Negociación: El encuentro

El primer encuentro con la contraparte es decisivo en una negociación internacional. Recuerde, la primera impresión no se olvida, sobre todo si es negativa

El primer encuentro con la contraparte es decisivo en una negociación internacional. Recuerde, la primera impresión no se olvida, sobre todo si es negativa. En consecuencia, el negociador debe adoptar un comportamiento que permita crear un clima favorable, ya que a través de su comportamiento está transmitiendo la imagen de su empresa. Por ello, durante el primer encuentro cumpla lo siguiente:

• Sea puntual, aunque en el país que se visite haya flexibilidad en las citas
• Respete las normas de saludo y de presentación del país en el que negocie.
• Utilice correctamente los nombres y los títulos de sus interlocutores
• Trate de decir algunas palabras en el idioma de su interlocutor
• Cuide el aspecto personal. Es preferible vestir de forma conservadora
• Sea amable. Respete las normas de cortesía, aunque caiga en servilismos
• Mantenga una actitud formal. Evite chistes y bromas
• Controle el tono de voz. No se ría a carcajadas
• Sea optimista. Utilice argumentos positivos
• Evite expresiones negativas, dubitativas o de sumisión
• Demuestre empatía. Póngase en el lugar de la otra parte.

Asimismo, durante el primer encuentro tiene que ofrecer una información favorable de la empresa que representa y de los productos.

Por otra parte, al inicio de la reunión se dedicará un tiempo a hablar de temas intrascendentes tales como el viaje, la estancia en el país, el tiempo, el tráfico, etc. Es preferible esperar a que sea el interlocutor el que comience la conversación de negocios y dejarle a él la iniciativa, con el fin de tratar de conocer las necesidades de la otra parte a través de lo que se denomina “escucha activa”: Escuchar + Observar + Cuestionar

En una escucha activa se entiende que la otra parte tiene la palabra la mayor parte del tiempo. Se estima como correcta la norma del 60-30-10: 60% del tiempo habla la otra parte, 30% nosotros y 10% de silencio. No debe interpretarse lo que dice el interlocutor ni tratar de inducir sus respuestas. Es importante prestar atención a los gestos y a las posturas como reacción a nuestras preguntas, sobre todo en los países del Asia y Oriente Medio.

Para obtener información es mejor realizar preguntas abiertas (¿por qué?, ¿cómo? ¿cuál es su opinión?) que preguntas cerradas (¿cuánto?, ¿dónde?, ¿tiene Usted....?). Hay que evitar preguntas que supongan un compromiso para el interlocutor o que impliquen algún tipo de información confidencial. En este sentido no se ha de hablar de, márgenes comerciales, clientes, proveedores, organización interna de la empresa, niveles de responsabilidad, remuneraciones, etc. Muchas de las negociaciones fracasan porque en el primer encuentro no se ha hecho el esfuerzo de captar correctamente las necesidades de la otra parte.

La fase del primer encuentro termina con una presentación de las empresas con la cual se pretende que el interlocutor adopte una posición favorable durante la negociación. Los argumentos deben apoyarse sobre la motivación del cliente. Las características técnicas o comerciales de la propuesta que se va a realizar, se adaptan a las necesidades del cliente, mediante la exposición de unas ventajas que el negociador está en condiciones de probar. La argumentación debe seguir esta secuencia: características – ventajas - pruebas.

Desde esta perspectiva del contexto de este mundo de los Negocios Internacionales, tendremos entregas continuadas donde hablaremos de las fases de negociación: "Contacto" "Preparación", "Encuentro", "Propuesto", "Discusión" y "Cierre".