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5 causas comunes de retrasos en el envío de una exportación

Los retrasos en el transporte a menudo están fuera de sus manos, conozca 5 causas comunes de retrasos en el envío de una exportación


Los retrasos en el transporte son frustrantes. Pueden desbaratar su cadena de suministro y generar altos costos operativos, multas y, lo peor de todo, clientes insatisfechos.

Muy a menudo, las entregas de carga retrasadas están fuera de sus manos.

Sin embargo, puede controlar algunas variables para darle a su envío la mejor oportunidad de ser entregado a tiempo.

Proteja su negocio prestando atención a las causas más comunes de los retrasos en los envíos y sea proactivo para mantener los envíos a tiempo.

Causas principales de los retrasos en los envíos

1. Errores en el documento de envío

No tener los documentos y la documentación adecuados puede provocar demoras durante todo el proceso de envío, desde la salida del puerto de origen hasta el despacho de aduanas y la llegada al destino del envío.

Estos son algunos errores más comunes referente a documentación:

Papeleo faltante

El envío de carga requiere documentación esencial que incluye un conocimiento de embarque, una factura comercial, un certificado de origen y cualquier certificado especial relevante (si corresponde). Los documentos faltantes significan una inspección aduanera prolongada, lo que retrasa la entrega.

Descripción de contenido inexacta

Los errores en detalles como el código HS, el país de origen y las especificaciones del producto ralentizan el proceso de despacho e incluso pueden provocar que se le niegue la entrada a un envío.

Escritura borrosa

Sus documentos se revisan en cada punto, desde el puerto de origen hasta la carga, descarga, transferencias y aduanas. La escritura legible hace que sus productos se muevan más rápido. Particularmente cuando se trata del despacho de aduana, la impresión borrosa o poco clara no tendrá el beneficio de la duda y probablemente causará demoras.

Mantenga sus papeles a salvo de la lluvia o la humedad para evitar manchas de tinta.

Etiquetas inadecuadas

Las etiquetas de envío contienen información vital sobre su carga. El etiquetado inadecuado puede dar como resultado un despacho de aduana retrasado o carga extraviada en algunos casos. Si es un remitente de Logística de Amazon, asegúrese de que sus etiquetas cumplan con los requisitos de Amazon.

Falta la licencia o certificados de exportación

Los envíos comerciales requieren una licencia o certificado (sanitario, fitosanitario, otros) de exportación para el transporte al extranjero. Si su licencia o certificado de exportación no se encuentra o está vencida, se puede negar la salida del envío del país de origen, lo que ralentiza toda su cadena de suministro.

La documentación es una molestia, pero es un área donde la atención a los detalles por adelantado puede evitar retrasos. Por lo tanto, asegúrese de: Revisa que toda tu documentación esté en orden, actualizada y legible

Evite retrasos asegurándose de contratar a un especialista externo en logística o capacitando a un empleado para que maneje todas las tareas de envío. Además, asegúrese de tener un segundo par de ojos para revisar todos los documentos críticos antes de enviarlos a su remitente.

2. Comunicación deficiente

Las fallas en la comunicación a menudo causan retrasos en el envío. Este es un problema particularmente común cuando las empresas trabajan con una nueva empresa de transporte o cuando los empleados sin experiencia manejan su logística.

Puede ayudar a reducir la posibilidad de fallas en la comunicación creando una lista de verificación para ayudar a guiar a todos sus empleados a través de todo el proceso de envío y brindando la capacitación adecuada para su personal. Asegúrese de conservar siempre pruebas escritas de cada interacción que tenga con la empresa de transporte, su almacén y los destinatarios. Estos registros son importantes si necesita verificar algo en el futuro.

3. Procesos no organizados y mal definidos

Los procedimientos de envío redundantes y desorganizados le cuestan tiempo y dinero. Asegúrese de evaluar periódicamente sus procedimientos de envío y evaluar formas de mejorarlos. Elimine los pasos que sean innecesarios y perfeccione los pasos restantes para hacerlos más efectivos y al mismo tiempo reducir la posibilidad de errores. Además, recuerde revisar cualquier cambio en las políticas de su empresa de transporte y no sea reacio a buscar una mejor oferta.

