¿Qué debo tener en cuenta para organizar un viaje de negocios? Sugerimos los siguientes sietes pasos para asegurar el éxito y minimizar los imprevisto
Los viajes de negocios pueden ser desafiantes según el país que visite, esto debido a diferencias culturales, etiqueta empresarial, zona horaria, alojamiento, transporte, clima, problemas de seguridad, etc. Especialmente si planea visitar más de una empresa de diferentes países en un tiempo determinado.
Como no será un recorrido turístico, probablemente ajuste su horario de acuerdo con las citas que le den. No hay problema. Aunque parezca estresante, un buen plan lo hace todo fácil.
1. Identificar y coordinar con compradores potenciales
Cada país tiene sus características culturales y empresariales específicas. Mientras que en algunas culturas el agendar la cita con antelación es muy importantes, a otras no les importa en absoluto, simplemente llegas. De cualquier manera, lo primero que debes hacer es hacer una lista de los compradores (empresas) que deseas visitar.
2. Programación de citas
Cuando haya terminado de hacer su lista, ahora es el momento de trazar la ruta. Fija las empresas en google maps y ordénalas según las citas que te hayan dado. Luego busque alojamiento cerca de la zona donde se encuentran la mayoría de las empresas.
Además de las empresas en la lista, mírelas en el mapa y fíjelas también en caso de que encuentre una oportunidad para una llamada en frío mientras ya se encuentra en el vecindario.
3. Planificación
Habiendo terminado con el mapeo de su lista y otras perspectivas al respecto, el siguiente paso es planificar su viaje de negocios.
Requisitos de Visa
Si necesita una visa para ingresar al país o países, infórmese de los criterios que debe cumplir. Mucho antes de su visita, comience a preparar los documentos requeridos para la solicitud de visa. Ten en cuenta también las situaciones extraordinarias que te hagan llegar tarde o cancelar el viaje.
Aprenda el idioma local
Aprenda el idioma local a un nivel básico suficiente para comunicarse con los lugareños y sus contrapartes. Pedir direcciones, ordenar una comida en un restaurante, saludar, despedirse, agradecer y disculparse en el idioma local podría ayudarlo más de lo que imagina.
Etiqueta
Al visitar diferentes culturas, es muy posible que algunas de sus acciones, que normalmente se considerarían naturales en su cultura, se malinterpreten en su cultura. Para dar una buena impresión y no ofender a nadie, estudie la cultura y las costumbres asegurándose de saber particularmente lo que no se debe hacer y lo que se debe hacer. Sin embargo, si no está seguro, intente actuar con la etiqueta comercial universal, como decir siempre "por favor" y "gracias", esperar un apretón de manos, nunca interrumpir, puntualidad y no usar su teléfono durante la conversación.
Calendario local
Al planificar su visita, tome nota de los días de descanso, como días festivos, festivales, días religiosos, etc. De lo contrario, su viaje de negocios se convierte en un viaje turístico y toda su agenda se arruina. Puede hacer uso de la hora y la fecha para aprender todo sobre un país.
Reservas
Reserve vuelos que estén programados para llegar temprano y al menos un día antes, ya que necesitará descansar y refrescarse antes de su reunión. Reserva hoteles o airbnb cerca de la ubicación de las firmas a visitar. Planifica tu transporte interior si necesitas alquilar un coche o transporte público.
Investigue su destino
Dependiendo del área a la que viaje, es posible que deba tomar precauciones adicionales contra atracadores, carteristas y estafadores. Por lo tanto, es bueno saber adónde va exactamente y cómo logrará protegerse de tales riesgos.
También es importante conocer buenos lugares para comer, porque si no tienes cuidado con lo que comes, puedes estar enfermo toda la semana y volver a casa lleno de tristeza.
Guía Local
Como el inglés no es un idioma formal de todos los países del mundo, no se puede culpar a los lugareños por no hablar inglés. Si encuentra un guía que le acompañe durante su estancia, le será de gran ayuda.
