Cuando dos empresas pactan un Incoterms, no están eligiendo solo un término comercial. Están decidiendo quién contrata el transporte, quién asume los costos logísticos, quién gestiona los documentos y hasta dónde llega la responsabilidad de cada parte. Todo eso ocurre antes de que la mercancía salga del almacén.
Por eso, entender la relación entre los Incoterms y la logística no es un tema exclusivo del departamento de comercio exterior. Es una decisión que afecta directamente a la rentabilidad de la operación y al control que cada empresa tiene sobre su mercancía en tránsito.
¿Quién contrata el transporte y quién asume la logística?
La primera consecuencia práctica del Incoterm pactado es saber quién se encarga de mover la mercancía. Y la regla es más clara de lo que parece.
En EXW, el comprador asume prácticamente toda la logística. Desde que recoge la mercancía en las instalaciones del vendedor, corre con las cargas, descargas, manipulaciones, transportes y almacenamiento. El vendedor, en este caso, solo prepara el envase y el embalaje. Es la regla que transfiere más responsabilidad logística al comprador.
En el extremo opuesto están los términos D. Aquí es el vendedor quien asume toda la logística hasta el país de destino. Contrata el transporte, gestiona los trámites y corre con los costos hasta que la mercancía llega al punto acordado. Por tanto, es la opción que más control y más carga operativa concentra en el vendedor.
Entre esos dos extremos, los términos de las familias F y C ofrecen distintos niveles de reparto. En las familias EXW y F, el comprador contrata el transporte principal. En las familias C y D, esa responsabilidad pasa al vendedor. Conocer esa distinción es el primer paso para tomar una decisión informada al negociar.
Los documentos de transporte y su papel en la operación
Además de decidir quién mueve la mercancía, el Incoterm pactado también determina qué documentos se generan para justificar la entrega. Y ese detalle tiene más consecuencias de las que parecen, especialmente cuando el medio de pago es documentario.
En operaciones con contenedores, donde el transporte es multimodal, lo habitual es que la entrega se justifique con un conocimiento de embarque o Bill of Lading. Sin embargo, cuando se opera bajo FCA, el punto de entrega es siempre terrestre: una fábrica, un almacén, una terminal de contenedores. Por tanto, técnicamente el documento que corresponde no es un conocimiento de embarque con anotación "a bordo".
Los Incoterms 2020 incorporaron aquí un mecanismo opcional. Si el comprador y el porteador están de acuerdo, es posible emitir ese conocimiento de embarque con anotación "a bordo" incluso en operaciones FCA. En ese caso, el vendedor queda obligado a entregárselo al comprador, normalmente a través de los bancos, para que este pueda retirar la mercancía en destino. Es una solución práctica. Sin embargo, requiere acuerdo expreso entre las partes y debe pactarse en el contrato.
En operaciones con transporte marítimo puro, sin contenedores, el contrato con el porteador adopta la forma de una póliza de fletamento o Charter Party. En ese caso, solo la parte que contrató el transporte puede solicitar que se emitan conocimientos de embarque sobre esa póliza. Por eso es importante saber, desde el inicio, quién firma ese contrato de transporte.
Consideraciones al elegir el Incoterms para tu venta
Tres aspectos que el contrato debe resolver
Hay tres cuestiones logísticas que los Incoterms no resuelven por sí solos y que deben quedar definidas en el contrato de compraventa.
La primera es la Masa Bruta Verificada (VGM). Desde 2016, el convenio SOLAS exige que el expedidor de mercancías en contenedor facilite al porteador el peso verificado del contenedor con la carga incluida. Sin embargo, los Incoterms 2020 no determinan quién asume esa obligación. Por tanto, vendedor y comprador deben pactarlo expresamente.
La segunda es la seguridad en el transporte. El vendedor debe cumplir con los requisitos de seguridad aplicables y asumir sus costos, ya sea hasta el lugar de entrega o hasta el destino del transporte, según el término pactado. Si esos requisitos implican costos adicionales, conviene tenerlos en cuenta al calcular el precio de la operación.
La tercera es el uso de medios de transporte propios. Los Incoterms 2020 admiten esa posibilidad, pero solo bajo los términos FCA, DAP, DPU y DDP. Si se pacta cualquier otro término, el transporte debe realizarse a través de un porteador independiente. Además, en operaciones intracomunitarias, los documentos emitidos por el propio vendedor no son válidos como prueba del transporte. Por eso, incluso cuando los Incoterms lo permiten, usar medios propios puede generar problemas fiscales que conviene evitar.
Elegir bien el Incoterms no simplifica solo la negociación. Simplifica toda la cadena logística que viene después. Y una cadena logística mal diseñada desde el principio suele costar más de lo que se anticipó al firmar el contrato.