4. Temporada alta

Las temporadas altas son épocas del año en las que se envían volúmenes de carga superiores a los habituales. La temporada alta es una de las principales razones de los retrasos. También puede generar costos de flete más altos o un recargo por temporada alta

Para ayudar a evitar retrasos en la temporada alta, muchos importadores y exportadores dividen sus productos en envíos más pequeños y los envían con anticipación.

5. Eventos globales

A veces las cosas simplemente suceden. Y cuando lo hacen, afectan el envío internacional. Algunos ejemplos recientes incluyen:

COVID-19

La mano de obra y el equipo escasearon en muchos países debido al COVID. Dado que la industria aún se está recuperando de las secuelas de la pandemia, un aumento repentino en la demanda ha provocado congestión en los puertos y retrasos en los buques.

Los tiempos de entrega de fábrica a puerta casi se duplicaron en las rutas principales de Asia a EE. sigue siendo una de las principales razones que causan retrasos en los envíos.

Bloqueó del Canal de Suez

En marzo de 2021, el Ever Given, un enorme buque portacontenedores, bloqueó el Canal de Suez durante seis días. Otros 369 barcos hicieron cola para pasar el canal en ambos lados, lo que provocó importantes retrasos en los envíos y congestión en la ruta Asia-Europa. Todo el fiasco resultó en una pérdida de $ 9.6 mil millones en bienes por día.

Guerra Rusia-Ucrania

La guerra en Ucrania provocó el cierre de importantes puertos en Rusia y la suspensión de operaciones en el Mar Negro. Las importaciones y exportaciones de los principales productos básicos se vieron gravemente afectadas.

Estos eventos inesperados tuvieron efectos catastróficos en la red de la cadena de suministro y en la industria del transporte marítimo en su conjunto.

Cómo evitar retrasos en los envíos: una lista de verificación

No todo son malas noticias. Esto es lo que puede hacer para prevenir y gestionar los retrasos en los envíos:

Elija proveedores confiables

  • Trabaje con proveedores examinados en los que pueda confiar
  • Preste mucha atención a la experiencia de sus proveedores y las revisiones de desempeño
  • Planifique cualquier servicio adicional que necesite para la entrega de sus productos para evitar sorpresas en el futuro

Asegure la alineación entre sus proveedores

  • Proporcione a su proveedor información de contacto precisa para su agente de carga, y viceversa, para garantizar una comunicación fluida
  • Asegúrese de que todos sus proveedores tengan el número de referencia correcto para sus productos
  • Diferencie claramente los envíos del mismo proveedor para garantizar la entrega oportuna de cada envío

Asegúrate de que todo el papeleo esté en orden

  • Dedique más tiempo a revisar todos los documentos relacionados con su envío
  • Asegúrese de que sus productos estén clasificados con el código HS correcto
  • Trabaje con sus proveedores para presentar la documentación a tiempo

Trabaje con su transportista para organizar una entrega sin problemas en el almacén

  • Obtenga la hora estimada de llegada al puerto de su agente de carga
  • Asegúrese de antemano de que cualquier equipo especial requerido para el manejo esté disponible
  • Organizar una recogida rápida de la carga justo después de la descarga
  • Reserve el espacio del almacén con anticipación

Planifique con anticipación para la temporada alta

  • Evite el envío de mercancías durante la temporada alta tanto como sea posible
  • Tenga en cuenta cualquier campaña promocional o picos esperados en la demanda
  • Priorizar los envíos de productos de venta rápida

Planifique con anticipación para que no se quede sin inventario

  • Mantenga un inventario de reserva para los mercados que probablemente se vean afectados por retrasos
  • Almacene el inventario en varios almacenes para optimizar el tiempo de tránsito y los costos
  • Tenga en cuenta las causas evitables de los retrasos en los envíos, pero recuerde que algunos retrasos no se pueden evitar
Es posible que los retrasos en los envíos no se puedan evitar por completo, pero puede mitigar su impacto en su negocio. Mientras trabaja para gestionar posibles retrasos, recuerde mantener informados a sus clientes sobre el estado de sus productos. Esto minimizará las posibilidades de relaciones agrias y quejas.

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DIARIO DEL EXPORTADOR: 5 causas comunes de retrasos en el envío de una exportación
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