierno es bastante frío, por lo que trae sus plantas a su casa y las pone en un invernadero interior durante el invierno. Ella está atenta a sus plantas: las revisa todos los días para asegurarse de que su entorno esté optimizado con la temperatura y la humedad correctas. Ella elimina las plantas que no están bien y recorta el exceso de ramas y hojas muertas. Si detecta signos de exceso de nutrientes, reduce la cantidad de fertilizante que agrega. Y si detecta que los niveles de nutrientes son demasiado bajos, agrega más la próxima vez que fertilice.

La realización de auditorías internas periódicas de sus procedimientos de cumplimiento de exportaciones es un principio similar. Si bien es posible que no realice autoauditorías todos los días, como cuidar las plantas, es responsable de garantizar que se siga el procedimiento escrito y de que se haga lo que se supone que debe hacer. ¿Algún paso de su procedimiento resulta excesivo o ineficaz? Elimine ese paso y considere reemplazarlo con una acción más apropiada. ¿Existe una brecha en la forma en que los elementos comerciales se comunican entre departamentos? Considere aclarar los procedimientos de comunicación en su plan escrito. Las auditorías internas periódicas de sus procedimientos de cumplimiento son una parte integral de su programa de cumplimiento de exportaciones.

3. Dispone de un proceso coherente para crear y almacenar documentos de exportación

Le sorprendería la cantidad de empresas con las que hablo que carecen de un proceso centralizado para crear y almacenar documentos de exportación. Cuando les pregunto cómo lo están haciendo, a menudo recibo respuestas similares: "Usamos plantillas de Word y Excel que encontramos en línea". O bien, "obtenemos varios archivos PDF rellenables de diferentes fuentes, como agentes de carga y corredores". Cuando se confía en tales métodos, la organización generalmente significa que los documentos están esparcidos por su escritorio en innumerables carpetas. Además, cuando opera de esta manera, depende en gran medida de las plantillas de documentos de un tercero, que pueden o no cumplir con sus requisitos de cumplimieno.

4. Realiza evaluaciones periódicas de cumplimiento y las documenta en un registro de auditoría

Sus artículos pueden requerir una licencia o permio de exportación para enviarlos internacionalmente. Es importante verificar si sus artículos segun clasificación arancelaria requieren una licencia  o permiso según el país de destino.

5. Está familiarizado con las agencias gubernamentales que regulan sus transacciones de exportación y los procesos para solicitar licencias de exportación y otras autorizaciones.

Hay una variedad de agencias gubernamentales que pueden controlar sus exportaciones. Familiarizarse con estas agencias es clave para comprender lo que se requiere de su empresa cuando envía productos a nivel internacional. Los funcionarios de cumplimiento de exportaciones deben tener un conocimiento práctico de las Regulaciones de su país o el mercado de destino.

6. Tiene una comprensión de los términos clave relevantes para la exportación

Aquellos que son nuevos en el comercio internacional pueden sentirse bombardeados por los diversos acrónimos y términos utilizados al exportar, como "SWIFT", "NMF", "L/C", etc. Comprender estos términos garantiza que su equipo comprenda con precisión lo que se comunica.

7. Minimiza la dependencia de terceros para el cumplimiento de las exportaciones

El cumplimiento del control de exportaciones no es una tarea que deba subcontratarse a su agente de carga. Como exportador, usted es legalmente responsable de la exactitud de sus documentos de exportación y de las presentaciones de información electrónica de exportación, ya sea que contrate o no a un tercero para hacerlo.

8. Está familiarizado con recursos como guías, seminarios web y videos que pueden ayudar a su equipo a comprender el cumplimiento de las exportaciones y está bien equipado para capacitar a los nuevos empleados en temas de cumplimiento de las exportaciones

Internet es un verdadero tesoro de información sobre importación y exportación. Google es, por supuesto, un buen punto de partida, pero debe familiarizarse con recursos específicos más allá de simplemente buscar en Google un término y esperar lo mejor.

9. Puede asegurar la aceptación y el compromiso constante de la gerencia con respecto a la importancia del cumplimiento de las normas de exportación

Un profesional eficaz del cumplimiento de las exportaciones puede demostrar a la gerencia cómo el cumplimiento de las exportaciones afecta los resultados de la empresa. Alentar a los directores ejecutivos a firmar una declaración de compromiso de cumplimiento comercial puede ser una forma efectiva para que la gerencia demuestre su seriedad. La implementación de reuniones periódicas entre los empleados de cumplimiento y las partes interesadas clave para revisar y digerir los temas normativos más recientes es otra estrategia comprobada.

Como puede ver, hay una variedad de áreas que merecen la atención del equipo de cumplimiento de su empresa. Ya sea que esté en una gran empresa con un Departamento de Cumplimiento Comercial dedicado, o en un equipo más pequeño con empleados que desempeñan diferentes funciones, el cumplimiento de las exportaciones es importante para sus resultados.

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