Direcciones importantes
En caso de que pierda la conexión a Internet, anote todas las direcciones de las empresas en un cuaderno. Si surge la necesidad, puede abrir su cuaderno y continuar. También es recomendable que tomes nota de lugares importantes como la comisaría local, la embajada, el hospital y las oficinas de información en caso de emergencia.
Mantenga estos registros tanto en su teléfono, nube y computadora portátil.
Precauciones específicas del país
Cuando vayas al extranjero, recuerda siempre que vas a un clima y una geografía diferentes y, dependiendo del lugar al que vayas, es posible que debas vacunarte. La elevación puede afectarte negativamente o puede que no te guste el agua. Estudie el país a fondo y tome sus precauciones en consecuencia.
Sepa con quién se reunirá
A veces puede ser difícil iniciar una conversación o abrir nuevos temas. Para sentirse cómodo y pasar un buen rato, investigue sobre sus prospectos y prepárese para la reunión también contra todas las posibles preguntas que puedan hacer sobre usted.
4. Embalaje
Procura no llevar más de dos bolsos: una mochila, una maleta. Recuerda que pasarás por puntos de control, así que mantén tus bebidas y aparatos electrónicos fácilmente accesibles en tu mochila.
Aquí una lista de elementos esenciales en su bolso:
- Cargadores, adaptadores, bancos de energía
- Tarjetas de presentación y papelería
- Productos de higiene y cuidado personal
- Medicamentos (analgésicos, vitaminas, suplementos, etc.)
- Ropa formal y casual.
- Zapatos extra, ropa interior y calcetines.
- Documentos (pasaporte, documentos de viaje, boletos, identificación, licencia de conducir)
5. Antes de la salida
Consulta el clima local
Antes de salir de su país, verifique cómo es el clima allí durante 1 o 2 semanas y asegúrese de empacar de acuerdo con el país de destino. Es posible que tengas que llevar ropa extra o complementos como guantes, gorro, botas, abrigo, inhalador, repelentes y protector solar.
Dispositivos cargados
Antes de la salida, cargue sus dispositivos electrónicos, en particular el teléfono móvil. Asegúrate de que la batería de tu teléfono móvil sea suficiente para llevarte al primer alojamiento cuando aterrices.
Teléfono internacional
Conozca cuánto pagará durante su viaje cuando use su teléfono u obtenga un paquete local. Elige el que más te convenga y organízalo de antemano.
Obtenga copias de sus boletos
Junto con los digitales que acelerarán su movimiento en los puntos de control, guarde también las copias impresas de sus boletos y números de confirmación.
Guarda alimentos saludables
Para no tener dolores de cabeza inesperados, malestar estomacal o algo por el estilo, toma agua y algunos paquetes de alimentos saludables como frutas secas, nueces, etc.
6. Llegada
Descansar
Cuando aterrice, diríjase al hotel, tómese su tiempo para aclimatarse a la hora local, coma sano, refrésquese y duerma bien por la noche.
Facturas
Probablemente estés viajando con la tarjeta de crédito de la empresa para cubrir los gastos o gastarás tu dinero y tus gastos estarán cubiertos cuando regreses con las facturas. No olvides guardar todos los recibos y traerlos contigo.
7. Prepárate para las reuniones
Cuando esté listo para la semana, primero verifique el plan y materiales (tarjetas, contrato, computadora portátil, tableta, catálogo, folleto, muestra, documentos de presentación y lo que requiera su trabajo) que llevará consigo al día siguiente.
Repase su argumento de venta, estudie los archivos que recopiló sobre las personas que conocerá, verifique las direcciones en el mapa nuevamente y planifique la hora en que saldrá del hotel y finalmente deje un mensaje a la empresa confirmando la hora en que se reunirá.
Y estás listo.
¡Éxitos!
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