En las operaciones de comercio exterior los documentos juegan un papel primordial, ya que cumplen un rol en cada aspecto de la operación.
En las operaciones de comercio exterior existe una gran diversidad de documentos, cada uno de ellos tiene un uso y una aplicación que es evidencia de cada fase del proceso comercial y logístico. Los documentos permiten cumplir con las regulaciones de los países importadores y exportadores, gestionar los riesgos inherentes al comercio internacional y evidenciar los contratos (compraventa, transporte, seguro, etc.) involucrados en la operación.
Cabe señalar que los documentos evidencian la existencia de la intención de las partes de realizar una actividad comercial, en caso de divergencias entre las partes o eventuales litigios, contar con documentación llevada adecuadamente permite la identificación de las divergencias rápidamente y la consecuente solución del conflicto.
Los documentos de comercio exterior son siempre los mismos para todos los productos, tan solo la naturaleza de determinados productos exigirá certificados específicos, como es el caso de la exportación de los siguientes: alimentación, productos naturales, artesanía y joyería.
El Flujo documental del comercio exterior se clasifica en:
- Documentos comerciales
- Documentos de transporte
- Documentos de pago y seguro
- Documentos aduaneros y fiscales
- Certificados
A. Comerciales
B. Documentos de Transporte
C. Documentos de Pago y Seguro
- Solicitud de apertura de Crédito Documentario
- Notificación de Apertura de Crédito Documentario
- Seguro de Cambio
- Seguro de transporte
D. Documentos Aduaneros y Fiscales
- DUA de Exportación
- DUA de Importación
- Solicitudes de regímenes económicos
- Solicitud de importación temporal
- Cuaderno ATA
E. Certificados
- Certificado de Origen
- Certificado de Calidad
- Certificado de Análisis
- Certificado Fitosanitario
- Certificado de Inspección
- Certificado Sanitario de productos alimenticio
Una inadecuada gestión documentaria puede repercutir severamente en la competitividad de un embarque e incluso generar situaciones onerosas como son la incautación o destrucción de mercadería, costos de almacenaje, eventuales reembarques, multas de la autoridad aduanera, problemas de carácter penal por presunción de subvaluación o sub-conteo, aplicación equivocada de tasas impositivas, costos de reproceso de documentos, gastos de courier, descredito con la contraparte comercial y costos de personal.
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